人事や労務の業務において不可欠な従業員名簿があります。労働基準法により作成・保管が義務付けられており、法定三帳簿のうちの一つになります。正しく整備しないと懲罰の対象になります。また、従業員の情報は日常の業務でも活用されます。ここでは、従業員名簿の説明から必須項目、作成時の注意点、保管方法や保管期間について説明します。

従業員名簿とは

従業員名簿とは、氏名などの人事や労務管理に必要な従業員の情報を集約した書類のことです。労働基準法では、従業員の名簿を整備する義務が定められており、従業員を雇っている会社は大きさに関係なく必ず作成しなければなりません。

従業員名簿の整備義務

従業員名簿の整備は、労働基準法第107条で義務づけられています。名簿は、従業員一人分ずつ作成する必要があり、常に最新の状態にしておかなければいけません。引っ越しなど内容に変更があった場合は、その都度整備する必要があります。適切に整備していない処罰の対象となります。

法定三帳簿とは

法定三帳簿とは、労働基準監督署による調査が入った際に確認される書類です。「従業員名簿」のほかに、従業員への支払い状況を記す「賃金台帳」と、始業や終業時刻を記録し、労働時間を管理する「出勤簿」が確認されます。

従業員名簿の必須項目

従業員名簿の必須項目は労働基準法第107条・労働基準法施行規則第53条において9個の必要事項を記載するよう定められています。また、事業場ごとに整備する必要があるため、各事業場ごとの管理者を決めると良いでしょう。

労働基準法第107条・労働基準法施行規則第53条

「氏名」、「生年月日」、「履歴」、「性別」、「住所」、「従事する業務の種類」、「雇入の年月日」、「退職の年月日及び理由」「死亡の年月日及び原因」の９項目を必須としています。「氏名」は戸籍上の氏名を書き、「住所」は実際に住んでいる住所を書きます。また、従業員が30人未満の企業は業務の種類の記載は不要です。

名簿の書式

名簿の書式に関して、特に取り決めはありません。上記で説明しました9個の必須項目が記載されていれば、どのような様式や書式で作成しても問題ありません。書式作成に迷う場合は、厚生労働省のサイトより、様式第19号という従業員名簿のテンプレートを使用することもできます。

従業員名簿の作成時の注意事項

従業員名簿を作成する際に、必須事項のほかにも何点か注意事項があります。ここでは、それらについて説明していきます。

事業場ごとの作成

支社や営業所、工場、店舗などといった事業場ごとに作成、保管します。総務部や人事部で一括整備するものではありませんので注意が必要です。また、同じ場所であっても、労働状態が異なる場合だと別の事業場とみなされることもあるので、その場合は別々に管理・作成します。

記載対象の従業員

労働基準法第107条と第９条より、賃金を支払っているすべての従業員を名簿に記載しなくてはいけません。アルバイトやパートタイムの従業員に関しても必要になります。派遣先の企業で仕事をする派遣社員に関しては、派遣会社が作成します。日雇い労働者の場合は記載義務は発生しません。

個人情報の取り扱いについて

従業員名簿には、氏名や住所、生年月日といった従業員の個人情報が記載されています。個人情報保護法の適用対象となるため、従業員から同意を得る必要があります。個人情報の使用範囲を限定したり明確化したりなど、プライバシーの保護にも努めましょう。

従業員名簿の保管期間や保管方法

ここでは、作成した従業員名簿の保管方法や保管期間を説明します。

保管期間は起算日から３年間

労働基準法第109条により「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない」と定められています。保管期間は労働者の解雇、退職、死亡の日を起算日とし、そこから３年間とされています。

更新頻度

労働基準法第107条2項において「遅滞なく訂正しなければならない」と定められています。異動や転勤、結婚による改姓の際にも都度、氏名や住所、履歴などの従業員名簿を更新する必要があります。忘れずに行いましょう。

電子データで保存可能

労働基準法においては、従業員名簿を紙で保管するのか明確にされていませんが、行政解釈では、名簿がExcelやPDFなどの電子データで保管されている場合は、すぐに印刷・表示できる状態を作っておくことで「労働基準法の要件を満たすもの」として取り扱い可能となっています。

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従業員名簿は法律上重要な書類となっており、日常業務においても使用されます。従業員数が増えていけば、従業員の情報を管理・更新することが難しくなっていきます。そこで、人事システムを活用することで管理がしやすくなります。スキルナビでは、人材配置の際の分析や従業員のスキル管理なども併せて可能となっています。この機会に、是非、検討してみてはいかがでしょうか。