ビジネスシーンで、「伝えたいことが伝わらない」「なぜか認識のずれが生じる」と悩んだ経験はないでしょうか？　

情報を伝える際や思考の整理に役立つフレームワークに、5W2Hがあります。ビジネスに役立つフレームワークは数多いですが、どのように活用すべきなのでしょうか。5W2Hの効果を引き出しやすいタイミングやその他の類似語との違いなどを詳しく解説します。

5W2Hとは？

「何から伝えたらいいかわからない」「伝えたいのに伝わらない」。仕事をする上でこのようなもどかしい気持ちを抱えたことがある人は少なくありません。

5W2Hは、情報の整理をする際など、ビジネスのさまざまな場面で役立つフレームワークです。多くの人にとって馴染み深いのは「5W1H」かもしれません。これに項目が1つ加わることで5W2Hになります。

5つの「W」と2つの「H」からなる5W2Hでは、場所や時間軸、対象者や行動理由、手段、価格といった情報をまとめることができます。価格にも言及できるため、マーケティングや事業計画、企画販売時など多くの場面で活用されています。

5W2Hを構成する要素の意味

7つの要素を解説します。

When（いつ）

時間やタイミング、期間を意味する要素です。

例えば、

• 来週月曜日の17時
• 4月1日から30日中
• 次回の打ち合わせまで

といった内容を指す際に使います。

ビジネスでは期限を設けて仕事を依頼したり、時間を合わせて話し合う機会を設けたりします。時間や期限がはっきりしないと、依頼した仕事は無期限だと思われたり、打ち合わせがリスケしてばかりになってしまうでしょう。

マーケティングのような対消費者の物事についても、「When」は欠かせない要素です。例えば、最も販売数が伸びる時期に合わせて期間限定商品を販売する、競合他社のキャンペーン期間を避けてキャンペーンを実施するなどです。マーケティング戦略には、タイミングが重要なので、適切な時期を見極めるようにしましょう。

Where（どこで）

場所を意味する要素です。打ち合わせや会議のために集まる際、どこで開催するのかが不明ではスムーズに開始できません。時間のロスにつながってしまうため、情報伝達時には場所の連絡を欠かさないように注意しましょう。

例えば、

• オフィス2階の会議室で
• オンラインで

など、場所を明確にすることが重要です。

開催場所がわかりやすいと、対象者が開催場所までの道のりや移動手段を考えやすくなります。

新型コロナウイルス感染拡大や働き方改革の影響で、昨今はオンラインで打ち合わせを行う企業が増えています。ZOOMやMeet Inといったオンラインミーティングツールは多種多様にあり、使用するために事前の会員登録が必要なツールもあります。

参加者がオンラインミーティング開催直前に慌てないように、事前にどのツールで行うか通達しておくと安心です。

社内の情報伝達だけでなく、マーケティング視点でも「Where」は重要な要素となります。例えば、販売場所であれば店頭、ECショップ、訪問販売などの場所があります。商品の特性や消費者ニーズに合わせて適切な場所を選ぶと、より購入されやすくなるでしょう。

Who（誰が）

「誰が」あるいは「誰に」を指す言葉ですが、対象は人とは限りません。個人を指す場合もあれば、取引先企業や担当部署などを指す場合もあります。

具体的には、

• 〇〇会社の伊藤さん
• 〇〇会社の営業担当者
• 新商品のターゲット顧客

などが該当します。

マーケティングシーンでは、消費者のターゲット選定の際に「Who」が活用できます。

企業が販売する商品やサービスには、ほとんどの場合でペルソナ設定がされているでしょう。購買者となるターゲット層がどの年代でどのような人物かを明確にできれば、販売戦略が立てやすくなります。

さらに、マーケティングや事業推進にかかわるチーム管理にも役立ちます。

例えば、

• 商品開発部
• マーケティング部
• 営業部
• 外注業者

と、関係者を明らかにしておくとそれぞれの役割がより明確になるでしょう。関わる人を明確化すると作業指示が出しやすくなり、事業をスムーズに進めやすくなるといった効果も期待できます。

What（何を）

話の主題となる要素であり、「何を」を意味します。

例えば、

• コンテンツそのもの
• 販売する商品やサービス
• 会議の議題
• 商品価値
• 支払条件

など、該当する内容は多岐にわたります。

人材採用目標や事業の達成目標を決める際にも活用できるでしょう。思考を整理しながら考えられるため、客観的視点から実現可能な目標の設定ができるようになります。

Why（なぜ）

理由や原因、目的などを指す要素です。ここが明らかになると、行動原理が一貫するため根拠のある選択が可能になったり、具体的な策を講じやすくなったりします。

例えば、

• 事業を行う意義
• 自社の経営ビジョン
• 商品の購買理由

などが挙げられます。

事業の目的が明確になれば、その目的を達成するためのアクションが見つかりやすくなるでしょう。

また、自社商品やサービスの消費者が「なぜ買ってくれるのか」を考えることは企業に必要な分析です。分析を細かく行うと、消費者ニーズや流行の変化がわかるでしょう。

もしも商品の購買理由が「エコな素材を使っているから」だとしたら、商品販売時の広告文で環境に配慮した製品であることを強調すると販売促進につながります。

How（どうやって）

方法あるいは手段を指す要素です。目標達成のために最適な手段や方法を検討する際に活用できる要素で、課題への向き合い方を明確化することに役立ちます。

特にマーケティングにおいては、商品の販売戦略となる重要な要素だといえます。

自社商品やサービスを販売するためには、まずはその存在を知ってもらわねばなりません。商品のPR活動を行う方法は複数あるため、商品やターゲットに合わせた方法を選ぶことが重要です。もし不適切な方法を選ぶと、PRにかけた費用や時間が無駄になってしまうので注意しましょう。

PR方法の例としては、

• Web広告出稿
• SNSキャンペーンの実施
• SNSによるDM送信
• 雑誌やテレビといったメディア出演
• チラシへの掲載および配布

などがあります。

How much（いくらで）

値段を意味する要素であり、金銭管理が重要な会社経営や事業運営には欠かせない要素です。実際に費用の支払いを実行する前に、この要素を明らかにしておくと、予算の範囲内での事業運営が可能となるでしょう。

具体的には、

• 1つの商品をつくるまでにかかるコスト（材料費および人件費など）
• 商品の販売価格
• 販促活動のためのPR費用

といった値段が該当します。

さまざまな工程にかかる費用を明確にしておくと、より効率的な販売方法を検討する際に役立ちます。

5W2Hの例文

フレームワークを知っていても、実務やさまざまなビジネスシーンで活用できなければ意味がありません。使い方に慣れるまでは、1つ1つの要素に丁寧に現状を当てはめて情報を整理する心がけが大切です。

具体例として、自社の製品販売に関するプロモーション活動について、情報整理を行ってみましょう。

When（いつ）：5月1日から6月末日まで

Where（どこで）：自社のオンラインストア

Who（だれが）：広告担当者が

What（なにを）：10%オフのキャンペーンを開催

Why（なぜ）：在庫処分が必要だから

How（どのように）：SNS広告とGoogle広告を出稿し、自社オンラインストアではキャンペーン告知バナーをトップ画面に掲出

How much（いくらで）：PRにかかる費用

それぞれの要素を活用し、過不足なく情報を伝えましょう。

5W2Hの効果

5W2Hで3つの効果が得られるでしょう。

質の高い報連相が行える

ビジネスでは「報告・連絡・相談」の徹底がとても重要ですが、フレームワークを使えば過不足ない情報伝達が可能になります。

自分の主観的な感想または予想と一緒に事実を報告すると情報が煩雑になり、結局何を伝えたいのか不明確になってしまうでしょう。「伝えなければならない情報」と「伝えたい情報」を区別すると、情報伝達がスムーズにできます。

説明不足が起こりにくい

情報を伝えるとき、焦りや自身の理解不足があると、説明が不十分になりやすいので注意が必要です。説明不足は業務の進行に支障をきたすおそれがあります。相手が理解できず「期限はいつか」「なぜ必要なのか」といった追加質問をすることも増えると考えられます。

説明不足を予防するためには5W2Hが有効です。必要な情報を整理して伝えられるので、過不足なく情報を伝えられるでしょう。

ものごとを整理しやすい

情報を整理するシーンは、上司や同僚などの第三者に対して行うものと思いがちです。しかし、自分自身が状況を理解するために5W2Hを使うのも効果的でしょう。

自身の理解を深めて思考を整理したいときには、やみくもに考え続けるのではなく、フレームワークを使ってみることをおすすめします。

5W2Hのメリット、デメリット

5W2Hは実に使い勝手のよいフレームワークですが、使い方に注意する必要があります。なぜなら、活用の仕方を間違えると、かえって時間や労力の無駄になりかねないからです。

より効果的に活用するために、良い面と悪い面を知っておきましょう。

メリット

メリットは3つです。

具体的かつ順序立てて説明できる

7つの要素に当てはめて物事を整理すると、具体的な説明ができるようになります。それまで漠然と把握していた内容が明確化できるので、話の順序を組み立てるのも楽になるでしょう。

具体的でわかりやすい順番で説明されるほど、人は理解しやすくなります。ビジネスコミュニケーションがスムーズになるので、何かを説明する際に取り入れてみることをおすすめします。

具体性かつ現実的な事業戦略がたてられる

情報整理に役立つ5W2Hを活用すると、客観的な視点で物事を捉えられるようになります。主観的な視点では気づけなかった問題点を見つけやすくなるため、実現可能な事業戦略を立てられるでしょう。

例えば、

• 将来のビジョンを持ちたいとき
• 思考を整理して現状把握したいとき

などに活用すると効果的です。

ビジネスやマーケティングにおいて重要な要素を深堀りできる

ビジネスを発展させるために必要なのは、事業の成功を左右する要素を正しく見極めることです。

例えば、

• 市場の流行
• 世代ごとの嗜好
• 販売商品の季節性
• インターネットビジネスへの参入

などの要素はビジネスやマーケティングに深く関わります。

新規事業や新商品の販売などを行う際は、事業内容や商品そのものだけでなく、販売するタイミングなどの要素もしっかり検討しましょう。重要な要素の見極めには、情報整理ができる5W2Hが有効です。

デメリット

デメリットは3つあります。

重要な情報が判断できなくなる

さまざまな情報をまとめて、一目で具体的な内容がわかるように整理するフレームワークを使うと、重要な情報が目立たなくなってしまいます。

その他の情報に重要な要素が埋もれてしまうと、事業に遅れが生じやすくなるでしょう。優先すべき事項がわからなくなるため、情報整理をしても時間の無駄になるおそれがあるのはデメリットだといえます。

分析することが目的となってしまう

5W2Hは多様なビジネスシーンで役立つので、どんな場面でも使いやすく頼りになるフレームワークだといえます。しかし注意すべきは、5W2Hを活用する目的を見失わないことです。

情報を7つの要素に当てはめる作業は、思ったより時間と手間がかかる場合が多いでしょう。そのため、情報整理をして満足してしまったり、分析をして終わってしまったりする可能性が高いのが懸念点です。分析自体が目的にならないように、分析結果をどのように活用するか検討する必要があります。

必要のない情報も深堀りしてしまい時間がかかる

5W2Hは情報を7つの要素にわけて整理する手法です。しっかりと整理するためには7つの要素すべてに情報を当てはめてから思考する必要がありますが、ときには7つすべてが必要とならない場合があります。

もし不要な要素まで埋めようと情報を深掘りすると、無駄に時間がかかってしまいます。効率的に仕事を進めるためには、適切なフレームワークを選ぶことと情報の取捨選択ができるようにすることが重要です。

5W2Hが活用できるビジネスシーン

活用できるシーンは6つあります。

報告

仕事をする上で、誰かに報告をする機会は多々あるものです。報告する際に「何をどこまで伝えるべきか」と迷った経験のある人は少なくありません。

社内のやり取りで報告が必要なときはもちろん、取引先企業への報告時にも、5W2Hが役立ちます。情報をわかりやすく整理できるので、過不足のない情報伝達が実現できます。

議事録

議事録は会議後に見返すことを前提に、発言内容を記録するものです。そのため、実際に会議に参加していた人だけでなく、誰が見ても内容が把握できるようなわかりやすさが求められます。

また、発言内容を一字一句記録した場合、重要なポイントを見つけるまで時間が必要になります。そのため、内容がわかりにくくなります。

誰もが内容を把握しやすくするには、5W2Hを取り入れましょう。発言内容はもちろん、会議の結論をそれぞれの要素に当てはめて記載しておくと、結論がわかりやすく有用性の高い議事録ができます。

事業計画

事業計画のように将来を見据えて道筋を立てるときは、いかに情報を整理して正確に市場動向を把握するかが重要になります。もし情報が煩雑なまま主観で事業計画を立てると、実際の市場動向に逆行して事業が失敗するおそれがあるため注意しましょう。

計画立案には、

• ターゲットの詳細
• サービスや商品の詳細
• 市場動向
• 販売時期や季節性の有無
• 販売場所や手段
• 金額やキャンペーン価格

といったさまざまな要素を盛り込まなければなりません。計画の精度を高め、現実的な事業計画を立案するためにも、5W2Hを活用すると良いでしょう。

企画書

企画書は、その企画を実現させるかを検討する重要な資料となります。そのため、企画書の内容はわかりやすさと説得力が必要になるでしょう。5W2Hは企画書に必要な要素をわかりやすく整理して、相手に伝えるために有効な手段です。

特に、金額の要素を含んでいる点は企画書に良い効果をもたらすはずです。なぜなら企画内容だけでなく、必要経費や売上金額まで含めて企画を立てることになるからです。金銭的な側面からも実現可能な企画を立案できるようになり、説得力アップが期待できます。

プレゼンテーション

プレゼンテーションは聞き手に情報を伝えることが重要です。5W2Hを活用するとわかりやすさが増すでしょう。

プレゼンする内容はビジネスの内容やシーンによって異なりますが、状況にあわせて7つの要素に情報を当てはめれば、いつでも理解しやすい具体的なプレゼンができるはずです。

マーケティング

マーケティングにおいて重要なのは、

• Product（製品）
• Price（価格）
• Place（場所）
• Promotion（方法）

の4つの要素です。

これらの要素を分析してマーケティングに活かす手法は「4P分析」と呼ばれます。

5W2Hは、4P分析に必要な要素をすべて含んでいます。さらに具体化するための要素をプラスし、合計7つの視点から情報整理できるため、より効果的なマーケティングが実現できるでしょう。

マーケティングには、顧客目線が欠かせません。ユーザーの立場にたって物事をとらえるためにも、客観的な情報整理が可能な5W2Hを取り入れることをおすすめします。

5W2Hを使うときのポイント

3つのポイントに注意して活用しましょう。

メモを取る

7つもの要素に情報を分割するのは、簡単なことではありません。できるだけメモを取って、考えたことを見返せるようにすると混乱を防げます。

自分の頭の中だけで考えていると、時間が経ってから「結局何を考えていたんだろう」とせっかく考えた内容を忘れる可能性もあります。

順番を意識する

5W2Hをビジネスシーンで活用する際は、順番にこだわらないことが大切です。伝えたい内容によっては、重要な要素を一番に伝えることで情報伝達がスムーズに進むケースが多く有るでしょう。

例えば、「Why（なぜ）」この情報を伝えるべきなのかを知らせておくと、情報の受け取り手は目的意識を明確に持てるようになります。

他の切り口からも追求する

1つの要素に当てはまる情報がいつも1つとは限りません。さまざまな側面から情報を見極め、正確かつ具体的に情報を整理しましょう。

例えば、「When（いつ）」の要素を考える際に考えられる要素は複数あります。

• 期限
• 期間
• スケジュール

など、多種多様な要素が関わります。

他の切り口から追求することで、情報を受け取る側が一度に必要な情報を理解できるようになるはずです。

関連するフレームワーク

その他の7つのフレームワークを紹介します。

2W1H

3つの要素に焦点を当てたフレームワークです。ビジネスシーンにおいて「3つだけは少ないのでは」と感じる人が多いのではないでしょうか。

2W1Hは、

• Why
• What
• How

の3要素を含みます。

活用シーンは、シンプルな思考を必要とするときです。5W2Hでは要素が多すぎて不要な要素に時間をかけすぎたり、混乱したりするのが懸念点ですが、その際に役立つのが2W1Hです。

5W1H

ほとんどの人は、5W2Hよりも5W1Hを耳にした機会が多いかもしれません。

要素は6つで、

• When
• Where
• Who
• What
• Why
• How

に分けられます。

5W2Hの7つの要素から「How much」を抜いたものだといえます。伝えたい情報に値段といった金銭的要素が必要ない場合に有効です。

【関連記事】
5W1Hとは？役立つ場面やメリットとデメリット、似ているフレームワークとの違いを詳しく解説

5W3H

8つの要素にわけて情報を整理したいときに使われます。

具体的には、

• When
• Where
• Who
• What
• Why
• How
• How much
• How many

の8つの要素が含まれます。

5W2Hに「How many（どのくらい）」がプラスされるフレームワークです。量的な要素を伝えたいときに効果を発揮するでしょう。

6W1H

マーケティングや事業戦略など、顧客目線が重要なビジネスシーンで有効なのが6W1Hです。

具体的には、

• When
• Where
• Who
• Whom
• What
• Why
• How
• How much

の7つの要素を含みます。

5W1Hの基本的な要素に、「Whom（誰に）」「How much（いくら）」をプラスしたフレームワークです。「Who」と「Whom」の使い分けに悩みやすいのが難点ですが、顧客目線を持ちたいときなど、分析を深める助けになります。

PDCAサイクル

目標達成を早めるためのフレームワークとして知られているのが「PDCAサイクル」です。これは、4つの工程を繰り返し実行することで状況の改善を促し、業務効率を高めるために用いられます。

4つの工程とは、

• Plan（計画）
• Do（実行）
• Check（評価）
• Action（改善）

です。

計画を実行しただけでは、次回以降も同じ結果に終わるでしょう。結果を分析して次回のために改善点を明らかにすることでビジネスは加速します。5W2Hと組み合わせると、より具体的に状況分析ができるようになるのでおすすめです。

PREP法

説得力のある話し方には一定の法則があるものです。その法則を活用できるフレームワークが「PREP法」です。

説得力とわかりやすさを伴う話し方に重要なのは、話す順番と内容です。PREP法では、理想的な話の内容と順番を明らかにしているので、各要素に当てはめるだけでわかりやすい情報伝達ができます。

具体的には、

• Point（結論）
• Reason（理由）
• Example（具体例）
• Point（結論）

の順序で話すことが大切だとされています。

5W2Hとあわせて情報整理を行うと、よりわかりやすくなるでしょう。

ガントチャート

プロジェクト全体の進み具合を確認するために活用されるものです。さまざまな工程に必要な期間やチームメンバーごとの担当業務が簡単にわかる図表なので、視覚的な状況把握に役立ちます。

5W2Hは、各工程の期限などを明らかにする際に有効です。客観的かつ現実的な視点で検討できるため、チームメンバーに無理のないスケジュールでガントチャートが作成できるでしょう。

効果的に5W2Hをビジネスに取り入れましょう

7つの要素に当てはめて情報を整理できる「5W2H」は、ビジネスシーンで活用しやすいフレームワークです。活用シーンは事業戦略やマーケティング戦略の立案、企画書や議事録作成などさまざまなので、使い方を知れば多くの場面で役立つでしょう。

よく似たフレームワークは数多くありますが、伝えたい情報にあわせて使い分けることが重要です。不適切なフレームワークを選択すると、情報の過不足が発生して無駄な時間と労力を消費しかねません。

最大限効果を発揮させるには、メモを取って思考を記録しておくこと、伝わりやすい順番を検討すること、多様な側面で物事を捉えることなどが重要です。扱い方に注意しながら、効果的に5W2Hをビジネスに取り入れていきましょう。