企業を運営するために欠かせないもの、それは人事システムです。

人事システムはITの成長にともない、HRシステムと呼ばれる新しい人的資源の構築も進んでいます。

今回はその人事システムの基本情報や種類についてご紹介したいと思います。

人事システムとは

人材採用の管理や給与の計算などといった人事に関連したものを人事システムといいます。

その他にも人材の基本情報や勤怠の情報も可視化できるように管理し、適切な作業配置や生産性の向上も図ります。

また近年流行してきたピープルアナリティクスやタレントマネジメントシステムなどの戦略も加えてHRシステムとも呼ばれています。

人事システムの基本機能

基本機能にはス評価の基準に従って従業員を公平に評価するための「人事評価機能」などがあります。

他にも人材を分析し目標に適した従業員の配置を行う機能や、給与を計算するための機能も重要です。

このような複数の機能によって人事システムは成り立っています。

どれか1つでも機能していないと、企業として大きな損害になるリスクがあります。

企業が人事システムを導入する目的

経営を維持するための重要ポイントともいえる人事システムですが、導入することによってどのようなメリットが得られるのでしょうか。

その目的について説明します。

システム化による人事業務の効率化

業務をシステム化することで従業員の負担を下げて、生産性を高めることができます。

これら複数の人事業務は煩雑になりやすいため、従業員としても時間や労力のコストが大きくなる要因の1つです。

業務を効率化すれば人事業務に大きなリソースを割く必要がなくなり、他の業務に集中できます。

また複雑な作業によるヒューマンエラーも防止できます。

人材活用による経営推進

従業員の経歴や評価、現在の作業の進捗情報をデータベースに管理することで、人材のさらなる活用で企業の発展につなげます。

従業員それぞれの特徴や能力を把握できれば、どのような人材配置が適切なのかが判断可能です。

適切な人材配置を行い正当な評価を行うことで、従業員のモチベーションが高まり、社内の雰囲気も良好となります。

また現在の状況を踏まえて、今後どのような人材が必要なのかも明確になります。

人事システムの種類

それぞれの分野に重視したシステムや、全体の業務をカバーするシステムなど、さまざまな種類があります。

その1つ1つの人事システムについて説明します。

勤怠管理システム

従業員の出勤・退勤を管理するシステムを勤怠管理システムといいます。

残業や有給休暇なども管理ができるので、給与計算がスムーズになり労働時間の可視化ができます。

勤怠情報は従業員のマネジメント管理にも役立つ要素なので、労働時間が大幅に変動していないかを確認することは大切です。

労務管理システム

人材の採用後の手続きや保険の申請、給与の設定などを行うシステムを労務管理システムといいます。

従業員の入職・退職時にはさまざまな手続きがありますが、労務管理システムを導入すれば必要書類の作成や役所とのやりとりを簡略化できます。

マイナンバーや住所といった重要な情報を管理するシステムなので、セキュリティには十分注意をしましょう。

給与計算システム

勤怠情報から従業員の給与計算を効率化するシステムを給与計算システムといいます。

給与計算には年末調整や税金も考慮する必要があるので、ミスにつながる要因でもあります。

働き方の多様化によって雇用形態のバリエーションが増えているこの時代、システムによる効率化は必須といえるでしょう。

採用管理システム

求人の応募から採用までの一連の流れを効率化し、管理するシステムを採用管理システムといいます。

リアルタイムでの応募状況を一括して管理できるため、それぞれの求人媒体にアクセスする手間を省けます。

またメール送信を自動化することで、送信忘れのミスで応募者への対応が滞ることもありません。

採用管理システムの導入は、応募者への企業アピールや信頼性を獲得するためにも大切なことです。

人事評価システム

従業員の目標や評価を管理して、能力にあわせた業務の配置や人材教育を効率よく行うシステムを人事評価システムといいます。

人事評価を効率化することでチェック漏れを防ぎ、従業員に公平な評価の提示が可能です。

また企業によっては評価結果や過程を可視化し、従業員の納得とモチベーションの低下を防ぐ取り組みをしています。

「360度評価」や「OKR評価」などの方法にも対応しているので、企業の方針に沿った評価基準をピックアップしましょう。

タレントマネジメントシステム

人材の能力がさらに活かされるような配置や育成の実行をタレントマネジメントシステムといいます。

昔と比べると人材の確保が難しくなった今、勤めている従業員が最大限のパフォーマンスを発揮できる環境作りが重要です。

従業員の情報を把握・管理することで、見えてこなかった潜在的なスキルを発見することもあります。

人事システムの形態

こちらでは形態としてはどのような運用方法があるのかを説明します。

オンプレミス型

自社のサーバーに人事システムを導入して運用する方法をオンプレミス型といいます。

クラウド型と比べると企業にあった設定をしやすいため、独自性の高いシステムを構築できるのが特徴です。

しかし自社のサーバーで管理するので、サーバー障害によるデータの破損・紛失のリスクがあります。

またメンテナンス業務も定期的に行う必要があるため、業務の負担になりやすいです。

企業の人的リソースを把握した上で導入の検討をしましょう。

クラウド型

インターネット上のサーバーを利用して運用する方法をクラウド型といいます。

導入準備の手間やコストが少なく短期間で運用が開始できるので、制度の改正や最新にもいち早く対応が可能です。

またデータはクラウド上で自動的にバックアップされるため、メンテナンスが不要です。

このようにオンプレミス型にはなかったメリットを多数搭載しているのがクラウド型の魅力といえるでしょう。

レガシーシステム問題とは

新しい技術に対応できない既存のシステムをレガシーシステムといいます。

時代の経過につれてレガシーシステムのメンテナンスができる技術者が減少し、自社のシステム構造の把握が困難になってきています。

「新しい技術を導入したいが、システム構造が不明確なため導入がむずかしい」というジレンマを抱える企業が増加傾向です。

これは規模の大きい企業が陥りやすい問題ともいえます。

クラウドをお勧めする理由

このようなレガシーシステム問題を解決するためには、クラウド型システムの移行が重要です。

クラウドシステムの移行によって最新技術の導入が容易になり、新しいシステムの移行ができないという心配がなくなります。

前述したとおり、クラウド型システムの導入は時間やコストがかからないので、迅速に運用が開始できます。

トレンドを素早く取り入れやすいクラウド型は、どの企業にとってもおすすめといえるでしょう。

まとめ

人事システムは企業の存続には必要不可欠なものですが、HRシステムのような新しい時代の流れを汲み取っていく必要があります。

最適なシステムの取り入れや見直しを行い、企業だけなく人材の成長にもつなげられるようにしましょう。