働き方改革や新型コロナウイルスの影響により、テレワークの普及や生産性向上、業務効率化が注目されています。その中で、ツールを導入している企業が増加してきています。実際に導入する際は、必要な機能やかかってくるコストなど、様々な内容について検討する必要があります。

今回の記事は、業務効率化ツールの課題や導入のメリット、おすすめツール15個を紹介します！

業務効率化の課題

まずは、業務効率化の課題について確認していきましょう。

まず最初に課題として「人材の確保」「人材の育成」が主に挙げれらています。近年は労働人口の減少により人材確保が困難になり、それに伴い労働力の補充による解決ができなくなっています。また、転職によるメリットが増加したため、長期的な面での人材確保はさらに困難を極めています。

また、新型コロナウイルスの影響により、外出自粛を余儀なくされ、テレワークの浸透が急激に加速しました。オフィス勤務が良しとされず、場所を選ばない働き方が推奨され、オンラインでの情報共有が重要視されています。

加えて法改正などにより、個人に根拠を持つファイルや紙媒体の書類の整理について懸念されています。業務効率化は、企業の成長のために切っても切れない存在になってきています。

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業務効率化ツール導入のメリット

ツールを導入することで、先程述べた課題の解決が可能になることに加え、これまでの業務で出ていたムダを削減することができ、社員の生産性向上が見込めます。

ここでは、導入により得られるメリットを4つ紹介します。

• 様々なコスト削減
• ワークライフバランスの向上
• 生産性向上
• 幅広い分野で活躍できる

様々なコスト削減

効率化ツールを使い、不要な業務の削減を行うことにより、印刷や輸送にかかっていた金銭的コストや、新人の教育や研修などに充てていた時間的なコストを削減することができます。

ワークライフバランスの向上

効率化を図ることで、労働時間の短縮も見込むことが可能になります。現在の日本では残業が当たり前の社会ではなく、プライベートの充実を望むワークライフバランスを重視している傾向にあります。プライベートと仕事の両立がかなわないと転職など人材の流出につながってしまいます。

ワークライフバランスが向上すると、社員個人での労働意欲や企業への定着力が高まり、企業の成長を見込むことができます。

生産性向上

計画性のないスケジュールや単純作業を削減することにより、社員が行う作業を生産性の高いものに集中させることが可能になります。作為的なミスが減り、時間に余裕が生まれるので、社員のパフォーマンスを向上させることができます。

幅広い分野で活躍できる

業務効率化ツールの活用方法次第では、専門知識が無くとも専門的な業務に携わることができます。例えば、ツールの中には、ホームページ作成を手助けするものや、自社のWEBマーケティングや営業の状況などを可視化、改善策提案するものがあります。このようにデザインやマーケティングなど知識がなくとも業務に就くことができるので、限られた社内の人材を有効活用することができるでしょう。

⇒業務効率化のフレームワークについて詳しく知りたい方はこちら

業務効率化ツールの選定ポイント

企業の抱える問題を解決に導くことができる効率化ツールですが、無計画なまま導入するとかえって混乱を招く場合があります。ここでは選定する際のポイント2つを解説します。

企業の現状を把握する

企業に合ったツールを選ぶためには、まず現状抱えている課題を明確にしておく必要があります。業務においてムダがないかなどを把握しておきましょう。実際に多く利用する社員と業務についての洗い出しを行い、優先順位などポイントを見つけておくのも良いでしょう。

導入事例を参考にするのも1つの方法ですが、企業に導入した際に望むような変化があるのかをあらかじめ想像しておく必要があります。

使いやすいツールであるか

ツールを取り入れる目的で主に挙げられるのが「単純業務の自動化」です。使いやすさが重要視されます。扱いにくいものを取り入れてしまうと、利用のためのマニュアルを作成する手間が増えてしまいます。また、定着率も低くなるため、せっかく導入したものが使われなくなってしまうという事例もあります。

選定の際には、操作の難易度だけでなく様々なデバイスでアクセス可能なものや、導入を検討している部署に合わせたものを見極めると良いでしょう。

サポート体制は充実しているか

導入したものはいいものの、初めは慣れない作業に戸惑い、不明点も多々出てくるでしょう。また、製品によっては導入後のサポートが有償の場合もあるので、いざという時に慌てないよう、サポート内容、連絡手段なども確認しておくと安心でしょう。

セキュリティーに不安はないか

会社として導入するからには情報の漏洩は命取りになります。セキュリティー認証やアクセス権限の範囲指定などの機能があるのかを確認しておきましょう。また、導入事例などを参考にすれば、導入後の状況をより想像できやすくなるかもしれません。

業務効率化ツールの用途

業務効率化ツールは用途で分類されることが多いです。ここでは、5つの用途をそれぞれ解説します。

• コミュニケーションツール
• RPA
• 名刺管理
• ペーパーレス化ツール
• プロジェクト管理ツール

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールとは、普段の業務連絡や情報伝達にかかる時間を大幅に短縮することができるものです。これは、法人だけでなく個人でも利用できます。

社内外での伝達はもちろんのこと、リモートワークでも効果を発揮しているので、利用を進めている企業も多いのではないでしょうか。

気軽な会話にも利用できるため、張り詰めた雰囲気の緩和や定着率の向上にも役立てられます。また、価格も手を出しやすいものが多いので、企業の規模に合わせて選定を進めるのが良いでしょう。

RPA

RPAは「ロボティクスプロセスオートメーション」を略していったもので、データ収集や集計など、間接部門における作業を自動化することのできるもののことを言います。

しかし、RPAはAIではないので、自己判断は不可能です。そのため、エラーなどで停止してしまうこともあります。基本的にはプログラミングなしでの操作が可能です。

単純作業を正確に完了させることができるため、大量のデータを管理する業務に対して大きな効果を発揮することができます。RPAにはデスクトップ型、サーバー型があるため、導入前には確認が必要です。

名刺管理

名刺管理ツールとは、名刺を個人で管理するのではなく、一元で管理された情報に変えることで営業の効率化に貢献することを目的としたものです。

一元管理のために、アナログな名刺の情報をデジタルデータ化し、データベースとし利用可能にする必要があります。多くの名刺管理ツールにはまとめてスキャンする機能に加え、名刺と社員との関係性を可視化するという機能があります。

ペーパーレス化ツール

ペーパーレス化ツールとは、従来では紙面で行われていた契約書などの手続きを、クラウド上で行う事のできるものです。文書の管理に関する法律が改訂されたため、注目されつつあります。

コミュニケーションもシステム上でできるという点から、郵便で書類を送っていた時に比べ素早く業務が行えるようになりました。ペーパーレス化された書類は主に年末調整や予算申請、契約書など多岐にわたり、紛失や盗難がないため比較的安心です。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールとは、チーム単位でプロジェクトに関するタスクを可視化、共有するものです。

チームで管理を行う事により、スケジュールの抜けやタスクの進捗の確認がしやすく、円滑にプロジェクトを進めることができます。

プロジェクト管理ツールは基本的にタスク管理やカレンダー、チャットといった機能が備わっているものが多いです。これらの機能を活用し、自分が現在プロジェクトのどの立ち位置にあるのかが可視化されることでミスが減り、作業効率を向上させることができます。

業務効率化に必要なこと

業務効率化を実現するためには、課題を見つけ、その課題にあった方法で解決する必要があります。その際に、社内の既存リソースで解決できるのか、それともITツールの導入が必要なのかを見極める必要があります。

特に、新しいITツールを導入する場合、「うちの会社には合わなかった」と言ったような状況があり得ます。このような状況に対しての再検討には莫大なコストがかかってしまいます。こういった事態を避けるためには、課題の根本には何があるのかを明確に把握し、適切な改善施策を選定する必要があります。

用途別おすすめ業務管理ツール

それでは、業務効率化ツールには実際どのようなものがあるでしょうか。今回は用途で分け、3つずつ紹介します。

【コミュニーケーションツール】Chatwork

Chatworkは、誰でも直感的に利用できるチャット機能が特長であるツールです。また、ビデオ通話機能があることに加え、タスク管理やファイルのアップロード機能がついているため、業務上のやりとりが快適になります。

社員一人一人でのカスタマイズも可能であり、GMOインターネット株式会社や、大日本印刷株式会社などの企業が導入しています。

料金

• フリー　\0
• パーソナル　\400/月
• ビジネス　\500/月
• エンタープライズ　\800/月

【コミュニケーションツール】Zoom

zoomは、最大1,000名での会議が可能なツールです。高度なセキュリティと外部連携によるスケジューリング機能が魅力です。音質や画質も良く、あまり通話が切れる事がないのも特長の１つになっています。

料金

• 基本　\0
• プロ　\2000/月
• ビジネス　\2700/月
• 企業　\2700/月

【コミュニケーションツール】Slack

Slackは、チャットやファイルの共有など、業務に必要な機能を兼ね備えたツールです。
プロジェクトやチームごとに割り振れるので、重要な情報が漏えいしてしまうのを防ぐことができます。社外メールアドレスを使って会社外部と繋ぐことも可能になります。

料金

• フリー　\0
• スタンダード　\850/月
• プラス　\1600/月
• Enterprise Grid　オープン価格

【RPA】WinActor

WinActorは、日本企業の働き方に添った仕様のRPAです。数多くの技術を用い、ITに精通していない社員でも利用することが可能です。さまざまな業務の手助けをしてくれるため､情報収集力の向上と個人ノウハウの資産化などを目指すことができます。

料金

• オープン価格

【RPA】BizRobo!

BizRobo!は、バックグラウンド型RPAであり、ライセンス1つで無数の自動化ソフトウェアロボットが昨日できるのが特徴となっています。また、機能学習機能が搭載されているためどんなシステムでも対応できます。

料金

• オープン価格

【RPA】Blue Prism

Blue Prismは、シンプルなライセンス体型で、普段の業務から重要なもの全般の自動化を促進します。セキュリティのレベルもアクセス制限があることから改ざん防止など高度に設定されており、日本語に加え簡体字中国語に対応しているのも特長になっています。

料金

• オープン価格

【名刺管理】Sansan

Sansanは、名刺管理機能に加え、顧客管理の機能も搭載されているツールです。社内連携が可能なので、異動後の名刺がスキャンされると情報が変換され、常に最新の情報が更新される仕組みになっています。また、社内の横のつながりを強くすることができます。

料金

• Lite　オープン価格
• Standard　オープン価格
• DX　オープン価格
• スキャナー　\10000/月

【名刺管理】CAMCARD

CAMCARDは、マルチデバイスに対応していて、世界水準の画面、文字認識機能が特長のツールです。共有機能も搭載しているので、社内名刺情報の公開先をカスタマイズすることができます。名刺の情報に商談の進捗を関連付ける事もでき、営業支援としても利用可能です。

料金

• STANDARD　\1400/月
• PROFESSIONAL　\2200/月

【名刺管理】Wantedly people

Wantedly peopleは、無料アプリのツールです。繋がった相手がプロフィールを更新すると近況が届きます。読み込んだデータから相手に関する情報や所属する企業情報が閲覧可能になるため、より深い関係での営業が期待できます。

【ペーパーレス化ツール】セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは、中小企業に一番選ばれているオンラインストレージです。オンライン上でファイル管理や共有が可能なため、リモートワークの社員との共有がメールを使わずに行えるようになります。外出先でもモバイル通信でデータの送受信が可能で、わざわざ取りに戻ったり印刷する必要がなくなります。

料金

• 初期費用　\10000～\130000
• 月額費用　\5000～\120000

【ペーパーレス化ツール】クラウドサインSCAN

クラウドサインSCANは、書類のデジタル化、管理に特化したサービスです。過去の書類の検索や参照が可能であり、膨大な書類から探し出す手間を省くことができます。
アラート機能も備わっているので、契約の更新日や終了日が近くなるとメールで通知してくれます。

料金

• Standard　\10000/月
• Standard plus　\20000/月
• Business　\100000/月

【ペーパーレス化ツール】X-point cloud

X-point Cloudは、紙面のように直感的な操作が可能なツールです。部門ごとに簡単に利用可能で、手続きの資料などで起きやすい確認ミス問題などの課題を解決することができます。

料金

• スタンダードプラン　初期費用　\140000＋\500/月×ユーザー
• プリペイドプラン　初期費用　\140000＋\475×ユーザー×12ヶ月

【プロジェクト管理ツール】Backlog

Backlogは開発からマーケティング、人事やなど様々な場面で利用されているツールです。進行中のプロジェクトを可視化するだけでなく、メールなどの抜けを防止することができるなど、円滑なコミュニケーションが可能になります。

料金

• プラチナプラン　\50000
• プレミアムプラン　\19800
• スタンダードプラン　\11800
• スタータープラン　\2400

【ペーパーレス化ツール】Trello

Trelloは、タグの並び替えが自由にできるものです。コメントやファイル、期限などをカードに追加して詳細を確認することが可能です。作業はロボットが行ってくれるので、効率化に繋がります。

料金

• 無料プラン
• Business Class　US$9.99/月（年契約）
• Enterprise　従量課金

【ペーパーレス化ツール】jooto

jootoはカンバン方式のツールです。直感的な操作が可能で、誰でも簡単に利用することができます。タスク管理やコミュニケーションの機能だけでなく進捗確認やデータ共有にも対応しており、他のツールと連携できるのも優秀な点と言えます。

料金

• フリー　\0
• スタンダード　\500/月
• エンタープライズ　\980/月

課題を整理し、業務効率化を進めましょう

現代の多様な働き方に合わせてツールを取り入れることは、生産性向上のほかにも、様々な恩恵を受けることができます。今回紹介した課題やメリットを参考にし、まずは企業の課題を洗い出し、必要な用途の見極めを行ってから導入を進めていきましょう。