労務管理とは

労務管理とは、企業に勤める社員の労働条件や労働環境、福利厚生などの管理を行う業務のことを言います。具体的な業務内容としては、勤怠管理や入社・退社に伴う社会保険などの手続きなどがあります。

社員が持つスキルを最大限発揮できるようにするためにも、労務管理による環境の整備は重要です。

⇒労務管理について詳しく知りたい方はこちら

労務管理システムでできること

労務管理システムでは、今まで紙や手作業で行っていた業務を自動化し、効率化させることが可能です。

それでは、労務管理システムにはどのような機能があるのでしょうか。今回は、4つに分けて紹介します。

• 入社・退社の手続き
• 社員情報の管理
• 就業規則の管理
• 給料計算

入社・退社の手続き

社会保険や雇用保険などの書類や、社員とやり取りを行う雇用契約書の作成を、労務管理システムで行うことができます。また、機関への書類提出の手間を削減することができます。

社員情報の管理

扶養家族の追加や削除、マイナンバーなどの企業に勤める社員に関わる情報を労務管理システムで一括管理することができます。また、年末調整に必要な源泉徴収票や給与支払報告書などを自動で作成することが可能です。

就業規則の管理

就業規則の決定や修正、福利厚生の追加などを、労務管理システムで行うことができます。社員が働きやすいような規則を決定し、社員の満足度を向上させることが可能です。

給料計算・勤怠管理

給与計算の機能では、時給や月給などの計算や、厚生年金などの計算も、労務管理システムで行うことができます。

また、勤怠管理の機能では、社員が正確な打刻を行っているかや、残業しすぎていないかなどを労務管理システムで管理することができ、社員が心身ともに健康を維持できるようにマネジメントすることが可能です。

労務管理システム導入のメリット

労務管理システムの導入にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

法令遵守の徹底

近年、働き方改革による労働に関する法改正が相次いでいます。それにより、残業規制の厳格化や有給取得の義務化がなされました。従来の紙やエクセル上での管理方法では、総残業時間や休日勤務状況、有給取得状況が分かりにくい、確認しにくいといった問題点があります。それによって、「知らず知らずのうちに法令違反になってしまっていた」という状況に陥りやすくなります。システムによっては、制限を超えてしまいそうな従業員に対しての警告や通知を出すこともできるので、法令違反防止の強化に繋がります。

従業員の不正防止

タイムカードなど従来の労務管理方法では、出退社時間を意図的に変更してごまかす、他の従業員に代理に打刻させるなど、虚偽の申告が発生していたケースもあります。労務管理システムの打刻方法には、GPS認証や交通系ICカードを活用した認証、指紋認証・顔認証などの生体認証を活用するものなど様々な方法があります。システムによってはアラート機能が搭載されているので、打刻漏れの予防や従業員の時間内労働に対する意識の向上に繋がります。

労務管理システムの選び方

それでは、実際に労務管理システムを導入する際に、どのようなシステムを選んだら良いのでしょうか。今回は、導入する際のポイントを、2つ紹介します。

• 企業に必要な機能は何か
• 他システムとの連携ができるか

企業に必要な機能は何か

労務管理システムによって得意とする機能が異なります。そのため、企業に必要な機能を得意とするシステムを見極め、導入を進めていく必要があります。

他システムとの連携ができるか

労務管理システムは、勤怠管理システムなどのサービスと連携している場合が多いです。企業ですでに利用しているシステムがある場合、導入を考えている労務管理システムが連携可能かどうかを確認しておく必要があります。

情報の入力手段は何か

従業員の情報を従業員自身が入力できるような仕組みであれば、業務の無駄な時間と手間を省くことができます。例えば入社前の社員であれば、その情報入力フォームのURLを共有することで、書類を郵送する時間やお金、書類を受け取った担当者が転記する手間を省くことができます。さらに、システム上で管理されている情報であれば、検索をかけることで該当社員や情報を呼び起こせるなど情報の管理・取り出しにおいても便利だと言えるでしょう。

周辺業務への効率化も図れるか

システムの中には、「入退社手続き」「雇用契約の締結」「年末調整」などの周辺業務の管理もできるものもあります。例えば、従来は給与明細を紙媒体で出していた企業も、web上で給与明細を確認、発行できるシステムを導入することによって、それにかかっていた手間を大きく省くことができます。

また、従業員へのアンケート機能を備えたものもあります。これによって、従業員情報との関連付けが容易になっただけではなく、上司との面談では打ち明けることのできなかった事柄の共有にも有効だと考えられています。この情報をもとに、業務環境の改善に取り組みたい場合は活用を検討してみると良いでしょう。

おすすめ労務管理システム

最後に、おすすめの労務管理システムを10個紹介します。各システムの機能や特徴をまとめているので、導入の際に比較検討してみてはいかがでしょうか

• SmartHR
• オフィスステーション労務
• 楽楽労務
• マネーフォワード
• クラウドハウス労務
• 人事労務freee
• ジョブカンHR
• jinjer労務
• e-AMANO人事届出サービス
• DirectHR

SmartHR

SmartHRを導入している企業は40,000社以上です。労務管理に特化し、使用感にこだわった設計になっています。そのため、マニュアルがなくても利用が簡単であるとの声があります。電子申請にも対応しているので、スマートフォンから入社・退社などの手続きが可能です。

マイナンバーや、各種健康保険に対応しています。また、ToDoリストの作成が可能なので、手続きの手順を可視化することができます。人事担当に専任を置けないような小規模企業から10,000人の規模の導入実績もあります。30人までの無料のプランがあるため、最初は無料で導入を行い、企業の規模に合わせて有料のプランに変更することも可能です。

• 料金：お問い合わせ

オフィスステーション労務

オフィスステーション労務は、導入実績15,000社以上の労務管理システムです。労務のほかにも、年末調整や有給管理、マイナンバーなどもあり、他システムとのAPI連携も可能です。対応可能な帳票は119種を超え、電子申請も可能です。また、30日間無料でお試しが可能です。

• 料金：労務のみの場合は年間528,000円（社員100名）。登録料110,000円

楽楽労務

楽楽労務は、導入実績8,000社以上のバックオフィス業務の効率化を可能にした「楽楽シリーズ」のノウハウを活用した労務管理システムです。入社時の社員情報は、入社予定者へのメールで、入社予定者自身が必要事項を入力します。社会保険などの書類は入力された情報から自動で作成されます。作成された書類はそのまま電子申請が可能なので、郵送などの手続きが不要です。

10年以上クラウドサービスを提供してきた独自の技術をもとに、機能の追加、修正のための更新を年数回行います。

• 料金：初期費用+月額30,000~（月額料金はユーザーに応じて変動します。）

マネーフォワード

マネーフォワードは、社会保険などに必要な書類作成や、電子申請が可能なクラウド型の労務管理システムです。会計ソフトで知名度のあるマネーフォワードが提供するので、同シリーズの給与計算ソフトとの連携も可能です。対応している書類は健康保険厚生年金資格取得届、賞与支払届、算定基礎届など多岐に渡ります。社員別の対応状況や書類の申請状況を画面で確認することができるため、書類の管理や進捗確認などの手間を省くことが可能です。

届出用紙の配置の変更などの改定の際も、自動で対応可能です。また、給料計算ソフトと連携し、計算したデータと従業員情報の一元管理を行うことで、書類の作成や申請のための手続きの業務効率の向上とコスト削減が実現可能です。

• 料金：月額2980円（スモールビジネス版で年額プランの場合。）～
• 6名以上での利用の場合は+100円/名

クラウドハウス労務

クラウドハウス労務は、入社・退社手続き、雇用契約、年末調整の手続きなどを自動化できる労務管理システムです。それぞれに専属の担当が付き、ヒアリングシートを使ってタスクなどの整理を行いながら業務設計や初期設定を行うことが可能です。導入後も手厚いサポートがあるのが強みです。

社員にオンラインで入社情報の入力を依頼し、収集した情報をもとに自動で雇用契約書の作成が可能です。マイナンバーなどの個人情報も、暗号化されたデータベーで安全に管理されます。労務管理に特化したつくりになっているため、給料計算や勤怠管理システムの機能はありませんが、他システムとの連携が可能です。

• 料金：お問い合わせ

人事労務freee

人事労務freeeは、中小企業向けで、給料計算まで行うことが可能な労務管理システムです。クラウド会計ソフトfreeeのシリーズで、労務管理だけでなく、給料明細の作成や年末調整、入社の手続きや勤怠管理などの幅広い人事労務をfreee1つで行うことができるため、管理の効率化を図ることが可能です。

電子申請やマイナンバーに対応し、モバイルアプリでは給料明細の閲覧が可能なほか、勤怠の打刻が可能です。100,000名以上の事業者が利用し「SmartHR」とのAPI連携によって社員情報の動機が可能になり、両方のシステムを利用している場合、二重に登録する必要なく機能拡張を行うことが可能です。

• 料金：月額3980円（ベーシックプラン。社員3名分含む）
• 4名以上は500円/名

ジョブカン労務HR

ジョブカン労務HRは、ワークフローや勤怠管理などの全6種で120,000社以上の導入実績を誇るジョブカンシリーズの労務管理システムです。労務担当者300名の声を活かし開発した機能が強みです。入社・退社に必要な社会保険などの手続きや帳票の作成から提出、マイナンバーの管理や年末調整をまとめて月額400円で自動化し、効率化を図ることが可能です。

• 料金：月額400円/ユーザー
• 初期費用なし　※人事労務バリューセットは月額800円/ユーザー

jinjer労務

jinjer労務は、jinjerシリーズの労務管理システムで、他シリーズは給料管理や勤怠管理などの全8種です。1つのデータベースに集約できる点が強みで、情報入力の回数削減が可能です。スケジュールやToDoリストを可視化し、記入漏れや締め切りの管理が可能になります。電子申請は可能ですが、別料金になります。

• 料金：月額300/1人　労務管理のみの販売はないため、人事管理、給料計算（月額500円）、勤怠管理（月額300円）などと組み合わせて利用します。

e-AMANO人事届出サービス

e-AMANO人事届出サービスは、入社・退社の手続き、年末調整や、マイナンバーの管理、雇用契約などの様々な手続きを網羅した労務管理システムです。収集したデータは同社の給料計算ソフトと連携し、年末調整の控除計算や、生保団体から提供されたデータのAPI連携が可能になります。また、e-govの電子申請に対応しています。

• 料金：月額300円/1~50名まで（人数が増えるごとに安くなります。）初期費用なし。

DirectHR

DirectHRは、社労士業務の支援システムで20年以上の実績を誇る「社労夢シリーズ」を運営する同社が提供を行う、一般企業と社労士事務所向けの労務管理システムです。入社・退社などの企業への申請の処理をクラウドで行うことができ、社員が申請したデータから担当者は電子申請が行えます。労災通知書などの公文書の閲覧は、社員が見たいときに確認、ダウンロードすることができます。他にも、マイナンバー管理や、Web給料明細、年末調整の機能もあります。

• 月額400円/人（11~500名の場合。10名まで無料）、初期費用なし。

⇒労務管理費について詳しく知りたい方はこちら

必要な機能を確認し、効率化を図りましょう

労務管理システムは、入社・退社の手続きや社員情報の管理など様々な業務を効率化できるサービスです。また、担当者だけでなく、社員も便利に活用できるシステムが多く、多くの企業で導入が進められています。

労務管理システムを導入する際には、企業に必要な機能は何かや、他システムとの連携や使いやすさを確認、比較し、検討していきましょう。