ISO9001認証だけで終わらせない！本当に役に立つ力量管理とは？「人事異動と引継ぎ編」

ISO9001認証を機会に力量管理を始める企業が増えています。

しかし、運用が始まった後は、書類の作成、更新に手間ばかりかかって、現場では有効活用されず、最悪の場合、審査でOKが出たからと力量管理自体をやめてしまうケースも出ているようです。

そこで、このシリーズでは、ISO9001認証とは関係なく、力量管理が本当に役に立つ場面を想定し、そこでの力量表の作り方や運用の方法について解説していきます。今回は、「人事異動と引継ぎ編」です。

人事異動と引継ぎにおける課題と力量表による解決

人事異動とそれに伴う引継ぎにおいて、前任者と後任の担当者のスキルにギャップがあり、業務引継ぎがうまくいかないという問題はどんな会社でも起こりえます。

しかし、本質的な問題は、業務に必要なスキルが整理されておらず、それに対応する社員が持つスキルも把握されていないということです。

この本質的な問題が、人事異動とそれに伴う引継ぎにおいて引き起こす具体的な課題は、以下の４つに整理できます。

1.前任の担当者が行っていた業務に必要なスキルが明確になっていない
2.後任の担当者が新しい業務に必要なスキルを持っているかどうかがわからない
3.人事異動を機に割り振りを変えようとしても、業務に必要なスキルとメンバーの持つスキルが整理されていないため、適切な割り振りが決められない
4.人事部門が業務に必要なスキルと社員の持つスキルを把握していないため、適切な人材を配置できない

これらの具体的な課題を解消し、人事異動と引継ぎにおける混乱を避けるには、力量管理で作成した力量表を利用するのが有効です。

ISO9001認証を目的とした力量管理では、通常、ジョブレベル(職位)に対して、目標とされるスキルレベルを設定し、それに所属メンバーが現在持っているスキルレベルを実績として比較します。

人事異動と引継ぎにおいて力量管理を活用するには、目標レベルをジョブレベルに対してではなく、業務(タスク)に対して設定します。こうすることで、後任の担当者が、前任者の業務を引き継げるレベルにあるかどうかは、もちろん、各業務にバランスよく必要なスキルをもったメンバーをアサインできるようになります。

さらに、このような情報を人事部門と共有することで、人事異動の段階で、適切な人材を配置することも可能になります。

表：特定業務にアサイン可能なメンバーがわかる / 新任メンバーにアサイン可能な業務がわかる

Excelでの運用が限界に達したら？

しかし、力量表を使った人事異動と引継ぎにおける課題の解決には、各業務とそれに必要な力量の関係づけといったさまざまなデータの更新を継続的に行う必要があります。多くの場合、力量表はExcelで作成され、ただでさえ煩雑なデータの管理と運用が、人事異動と引継ぎにおける運用が追加されることで、作業負荷が一層高くなる可能性があるます。

そもそも、Excelによる力量管理には、以下のような課題があります。

・QMSで必要となる、力量変化の集計とレポートに時間を取られる。
・各社員のジョブレベルに求められている力量との乖離を分析することが難しい
・力量表のデータを訓練計画の立案に活かすことができない

このような課題を解決するには、タレントマネジメントシステムと呼ばれるクラウドサービスの利用が有効です。

タレントマネジメントシステムでは、社員の職務、職責に応じて必要となるスキルの項目とレベルを定義した上で、スキルの目標値と評価実績値をデータベースで一元管理することができ、その結果、簡単にデータの集計、分析、可視化を行うことが可能になります。

また、タレントマネジメントシステムには、もともとスキル(力量)セットを構築し、それをタスク(業務分類)分析の結果にマッピングする機能がありますから、人事異動と引継ぎにおける課題の解決に十分対応可能だといえます。