近年、テレワークが普及した背景もあり、勤怠管理の重要性が注目されています。勤務状況がリアルに把握できないため、一層環境を整備する必要があるでしょう。では最近のツールは一体どんな機能が備わっているのでしょうか。今回は勤怠管理システムの選び方やポイントについて解説していきます。

勤怠管理の必要性

企業は全従業員の勤怠を適切に管理しなければいけません。なぜなら、社員の労働時間に見合った給料を正確に支払う必要があるからです。昨今ではサービス残業が問題となっています。背景にはずさんな管理体制があると言ってもよいでしょう。本来であれば、労働時間に応じて1分単位の支給が必要です。しかし、不十分な管理ゆえに給与未払いが生じます。また、正確な勤怠管理を行えば、業務効率化が望めます。残業が多い社員の仕事内容を見直し、負担を軽くする措置も取れるでしょう。いずれにしても、企業は勤怠を正確に管理する必要があり、社員がやる気を維持し続けるにはなくてはならないのです。

勤怠管理の課題

勤怠管理が必要であるにも関わらず、課題は山積みです。例えば、管理に人的資源が必要・手入力による不正申告・勤務表保管場所の確保が困難などがあります。とくに勤怠管理では多くの時間や人材が必要と認識する企業も多いでしょう。大企業ともなれば、管理するだけで手一杯になり、本来の業務に集中できなくなるかもしれません。本業に時間を割けなくなれば、勤怠管理に力を入れない企業が発生するのは不思議ではないです。

勤怠管理システムとは

出勤・退勤・欠勤管理の課題を解決するため、現在は管理システムの導入企業が増えています。管理システムには打刻や集計などの便利な機能が完備されているのです。また、出張や有給申請などの機能もついているため、全てPC上で完結できるのがポイント。今まで手動で行っていた業務も自動化できます。管理時間が大幅に短縮されるため、本業にも集中できるでしょう。事実、勤怠管理システムの登場により、多くの企業が勤怠の悩みを解決しています。

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勤怠管理システムの機能

勤怠管理システムの主な機能は以下の通りです。

打刻機能

打刻機能は勤怠管理システムを語る上で外せません。カード打刻・PC上の打刻・ログインによる打刻などで効率化が図れます。手入力や紙ベースの打刻と比べて大幅に時間が削減できるでしょう。書き間違いや打刻忘れのミスを防げるはずです。

集計機能

勤怠管理システムは集計機能も優秀です。残業時間・休暇日数・実働時間などを自動集計してくれるため、手作業で調べる手間はありません。さらに、数字がリアルタイムでわかるため、残業が多い社員へアナウンスしやすいです。ケアレスミスにつながりやすい業務も、自動化できれば間違いも減ります。

各種申請・承認機能

勤怠管理システムでは申請や承認も同時に行えます。例えば、有給休暇申請や出張申請も管理システムでまかなえます。紙ベースの申請書で手間をかけて上司のもとに持参する必要もありません。PC上で完結するので大幅な業務効率化が実現します。

帳票出力・他システムとの連携機能

管理システムは帳票出力や他システムとの連携機能も豊富です。例えば、従業員情報や交通費経費システムなどと連携できます。交通費と勤怠を組み合わせれば、管理側の労力も減るでしょう。さらに、申請側も見やすく業務に集中できるはずです。

通常の勤怠管理とテレワーク時の勤怠管理で気を付けるべき点は？

勤務体系の違いによる注意点は以下の通りです。

労働時間の把握

労働時間の把握はテレワーク導入時に頭を悩ませる問題のひとつです。なぜなら、勤務状況がリアルに分からないからです。出社していれば社員の働く姿から状況が把握できます。しかし、在宅勤務は本人の働きぶりが目で見えません。例えば、業務が終わっているにも関わらず残業していたり、終業の18時以前に業務を切り上げていたり。社員の姿が見えない分、対策が必要になってくるのです。

中抜け等があった場合の規則設定

テレワークにおいて中抜けの線引きは行っておくべきでしょう。中抜けは在宅勤務時に席を外し、業務外の用事を済ませる行為です。例えば、子供の迎えに行ったり、家事を片付けたり。テレワークならではの働き方と言えます。そして、中抜け導入時は法律によって規則を変更する必要があるのです。一般的には休憩時間として扱い、その分業務時間を延長します。自社に合った規則を設定していきましょう。

テレワークの勤怠管理を適正に行うためには？

テレワークの勤怠における要点は以下の通りです。

勤怠管理システム

テレワーク導入時は勤怠管理システムの導入がおすすめです。前述の通り、ボタン一つで始業終業が管理できるため、労働時間の把握で困るケースは少ないでしょう。また、ビジネスチャットと連携し「これから在宅勤務を始めます」「これにて勤務を終了します」と報告の義務化を図れば、勤務状況がリアルにつかめます。

業務可視化ツール

在宅勤務制度導入時は業務可視化ツールの採用も検討しておきましょう。最近の業務可視化ツールでは「いつどんな作業を行っていたか？」「一日にキーボードを何回打ったか？」などの細かい状況を履歴から追えます。勤務状況が分かりにくいからこそ、可視化ツールで正確な分析を行っていきましょう。

勤怠管理システムの選び方・ポイント

勤怠管理システムの選定基準は以下の通りです。

自社の勤務体系に対応しているか

勤怠管理システム導入時は自社の勤務体系にフィットしているかも要確認です。会社によっては一般的な9:00～18:00の定時でない企業もあります。現在は自由勤務時間制や短時間勤務制を採用する企業も増加中。システムによってはフレックス制に強い場合もあるため、勤務体系に合ったツールを選んでいきましょう。

使いやすさ

勤怠システム採用時は使いやすさも重要なポイントです。会社にはパソコンを上手く使いこなせない社員もいます。いくら優秀なツールを導入しても、従業員全員が利用できなければ意味がありません。「画面上で操作説明が行われているか？」「画面が見やすいか？」などを考慮して選んでいくと良いでしょう。

コストの負担

勤怠管理ツール導入時はコストの負担も考慮しておきましょう。機能が豊富なシステムは自然と価格も上がっていきます。社員数が多い企業であれば、さらにコストも上がってしまうのです。そのためにも「本当に必要な機能は何か？」「付けなくてもよい機能はあるか？」などを吟味して決めていくと、必要経費は抑えられます。

サポート体制

サポート体制の充実具合も確認すべき項目です。体制が整っていれば、全社員が不自由なく利用できます。例えば、よくあるトラブルや障害として「急にツールが動かなくなった」「上長に申請したら警告が表示された」などがあります。そんな場合にも、カスタマーセンターで迅速に対応方法を聞けるシステムがおすすめです。日頃からストレスなく利用できるでしょう。

テレワーク勤怠管理お勧めツール

在宅勤怠管理の推奨ツールは以下の通りです。

ジョブカン勤怠管理

最初に紹介するのはジョブカン勤怠管理です。ジョブカン勤怠管理の強みは打刻方式が豊富にある点。LINE・モバイル・指静脈など、臨機応変に対応できます。打刻ミスの大幅減が望めるでしょう。また、一人当たりの料金が安いため、大企業はお得に導入できます。ジョブカン勤怠管理で業務効率化を図っていきましょう。

jinjer勤怠

続いて紹介するのはjinjer勤怠です。最大の強みは他機能も充実している点です。ワークフローや予実管理など、出退勤管理だけにとどまりません。人事業務で発生しやすい悩みも、jinjer勤怠一つで解決できます。さらに、残業時間がリアルタイムで分かるため、月末にあわてて調整する必要はないです。jinjer勤怠であらゆる問題を解決していきましょう。

TeamSpirit

最後に紹介するのはTeamSpiritです。TeamSpiritの強みは勤務体系によって柔軟に対応できる点です。フレックス勤務・テレワーク・短時間勤務など、多数の勤務体系を網羅しています。とくに社員の働き方がそれぞれ異なる企業は重宝されるでしょう。実際の口コミでも「ひとりひとり明確に勤務時間を把握できた」「テレワークにも対応できるのは嬉しい」などの声があがっていました。

まとめ

企業において勤怠管理の重要性は増しています。テレワークの広がりにより、業務内容をリアルに把握するのが困難を極めているからです。だからこそ、離れた場所でも状況が確認できる勤怠管理システムの導入がおすすめです。業務効率を大幅に上げ、ミスやトラブルも最小限に防げます。まずは導入にあたって、あらためて自社の勤怠業務を見直してみましょう。