近年の社会情勢の中で、企業の成長をさらに高めていくには、業務の効率化を図る必要があります。しかし、企業によって課題は異なりますので、ただ導入すれば良いというのではなく、自社に合った対策を立てることが重要です。今回は、業務効率化の導入手順やメリット、ポイントについて解説していきます。

業務効率化とは

業務に取り組む際のムラ、ムダ、ムリを発見し、それらの対策を立てることで業務の生産性向上につなげることを指します。従業員によって対応が異なっているか、業務を進める上で不必要な投資をしていないか、社員の能力以上のタスクを与えていないかといったことに対して検討し、ツールや専門家の力を借りて対策を行います。

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業務効率化の目的

社会の情勢の変化に伴い、働き方改革によってテレワーク等柔軟な働き方への対応や、少子高齢化による労働人口の減少が課題となっています。それに対応するためには、企業の生産性向上が更に求められています。業務効率化はその流れの中で、企業が掲げる画題となります。

業務効率化されることによるメリット

コストの削減

仕事を効率化する事で、作業時間や人件費等の削減が可能になります。業務が効率化されれば、より短い労働時間のなかでより少人数で業務をこなすことが可能になります。また、余ったヒューマンリソースをより優先順位の高いタスクに充てることが可能になり、企業の業績向上にもつながります。

社員のモチベーションの向上

業務効率化によって社員のモチベーション向上も期待できます。仕事の効率を上げることで労働時間の短縮や企業全体の利益向上に繋がります。それによって、社内環境の改善や福利厚生の充実が期待できます。結果として従業員にとって働きやすくなるため満足度が向上し、離職率低下を図ることもできます。

業務効率化の手順

ここでは、実際にどのように進めていけば良いのか手順を説明します。

①現状の業務内容を把握

まず初めに、現状の業務は何があるのかみえる化することが重要です。業務の棚卸を行い、それらの担当している人と部署、作業数、ツール、能力、時間、発生頻度を確認します。できるだけ細かく整理すると、何をどう効率化させれば良いかがわかります。

②課題点の洗い出し

次に、課題点を洗い出ししていきます。何がネックになっているのか、どの業務を効率化させれば良いのか整理していきます。時間や費用が掛かり過ぎている業務は何か、重複して行っている作業などから効率化できるものがあります。重要な業務とそうでないものによって外部に依頼できるかどうかが判断できます。

③計画を立てる

課題が見つかったらその対策を検討します。作業順序を変えたり、作業者の変更により改善可能か、単純業務をアウトソーシングすることによって、重要な業務への時間を割くことができるかといった検討をすると良いでしょう。改善までの計画を立てて行います。

④改善結果の確認

計画をたて、実行したら、実際にどのくらい改善されたのかを検討する必要があります。PDCAサイクルをまわしたり、ECRSに沿って進めていきます。効果を検証したら、社内で共有し、さらに改善を積み上げていきます。それらを継続していく事で業務効率化を行うことができ、組織の業績をさらに向上させていく事にもつながります。

効率化を促進する方法

効率化を進めるアイディアとしてはどのようなものがあるでしょうか。以下で説明していきます。

業務をなくす

不必要な業務は削減していきましょう。例えば、業務でチェックシートを使用していても、実際にはチェックすることが目的となってしまい、形骸化しているのであれば、それはもはや無駄な業務となります。形骸化している業務を省いていくのが改革の第一歩です。

優先順位を決める

業務をただやみくもに進めていけば良いのではなく、優先順位を決める必要があります。重要な業務とそうでない業務、時間のかかる業務と短時間で終わる業務から、先に始めるものを順位付けをし取り組んでいきます。また、事前に計画を立てて進めていくと良いでしょう。

自動化する

単調な作業は、人が行うよりロボットやエクセル等で自動化した方が良い場合もあります。そういったものはできるだけ自動化し、人の手がかからないようにしましょう。決まった担当者しか把握していない場合、休みや退職等で混乱を招いてしまう恐れがあります。そういったリスク対策のためにも必要と言えます。

業務マニュアル・フローチャートの作成

仕事内容や進め方のマニュアルを用意しておくと効率化に貢献できます。誰でもわかるような図や文章でつくると良いでしょう。新しく人が入ってきたときやツールを使用するときにすぐに使えるように早めの準備をしておく必要があります。また業務の流れについても記載しておくとより理解が深まります。

データベースの活用

仕事を効率的にするためには、データベースの活用が必要になります。データを一元で管理することができ、その分析を行うことも可能です。そのため過去の取引情報や商品在庫管理が簡単にできるようになります。その他にもお客さまアンケートの結果を集計・分析することができるため、今後の改善に役立てることができます。

担当業務の変更

担当者の作業スピードがどうしても上がらない場合、その従業員にとって不得意な事かもしれません。人事部では適材適所の配置を求められるため、状況を確認し、より適した人材の異動を考える必要もあります。従業員の得意分野を生かした配置にすることでさらに業務効率を高められます。

業務効率化のアイディアを成功させるポイント

アイディアを実施するには、より効果的に行う必要があります。ポイントをここでは何点か紹介します。

極端な業務のこだわりに注意

業務の質をかなり高くこだわって進めるがあまり、時間がかかってしまい、効率が悪くなってしまいます。求めている質はどれくらいなのかを見極め、作業時間との兼ね合いで一番良い按排を見極めることが重要です。

効率化後の影響にも考慮する

業務効率を図った結果がすべてよくなるわけではなく、作業方法うぃ変えることによってかえって効率が悪くなってしまうケースもあります。この業務を変更することによって作業や部署にどのような影響が起きるのか、担当者の負担はどう減るのか検討することが重要です。

全部を一度に実行しない

すべての方法を一度に実行すると、社内に混乱を招いてしまい、上手くいかなくなってしまいます。複数の方法を少しずつ時間をかけて行っていく事で、スムーズに順応ができ、効率化につながることができます。

業務効率化に役立つツール

業務効率化を進めるにあたってツールの活用をすると良いでしょう。ここでは何種類かツールの説明をします。

パソコン機能

パソコンにはあらかじめメモ機能やスクリーンショットの機能があります。紙の管理よりスムーズに行うことができ、会議の議事録を取る際にも、タイピングで簡単に行えます。言葉では説明しずらい事もスクリーンショットを使用してわかりやすく伝えることが可能です。また、ExcelやをWordを駆使することによって作業スピードが向上します。

オンラインストレージサービス

インターネット上にデータを保管することができるサービスで、無料で使用できるものにはGoogle　DriveやDropBoxなどといったものがあります。事前に設定したメンバー間でデータの同期や共有をできるため、データのやり取りを行う際にはこういったツールの使用もお勧めです。

RPA

この導入により、今まで人が行っていた定型業務を自動化することが可能です。RPAの活用によりミスの防止や人件費、作業時間の短縮が可能になるため、空いた分を重要な業務に充てることが可能になります。業務効率を考える上では必要なツールだと考えます。

コミュニケーションツール

SlackやChatwork、ZOOM、Teamsといったコミュニケーションツールの活用によって、報連相を迅速に行うことができます。電話やメールでのやりとりだと受信に気づかなかったり、対応が遅れてしまうことがあるかもしてません。チャットを使用することで、遠隔でも効率的にやりとりが行えます。

マニュアルサービス

クラウド型のマニュアルサービスを活用することによって、必要な時に、必要な個所の閲覧や修正を加えることが可能です。テンプレートもあるため、新しく作成する際に負担なく作成することができるため担当者の負担も減り、時間の短縮にもつながります。

⇒業務効率化のツールについて詳しく知りたい方はこちら

まとめ

現在では、多様なツールの登場により、業務効率化が進められています。しかし、使用する物によって効率化する対象が異なるため、自社の課題に合ったツールを選択するには、事前に調べて検討しておく必要があります。企業が、さらに成長していく事ができるためには必要なことだと言えます。