人事考課規定は正しく社員を査定する上で欠かせません。優秀な社員の採用が困難となる現代では、今いる社員へいかにモチベーション高く働いてもらうかが重要です。

では規定の詳細はどのようになっているのでしょうか。今回は人事考課規定の内容や作成方法について詳しく解説していきます。

人事考課規定とは？

人事考課規定とは社員の能力や働きぶりから昇格・昇進・昇給を決め（＝考課）、基準のルールを設定（＝規定）したものです。給料や社内ポジションは社員にとって重要な要素になります。人生を左右すると言っても過言ではなく、主観が入り混じって査定するわけにはいきません。

そのために、公正公平な規定をつくるわけです。また、人事評価と混同するケースがあるものの、少しだけ意味合いが違います。人事考課は評価内容から最終的に昇格や昇進を決めています。

一方、人事評価は考課する上で参考とする、日頃の勤務態度や業務成績をランク付けしたものです。2つには大きな結びつきがあり、どちらも人事において優先順位を高めて取り組まなければいけません。以上のように、人事考課規定は社員と会社両者にとって重要なのです。

人事考課規定の目的

人事考課規定は正確な考課を行う目的でつくられています。前述のとおり、昇進や昇格は社員にとって人生のターニングポイントです。求められた業務を確実にこなしているにも関わらず評価が低ければ、社内のモチベーションは下がります。「自分のほうが成績を残しているのに、なぜあの人が出世するのか？」「公平にジャッジしてほしいから、基準を明確に知りたい」などの不満が出やすいのも事実です。

そのため、正しい基準を記載した規定がうまれました。規定により目標が定まれば、社員のやる気が上がります。意欲の向上が見られれば、社員の成長が期待できるでしょう。

また、経営側にとってみれば、業務が効率化するメリットもあります。社員一人一人が昇進や昇格を目指して業務に取り組むため、本来行うべき仕事だけにまい進していきます。不要と判断した業務は出来る限り排除するため、生産性が向上していくのです。人事考課規定は社員に対しての正確な評価と経営効率化を目的としています。

人事考課規定は誰が作成する？

人事考課規定の作成手段は次のとおりです。

社内で作成する

人事考課規定は社内で作成しても問題ありません。本来、社内規定の中でも必須分類とされていないため、ある程度融通が利きやすいと言えます。従業員との合意も必要なく、労働基準監督署に届け出る必要もありません。そのため、自社オリジナルで作成し、社員へ周知する会社も見受けられます。

また、人事考課規定と間違えられやすい就業規則とは内容が異なるのです。就業規則には労働条件や給与規約などが記載されています。人事考課規定と違い、社員の同意が必要です。

また、法律によって10人以上の会社では、労働基準監督署への提出が義務化されています。以上のように、人事考課規定と就業規則は混同されやすいですが、内容や提出義務に違いがあるのは念頭に置いておきましょう。

社会保険労務士やコンサルタントに依頼する

人事考課規定は社会保険労務士（社労士）やコンサルタントに依頼しても良いです。近年は社労士へ依頼する企業が増えています。

なぜなら、売り手市場により、専門家を雇用するのが難しくなっているからです。とくに中小企業は人員不足に陥る場合が多く、畑違いの方が担当しているケースもあります。社労士へ依頼できれば各社員が本業に専念でき、売上向上や業務効率化が見込めるでしょう。

さらに、社労士は前述した就業規則や各種申請手続きも代行してくれるのです。社内ルールを決める書類には難解なものも多く、とても素人でまかなえるとは言えません。そのため、プロの手に頼って正確にルールを定めていきましょう。

また、専門家に依頼すれば、社員間のトラブルも防げます。慣れていない方達で作成してしまうと、抜けもれが発生する可能性もあります。大きな問題に発展するケースもあるため、自信が無ければプロに任せるのがおすすめです。

人事考課規定の内容

人事考課規定は多くの項目から成り立っています。中でも多くの社員が注目するのは「どのような基準で評価されるのか？」「昇格するためにはどのくらいの結果を出せが良いか？」です。

考課項目は業務考課・能力考課・情意考課から成り立っています。業務考課は目標の達成度合いを見る考課です。営業や販売など、数字で判断しやすい職種で重視される考課になります。目標が数値化されているケースが多く、社員のモチベーションを上げやすいと言えるでしょう。能力考課は社員自身が持つ能力の発揮度合いや仕事で身に付けたスキルで評価していきます。

例えば、経験をもとにクレーム対応を行えば、能力を最大限発揮したと言えます。自主的に資格を取得した上で仕事に活かせれば、同じく評価の対象となります。最後の情意考課は仕事に対する積極性や勤務態度を見る評価方法です。具体的には会議での発言有無や上司・部下・同僚との関係性などが見られます。業務考課や能力考課と比べて評価がむずかしく、上司の主観が入りがちです。

そのため360度評価のような、上司以外の方にも査定させるのが望ましいでしょう。以上のように、考課項目だけでも内容が充実しているのが特徴です。他にも、人事考課規定には活用目的や考課時期が明記されています。内容が多岐にわたっているのは念頭に置いておきましょう。

人事考課規定の作り方

人事考課規定の作り方は次のとおりです。

テンプレートや雛形をもとに作成

まずは形をもとに作成していきましょう。自社で一から作成しても問題ありませんが、決められた型をオリジナルで改変するのが最も効率的と言えます。

テンプレートはインターネット上に無料版や有料版として公開されているのが一般的。無料と有料の違いは一般的にダウンロード可能な範囲です。無料版は一部の項目しか入手できないものの、有料版は複数の項目をダウンロードできます。

前述のとおり、考課規定には複数の項目があります。項目によっては内容が複雑であるケースもあり、一括入手したい場合は有料版をもとに作成していきましょう。

考課の対象を決める

テンプレートが決まったら考課の対象を決めていきましょう。対象範囲は取り組んでいる職種別でくくるのがおすすめです。前述したとおり、考課項目は大きく業務・能力・情意考課に分かれています。例えば、営業や販売は明確な数字目標を立てやすいため、業務考課がメインです。

反対に、マーケティングや事務部門は数値で判断しにくいため、能力考課の比準が高くなります。考課の対象を職種で分けることで、公正かつ公正な査定が可能です。

さらにその中でも、一般職と管理職で分けると良いでしょう。管理職はマネジメントも重要視されるため、情意考課なども深く関わってきます。以上のように、人事考課規定は職種や階層などに分け、対象を決めていきましょう。

数値化しやすい考課項目を設定

考課の対象が決まったら、次は考課項目の作成です。考課項目には数値やデータを使って具体的に明記していきましょう。目標がより明確になれば、社員も納得しやすいです。「考課基準をクリアしているのに出世できない」「目標が分かりづらく、なぜ自分が昇給できないのかが分からない」などの不満も減るでしょう。

とくに能力・情意考課にも明確な数値を記すと良いです。例えば「クレーム回数0回を実現させた」「会議では毎回1回以上質問があった」など、具体的に示すと分かりやすいです。

さらに、考課項目の数値化が実現すれば、社員のモチベーションアップにつながります。ゴールが明確になると、目標に向かって意欲的に行動を取りはじめます。自分から進んで動けると仕事も成功しやすいです。結果、さらにやる気が上がる好循環がうまれます。考課項目の数値化は社員と企業側に取ってもメリットがあると言えるでしょう。

フィードバック欄を設ける

人事考課にはフィードバック欄を設けていきましょう。周囲からの反応がリアルに分かれば、本人の成長につながります。その際にも、数値化して意見を伝えるのが良いです。

例えば「営業成績を伸ばすために毎日2件アポイントを増やしましょう」「経験を積むために、来年は3回プレゼンを行いましょう」などと具体的に伝えると、本人も常に高い意識で行動が取れます。

さらに、フィードバック欄を設ければ、職場全体の風通しが良くなります。普段業務のつながりがあるものの、会話がなかなかできない方もいるでしょう。感じている思いを伝える良い機会であり、コミュニケーションを取れるきっかけになります。

事実、職場の雰囲気が良い会社は、手紙やカードなどを使って思いを伝え合っているのです。ツールこそ違うものの、フィードバック欄はその代わりにもなり得ます。人事考課規定作成時はフィードバック欄を取り入れていきましょう。

定期的に見直しを行う

考課規定は定期的に見直しを行っていきましょう。なぜなら、ビジネスの世界や会社は日々変化しているからです。例えば、近年、在宅勤務や時差出社が政府より各企業へ進められています。勤務スタイルも変化し、以前とは様相が異なっているはずです。

となれば、あわせて考課規定も変更するべきです。「テレワークは部署で何人行わせるのか？」「誰を在宅勤務とするのか？」などの取り決めが必要になります。

また、会社の状態も日々変化しています。社員数の変化や部署の新設により、会社が大きく生まれ変わるケースもあるでしょう。今までの規定では対応できない場合もあり、都度変更が必要になります。以上のように人事考課規定は常に見直し、必要があれば加筆修正を行わなければいけません。

人事考課規定を定めるメリット

人事考課規定を定めるメリットは次のとおりです。

トラブルを防げる

人事考課規定にはトラブルを防げるメリットがあります。とくに考課項目を明確化しないために問題が発生するケースも見受けられます。

例えば「目標を達成しているのに昇格できないのはおかしい」「他の人よりも結果を残しているのに給料がなかなか上がらない」などの不満を持つ方もいるのです。とくに年功序列が抜けない会社にとっては、考課基準にバラつきがあるかもしれません。

そのため、考課規定を明確に定めておけば、社員からの不平不満も減っていくでしょう。不満が少なくなると各社員のモチベーションが上がります。結果、売上に直結していくのです。

人材育成

人事考課規定を明確に定めると人材育成にもつながります。人事考課は自分を見つめ直す良い機会です。上司からの一方的な査定と思われがちですが、自身を成長させる場でもあります。

定期的に1on1ミーティングのような面談を行えば、長所や短所がはっきりとわかります。各社員の目標を明確にし、上司からの思いが伝われば、希望に沿った人材が育つでしょう。

さらに、面談回数を増やせば、疑問や悩みを早い段階で解決できます。結果、理想の人材が育つだけでなく、本人がやりがいを持って仕事に取り組めるのです。人事考課規定の制定は優秀な人材を育てるうえで欠かせません。

企業の方向性を共有できる

人事考課規定は企業の方向性を共有できます。規定には企業のビジョンやミッションが明確に盛り込まれています。一見、社内のルール作りと受け取れますが、トップの伝えたい内容がはっきりと記載されているのです。

「積極的な人材を育成したいから、行動量が多い人を積極的に評価しよう」「若い人にも頑張ってもらうよう、実力主義の考課に変更しよう」などの思いが込められています。

そのため、受け取った社員は行動が明確化されるのです。会社の意図に反した言動は少なくなり、企業に沿った行動を取ってくれるでしょう。結果、効率化が望め、売上の向上が期待できます。

まとめ

人事考課規定は社員を正しく査定するためにつくられます。社員にとって昇格や昇給は大きなイベントでしょう。そんな人生に関わる査定を主観やあいまいな基準で行うわけにはいきません。

そのため、明確な基準を設けて正しく評価していくのです。考課項目は業務・能力・考課で成り立っており、それぞれ数値化するとトラブルが防げます。人事考課規定は社員育成にもつながるため、まずは社会保険労務士に相談してみましょう。