仕事の効率を上げるにはブラッシュアップが欠かせません。社員一人一人が現状打破していけば、会社全体の生産性が上がります。仕事の効率が上がれば、少ない労力で大きな結果をうみだせるはずです。

とはいえどのような方法で取り組めばよいのでしょうか。そこで今回はブラッシュアップのメリットと実践方法について解説していきます。

ブラッシュアップとは

ブラッシュアップは磨き上げる、能力を向上させるなどの意味です。「もっと語学力をブラッシュアップしていきたい」「会議資料をブラッシュアップさせて」と使うケースが多いでしょう。いずれも今の状態より質を上げる意味となり、発する側としては期待を込めて使う場合が大半です。

また、英語ではbrush upと認識する人が多く見受けられます。brushが「歯を磨く」「ブラシをかける」などの意味があるため、日本語と同じ使い方をする方もいるでしょう。

しかし、brush upは前述した磨き上げるや向上させるなどの意味を持ちません。「取り戻す」や「勉強し直す」といった元の状態へ戻す意味で使われます。ちなみにブラッシュアップの意味に近いのは英語で「refine」です。くれぐれも使い方には注意しましょう。

ブラッシュアップの類義語

ブラッシュアップの類義語は「案に磨きをかける」「練磨する」などがあります。いずれも洗練されたものに改良を加える意味があると分かるでしょう。

ビジネスに例えると抜本改革や組織刷新と置き換えられます。さらに細かく見ると、社員の質を上げることや従業員のスキルアップに使われます。

いずれも今の状態よりもレベルを上げる意味であると認識しておきましょう。

ブラッシュアップという言葉の使い方

ブラッシュアップの使い方についてプライベートとビジネスで分けて見ていきましょう。

まずプライベートでは語学力を向上させたり、特技を磨いたりするシーンで使われます。具体的には「外国語スクールに通って会話を上達させる」「動画で勉強して料理のレパートリーを増やす」などと使われるでしょう。

ビジネスシーンでは企画書を上質に仕上げたり、指導スキルを磨いたりする場合など。具体的には「企画書の内容が分かりづらいため表やデータを入れる」「指導者研修に参加してコーチングスキルを上げる」などと使われます。

ブラッシュアップという言葉は気付いていないだけであり、身近で使われているかもしれません。この機会に意識してみるとよいでしょう。

スキルアップとブラッシュアップの違い

二つの意味はほぼ同じです。磨き上げることや最高の状態へ仕上げる意味があります。

しかし、異なる点としてはスキルアップはブラッシュアップよりも幅が広い点です。スキルアップには「新しいものから作り上げる」意味もあります。資格取得やスキル習得などの意味も込められているのです。

一方、ブラッシュアップはあくまで「今あるものをレベルアップさせる」という意味だけです。新しい分野にチャレンジしたり、自己成長のために新規開拓したりする意味は持ち合わせていません。そのため、この二つの語句を発する場合は注意が必要です。

ちなみにスキルアップはブラッシュアップ同様カタカナ英語となります。海外でskill upと発しても通じないのは念頭に置いておきましょう。スキルアップと言いたければ「improving skills」と表現できます。

ブラッシュアップのメリット

ブラッシュアップのメリットを解説します。

よりよい方向に進む

ブラッシュアップが日常化されれば、会社全体がよりより方向へ進んでいきます。

例えば設定目標をブラッシュアップさせるとしましょう。今まで立てた「社内年間販売目標1,000万円」の目標が「社内年間販売目標前期400万円後期600万円、個人目標は年間100万円」と変われば社内のモチベーションが上がり、目標に向かって行動できるはずです。

また社内アイディア一つとっても、今までと違った視点で見たり、他部署の社員に意見を聞いたりすれば、クリエイティブな発想がうまれるでしょう。

満足した結果を得られる

ブラッシュアップが定期的に行われれば、社員全員が満足した結果を得られるでしょう。例えば目標をブラッシュアップさせてより明確にしたとします。目標がハッキリすれば社員は今まで以上に頑張れます。

結果的に以前よりも良い結果がうまれるでしょう。成績が上がれば給料もアップします。年収が上がるとプライベートも充実するはず。このようにブラッシュアップすると良い循環がうまれてきます。

「なかなか思うような成績を上げられない」「部下の成長が止まっている」などと感じている方はブラッシュアップを意識していきましょう。

効率化できる

身のまわりの業務をブラッシュアップすれば効率化が実現します。現状の業務をよりよい状態に仕上げる意味のため、無駄のない仕事ができるでしょう。

例えば「エクセル業務を排除して社内システムへ切り替えてみる」「紙面で行っていた作業をデータ化する」このようにブラッシュアップしていくと、一人一人の業務負担は大きく減るはずです。

作業時間が短縮できれば新たな仕事に取り組めます。社員の成長が期待できるだけでなく、会社の発展へとつなげられるのです。

職場におけるブラッシュアップのメリット、デメリット

職場におけるメリット・デメリットを解説します。

メリット

職場に焦点を当てると、質の高い案を捻出できるメリットがあります。

例えば社員それぞれが提出してきた提案書に対してブラッシュアップを依頼するとしましょう。「もう少しテーマに沿った形で仕上げてほしい」「画像やデータを入れて誰もが見やすい書類を作ってほしい」などとリクエストすれば、高品質な提案書ができあがります。

完成品を社員間で共有出来ればさらに質は上がっていくでしょう。当たり前の基準が高くなると社内全体のモチベーションが上がっていきます。結果的に社内の効率化へとつながっていくのです。

デメリット

ブラッシュアップを日常化させるにはデメリットも生じます。それは否定や批判が必然的に伴うからです。現状よりレベルアップさせるのは現在の完成品を否定するのと同じ意味でしょう。

ブラッシュアップを依頼された側からすると「自分が出したアイディアはダメだったんだ」「提出した資料のどこがよくなかったのだろう」といった気持ちになります。自分を指摘された気分になるのは否めません。

新入社員ならまだしも、経験豊富なベテラン社員であれば、プライドを傷つけられた気持ちになるかもしれません。職場でブラッシュアップを行う場合はこのようなデメリットも頭に入れておきましょう。

ブラッシュアップの方法

ブラッシュアップの方法を解説します。

フロー1：対象素材の見直し

まずは何をブラッシュアップするか決めていきます。例えば社内マニュアルを見直したり、定例会を再考してみたり。効率化が実現しそうな点や伸びしろが期待できる箇所を対象とすると効果的です。

見直す場合はブレインストーミングやミーティングなどで決めていきましょう。ブレインストーミングとは複数人が自由にアイディアを出す会議方式です。

ネガティブな意見も否定せず、社員の本音を引き出せるのがポイント。できるだけ多くの意見を引き出せるため、対象素材の洗い出しには最適と言えます。

フロー2：手法の見直しと工程の設定

対象素材が決まったら次は手法の見直しと工程の設定です。

例えば前述した社内マニュアルの見直しであれば「2ヵ月後までに完成させる」「マニュアルは紙ベースではなくすべてデータで作成する」などの詳細を詰めていきます。いつ・誰が・何を・どこで・どうやってが明確になるよう丁寧に工程を決めるのが重要です。

また、ブラッシュアップの対象は短期的で見直せる素材とは限りません。長期間を要する場合は柔軟な工程の調整も必要になるでしょう。

フロー3：実行

計画が具体的に決まったらいよいよ作業実行です。問題箇所は修正を行い、レベルアップのために素材を磨いていきます。とはいえ作業に移ってもプラン通りにはいかない場合もあるでしょう。

例えば「ブラッシュアップ担当者が退職してしまった」「急に他の重要な仕事が入ってしまった」など、予期せぬ事態が起こりうるかもしれません。そのような問題が発生しても冷静に対処するのがポイントです。人員を補ったり、担当者を複数人にしたり。今あるリソースから対応手段を考えていきましょう。

また、緊急事態へ瞬時に対応できるよう、あらかじめリスクを想定しておくと安心です。

ブラッシュアップを依頼された場合の注意点

依頼された場合の注意点を解説します。

大枠の修正方針を共有する

ブラッシュアップを依頼された場合は大枠の修正方針の共有が必要です。例えば会議資料のブラッシュアップを依頼された際「画像を使って視覚的に分かりやすくしていきます」「社内の営業実績をもとにデータ化する予定です」などと方針を共有しましょう。

依頼者が確認し問題なければ、スムーズに作業へ取り掛かれます。反対にNGであれば迅速な軌道修正が可能です。万が一修正方針を共有せずに作業へ移った場合、完成後に依頼者からNGが出れば今までの時間は無駄になります。

修正の理由や目的を共有する

ブラッシュアップを行う場合は修正の理由や目的も共有しましょう。例えば社内組織図の改善へ取り掛かるとします。目的は社員数増加や異動によって書き換える必要が出てきたからです。

このように社内で共有しておけば「では見やすいようにイラストも加えてほしい」「組織図には役職も入れてほしい」などと意見をもらえます。

結果的に良質な組織図が出来上がるのです。そして、情報を共有するのは何よりも自分のためでもあります。目的を共有すれば、自分の心に目的を刷り込ませられるでしょう。次の行動へもスムーズに移れます。

試案のレベルから手を抜かない

ブラッシュアップは試案のレベルから手を抜かないのもポイントです。

例えば目的を考えるステップがいい加減になったらどうでしょうか。質の良いものが完成しないばかりか、以前よりも質が落ちてしまうケースも考えられます。「ブラッシュアップしなくても良かった」「取り掛かるだけの時間が無駄だった」などの事態に陥ってしまうのです。

反対に試案のレベルから全力で取り組めば、質の高いものへと仕上がります。そのためにも複数人からアイディアを募ったり、本番工程は全員で行ったりするのが大切です。

課題をはっきりさせる

ブラッシュアップを行う際は課題の明確化が必要です。課題がハッキリしていれば目的に合ったものが完成します。

例えば社内マニュアルを見直す場合「新入社員に対して分かりやすく伝わるか」「図やデータを使ったシンプルなマニュアルに仕上がっているか」などの確認が必要です。課題を克服していけば質の高いものに仕上がるでしょう。

ブラッシュアップで会社全体の生産性向上へ

ブラッシュアップは「磨き上げる」「能力を向上させる」などの意味があります。ブラッシュアップを行えば、個人だけでなく会社全体もよりよい方向へ進むメリットがあるのも事実。加えて業務が効率化する利点もあります。

実践方法は至ってかんたんです。対象素材の見直しを行い、工程を決めて実行するだけ。誰でも手軽に取り掛かれます。一歩上のレベルへ引き上げるためにも、この機会にブラッシュアップを実践してみましょう。