企業において上司と部下との関係性が良好ではないと、業務の生産性が低下する危険性があります。マンツーマンでのミーティングではお互いの関係性を築ける他に、部下が率先して行動するためのスキルを獲得できるチャンスでもあります。そのためには、アジェンダ(テーマ)の設定が重要です。

1on1ミーティングのテーマ設定

1on1でのミーティングではメインとなるテーマの設定が重要です。こちらではどのように設定をするのかについて説明します。

部下の成長のために主導権を持たせる

基本的にミーティングのテーマ決めは、部下が中心に考えることが大切です。その理由として、部下の成長を促すためです。1on1面談は、企業の生産性向上や従業員のモチベーション向上のために実施します。部下のモチベーションを高めるには、自主的な行動を取れる環境を作る必要があります。

上司としては率先して行動して、アドバイスを行いたいと思うでしょう。しかし一方通行のコミュニケーションが強くなると部下の成長につながりません。まずは自分で考えて行動してもらうように促しましょう。

上司と部下の信頼関係を構築する

ミーティングの主軸を部下に任せるもう1つの理由として、お互いの信頼関係を作るためです。相談時に相手が傾聴してくれたら、その人への警戒心が薄れ、信頼性が高まります。逆に話をよく聞かない、あるいは話をしても否定されたら、その人への信頼性は低くなるでしょう。

ミーティングを行うときは、部下が自由に話せるような環境を作りつつ、話をしっかりと傾聴することが大切です。これらを注意して実施することで、お互いの信頼関係がより強くなります。

1on1ミーティングで話すべきアジェンダ

事前準備もなく上司とミーティングを行っても、円滑な会話はむずかしいでしょう。あらかじめどんなテーマで話すのかを決めておくと、コミュニケーションをとりやすいです。

最初にアイスブレイクとしての雑談や現在の状況確認、仕事に対しての不安がないかなどを話します。次の段階で仕事・チームで改善すべき点、今後のキャリアはどう考えているのかなど、より本質的な会話で部下の潜在的な考えを引き出します。

アジェンダの選び方と注意点

テーマを選択する際の注意点として、以下のようなものがあります。

• 会話の中心となるテーマを決めて、課題点について話しあう
• 部下に対して萎縮させるような質問は避ける
• テーマのゴールを設けないが、なるべく話の内容や問題点がブレないように気をつける

このようなポイントに注意してミーティングを行えば、部下のモチベーション向上につながり、結果的に有意義な時間となるでしょう。まずは部下が気負うことなく話せるような雰囲気を作ってみましょう。

おすすめのアジェンダ

こちらではテーマの選定にあたって、優先すべき内容についてご紹介します。

アジェンダ①プライベート相互理解

1on1でのミーティングはお互いの心情を吐露しやすい環境ですが、最初は緊張しやすいです。はじめから混み入った話をするのではなく、ちょっとした雑談から行うことをおすすめします。趣味や休日の過ごし方など、お互いのプライベートについて共有して緊張感をほぐしましょう。少しリラックスできるようになったら、現在大変なことや人間関係で困っていないかを少しずつ聞いてみましょう。

アジェンダ②心身の健康チェック

さまざまなテーマのなかでも、体調面・メンタル面はとくにチェックしたい項目です。心身の状態を目で確認することはむずかしいので、実際に本人から聞いてみるのが1番です。

• 仕事に対して疲れを感じていないか
• 体調が悪くなるときはないか
• 現在行っている業務は適切な量なのか

このような内容を聴取できれば、おおよそのコンディションや業務量の判断がつきやすいです。また社内の人間関係や、家族とのコミュニケーションにストレスを抱えているケースもあるので、なるべく詳しく聞くようにしましょう。

アジェンダ③モチベーションアップ

モチベーションを高めるための手段を取り入れることも大切です。たとえば毎日の業務で困っている、気になっていることがあれば、詳しく聞いて一緒に対策を考えてあげる。また部下が社内でがんばっている、真剣に仕事に取り組んでいると聞いた場合は、褒めてあげたり、承認したりする。

このように「部下のことをしっかりとみている」ことを伝えることで、相手のモチベーションアップが期待できます。

アジェンダ④業務・組織課題の改善

普段の業務をルーチンワークのように行うと、改善すべき問題点が見つかりにくいです。ミーティングの実施は、仕事内容やチームの課題について再確認できるチャンスです。

• 現在携わっている仕事内容
• 業務の課題点
• 個人的に希望していること
• 上司に対しての要望
• チームのコミュニケーションがうまくとれているか

このような問題をうまく聴取して、今後どのように改善できるかを一緒に検討します。ささいな問題でも、そこから大きなアクシデントにつながる危険性もあるので、なるべく細かいことでも見落とさないように注意しましょう。

アジェンダ⑤目標設定／評価

部下にとって今の企業をどう思っているのか、どんな将来を見据えて仕事をしているのかを聞くのもいいでしょう。企業の方針と従業員の目指すべき方向が一致していれば、両方の成長につながりやすいです。

このときに企業だけでなく自分自身の評価、目標に到達したときになにを得られるのかなども聴取しておきましょう。自身の業務に葛藤を抱えている人もいるので、その状況にあわせたアドバイスを行えるとモチベーションの向上が期待できます。

アジェンダ⑥能力開発／キャリア支援

今後のキャリアについて聞いておくと、どのような方向性でサポートをするべきかがわかります。

• 自身の長所・短所
• 自分が得意だと思う業務内容や部署
• 仕事へのやりがい
• 行いたい仕事や今後の方向性

このような内容を聴取することで、部下のスキルを高めるための研修やキャリアに対してのサポートを効率よく行えます。将来の展望が不明瞭の場合、現在どんなことに興味があるのか、どんな仕事をしたいと思っているのかを可能な範囲で聞いてみましょう。その回答に適した目標についてアドバイスできると、部下の個性を活かした活躍が期待できます。

アジェンダ⑦戦略・方針の伝達

上層部で決まった今後の戦略・方向性は、従業員に十分に伝わっていないときがあります。ミーティングを利用すれば部下に伝わりやすく、企業全体の意思疎通がスムーズになります。

• 会議で決まったことを説明する
• 決まった内容の過程について伝える
• 今後どのようなことを行うのかを相談する
• 上司として必要な連絡を行う

このような内容を報告することで、企業が現在なにを進めているのかが明確となり、部下もやるべきことが見えてきます。モチベーションの向上とともに自主的な行動を促すきっかけにもなるので、双方向の「報・連・相」は忘れずに行いましょう。

部下に「話したいことがない」と言われたら

部下に率先してテーマを考えてもらったとしても「話題になるものがない」という理由で、うまく進行しないこともあるでしょう。その場合、話すことがないのではなく考えることがむずかしいケースがあります。仕事はすべてが自主的に行える環境ではありません。ときには指示されたことを忠実に行うことが最善の業務もあります。そのような環境では、自主的な思考がうまく養われません。

対策として、オープンクエスチョンとクローズクエスチョンをうまく駆使することが大切です。前者は自由性の高い質問形式で、後者は「YES・NO」で完結する質問形式です。うまく話せない部下に対しては、まずはクローズクエスチョンで答えやすい状態を作ることからはじめてみましょう。

1on1ミーティングの目的

マンツーマンでのミーティングでは、部下が率先して課題を主軸に話を進めていきます。その目的として、企業だけでなく部下の成長のために、自主的な行動を促してもらいたいからです。自身が進んで行動することで、スキルやモチベーションの向上につながります。

普段の業務だけでは獲得がむずかしい要素のため、自主的な行動を促すために面談の機会を作ります。そのためミーティングを行うときは目的を伝え、部下に理解してもらうことが大切です。

課題との結び付け方

面談を行ううえで部下が中心に会話を進めていきますが、その過程で課題が浮き彫りになるタイミングがあります。その課題点に対して深堀することで、より実りのあるミーティングに結び付けられます。課題がプライベートである場合、それがそのまま解決すべきテーマとなるでしょう。

また部下の話に対して否定せず、まずは肯定するスタンスを取ることをおすすめします。「自由に話せる」という雰囲気があれば部下も話しやすいので、そこから革新的な課題につながる可能性が高くなります。

アジェンダの作成で有意義な時間を作る

マンツーマンの面談を行ったとしても、課題やアジェンダが明確でないと、せっかくの時間がムダとなってしまいます。ミーティングを行うにあたって、部下にどのようにテーマを決めてもらうのか、どのように課題を共有していくのかを考える必要があります。1on1での会話で生産性の高い時間を作りたい人は、ぜひ今回の記事をヒントにして、計画的に実施してみましょう。