モチベーション管理とは？メリットやモチベーション維持の方法を紹介！
モチベーション管理とは
モチベーション管理とは、社員のモチベーションの情報を分析し、その結果からモチベーションを向上させたり、維持させる施策を行うことを言います。
後述しますが、社員のモチベーションが低下する理由として、自己評価と企業側からあの評価にズレが生じていたり、業務において成果が伸びなかったり、やりがいを感じていないなど、さまざまな要因が考えられます。
モチベーションが向上すると、社員の生産性も向上することに加え、離職の防止にもつながります。また、短期的な視点よりも、長期的なモチベーション管理を行うことが重要です。
モチベーション管理のメリット
モチベーション管理には、実際にどのようなメリットがあるでしょうか。ここでは、モチベーション管理を行うことで期待できるメリットを3つ紹介します。
- 生産性向上
- 離職率の低下
- 人材の最適な配置が可能になる
生産性向上
社員一人一人のモチベーション管理が必要な理由として、企業全体の生産性に関わってくることが挙げられます。
社員のモチベーションを把握し管理を行い、モチベーションが低下する要因をなくすことで、社員が適切な環境で働くことが可能になり、モチベーションが向上します。
また、モチベーションと同時に使われる言葉に「エンゲージメント」というものがあります。エンゲージメントとは、企業との関係性を意味しています。このエンゲージメントに影響される要素の中に、モチベーションにも影響する要素があります。
株式会社リンクアンドモチベーションの研究によると、エンゲージメントと企業の業績の関係性として「エンゲージメントスコアが高い企業は、翌年の売上/利益のノブが大きくなる」「エンゲージメントスコアが低いほど利益の成長率のばらつきが大きく、高まるにつれて利益の成長率のばらつきが小さくなる傾向がみられた」とあります。※エンゲージメントスコアとは、リンクアンドモチベーションが「提供しているエンプロイエンゲージメントサーベイのスコアのことをいいます
このことから、社員のエンゲージメントと生産性には大きな関係があるといえます。
離職率の低下
モチベーション管理は「社員が企業についてどう感じているか」の情報を集めるところから始まります。様々な視点から社員に質問を行うことで、社員がどこに不満を感じているのかを「見える化」することができます。
社員の不満を「見える化」することにより、企業の取り組むべき課題が明確になります。課題を一つ一つ解決することで、社員の不満は徐々に解消され、離職の防止に繫がります。
例えば、残業の多さに不満を感じている社員がいたとすると、残業を減らすために人員配置を変更したり、社員ごとの業務の量を調整したりすることで、社員の不満が解消されます。
また、定期的にモチベーション管理を行うことで、社員の企業に対する帰属意識を向上させることが可能になります。
人材の最適な配置が可能
社員の向き不向きに合わせて、適切な人材配置を行うことは、社員のモチベーションに大きく関わってきます。企業にとっても、生産性の向上のために人材配置を検討することは重要であると言えます。
社員が現在の業務内容に不満を感じているがどうかを面談などで聞き出し、適切な人材配置が行えれば問題はないですが、中には上司に秘密を打ち明けられずに本当のことを報告できない場合も考えられます。
そこで、モチベーション管理システムを導入することにより、社員の業務内容に対する気持ちの変化を把握することが可能になり、最適な人材配置に活用することができます。モチベーション管理システムについては後述します。
外的動機付けとは
モチベーション管理において「外的動機付け」「内的動機付け」は、極めて重要なポイントです。それぞれ内容が大きく異なり、欠けてしまうとモチベーションの低下を引き起こしてしまう可能性があります。
「外的動機付け」とは、報酬や教育などがこれにあたります。よく勘違いされやすいのが、アメとムチです。確かにアメとムチは、外的動機づけに該当する重要なものであると言えます。
例えば社員を褒めた上で、意識向上を目的とした難易度の高い業務を与えてみましょう。そこで必要以上に評価してしまうと、社員はどんな小さなことでも給料アップにつながらないのであれば、努力しようとしなくなってしまいます。本来、失敗をした際に必要なのは、次回同じ失敗を繰り返さないために、原因と対策を正確に理解することです。
必要以上のマイナスの評価や指摘を受けてしまうと、社員は失敗が恐れて挑戦をしなくなる可能性があります。これを防ぐためにも、アメとムチの内容が社員にとって適切であるかどうか、日々チェック必要があります。チェックすることで、アメとムチの与え方の間違いを減らすことができます。
このアメとムチを活かすことで、社員が受け持つ業務への集中力を維持することができ、モチベーションの管理に繋がります。
内的動機付けとは
「内的動機づけ」とは、社員のモチベーションや信頼性などのことを指します。「外的動機づけ」よりも優位度が高く、うまく活用することができればモチベーション向上につながります。
ある実験では、「外的動機づけ」のみの被験者よりも「内的動機づけ」のみの被験者のほうがより優れた結果を出すことができたという結果が出ています。
このようなことから、「外的動機づけ」よりも「内的動機づけ」が優先されやすい傾向があります。「内的動機づけ」を適切に与えることにより、最終的には「外的動機づけ」をせずに業務へ取り組んでくれるようになるでしょう。
しかし、社員によって、自分の興味がない仕事に対して積極的に取り組むことができないという場合も考えられます。そのような問題を解決するためにも「内的動機づけ」と「外的動機づけ」の2つを併用する必要があります。
モチベーションが低下してしまう原因
次に、そもそもなぜモチベーションが低下するかを見ていきましょう。今回は、3つの要因に分けて解説します。
- 個人要因
- 対価要因
- 組織要員
個人要因
1つ目に「個人要因」が考えられます。「個人要因」とは、社員の日常生活における疲労のことを指します。
日々の生活での睡眠不足や、プライベートで問題が生じてしまうと、業務へのモチベーションも低下してしまうことがあります。社員の個人的なことに介入することは問題視されているので、本人から自発的に相談が可能な関係性を築くことが重要になります。
対価要因
2つ目に「対価要因」が考えられます。「外的動機付け」で適切な報酬によるモチベーション向上について述べていますが、労働の対価として報酬があまりにも低い場合は、モチベーションは低下してしまいます。「努力しても報われない」と感じる社員が増加してしまうと、企業全体の生産性に影響を与える可能性があります。
組織要因
3つ目に「組織要因」が考えられます。社員の中には現在の業務に順応することができず、努力を重ねても失敗してしまうという場合が考えられます。失敗を繰り返してしまうと、社員は自信を失い、モチベーションが低下しまいます。
また、現在の業務に対して目標が曖昧で、何のために業務を行っているのかという疑問が生じると、モチベーションが低下してしまう可能性があります。
モチベーションを維持する方法
では、どのような対策を取ればモチベーションを維持させることができるのでしょうか。
先ほど解説した3つの要因それぞれについての対策方法を紹介します。
- 個人要因に対するモチベーション維持
- 対価要因に対するモチベーション維持
- 組織要因に対するモチベーション維持
個人要因に対するモチベーション維持
個人要因は、たとえプライベートな問題であるとはいえ、業務に影響を及ぼしてしまうほどの問題であれば、社員に対して指導が必要となります。
命令や強制するような態度や口調では、近年問題視されている「ブラック企業」や「ハラスメント」と認識されてしまうかもしれません。社員との間に確かな信頼関係を築くことができていれば、ハラスメントなどと捉えられることなく、素直に聞き入れてくれるでしょう。
どのような企業でも、日頃の社員とのコミュニケーションは重要です。信頼関係というのはすぐに構築されるものではないので、継続的なコミュニケーションが必要になります。社員の成長を少しでも感じ取ることができたら、褒めて伸ばすことがモチベーション維持につながります。
対価要因に対するモチベーション維持
給料や報酬に対しての不満は、常にあるものです。努力しても給料が上がらないという社員側の不満に対し、給料を上げることができない経営者側にも理由は考えられます。
モチベーションを維持するための対価要因は、金銭的な報酬のみであると考えがちですが、それ以上の要因として承認欲求があると言われています。
給料がアップしたとしても、それは一時的なモチベーション向上であって、維持させるということは難しいです。人間は誰でも、認められたい、周囲から尊敬されたいという欲求を持っているものです。
社員に励ましの声をかけてあれば、給料面の報酬以上のモチベーション維持につながる可能性があります。
組織要因に対するモチベーション維持
組織要員に対してのモチベーション維持の方法として、まずは何のために業務を行っているのかを明確にし、それを共有する必要があります。
日々の業務がどのようなことに必要なのか、業務を行うことでどんな人に役立つかなどを、社員が納得するような具体的な理由を説明しましょう。
モチベーション管理システム
モチベーション管理システムとは、社員の業務にモチベーションに関する問題を把握し、それを解決することにより生産性の向上や、離職の防止を図るためのシステムです。
これまでは管理側の経験や、直感のみで社員のモチベーションの判断を行っていた企業が多いですが、モチベーションに関する問題は目に見えない曖昧なものです。このような部分を数値化し、客観的なモチベーションの把握と低下の要因を計測できるため、業種を問わず様々な企業が導入を進めています。
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モチベーション管理システムの導入ポイント
では実際にモチベーション管理システムを導入する際に、どのようなことに注目し、選定を行えばよいのでしょうか。今回は導入の際のポイントを3つに分けて解説します。
- 導入の目的を明確にする
- 企業に必要な機能を把握する
- 操作性の良さを確認する
導入の目的を明確にする
導入を検討している際に目的にズレが生じないよう、モチベーション管理システムを導入する目的を正確に確定しておく必要があります。
「生産性を向上させるため」「社員のモチベーション把握」「人材の適切な配置」など、様々な効果を発揮するために導入を行います。目的を明確にしておくことで、企業に必要な機能や利用方法などを細かく見極めることができます。
企業に必要な機能を把握する
ひとえにモチベーション管理システムといっても、企業が求める目的に応じてシステムの種類があり、機能や強みが大きく異なります。社員のモチベーション向上を図るためにシステムを導入したのはいいが、機能によりモチベーションを把握することができなければ意味がありません。
企業が重視する効果をより発揮できるのはどのシステムなのかを選定していくことが重要になります。
システムの操作性を確認する
モチベーション管理システムは、社員のアンケート回答の結果を用いて活用するものです。回答しにくい操作性のものを導入してしまうと、思うように回答が集まらずにモチベーションが変化してしまう可能性があります。
担当する社員が操作しやすいものや、コミュニケーションツールとの連携が取りやすいものなど、様々な視点から扱いやすさを確認していくのが良いでしょう。
企業にあったモチベーション管理を行いましょう
業務に対するモチベーション維持のためには、社員との日々のコミュニケーションが重要です。給料アップなどの外的な要因よりも、承認欲求のような内的な要因を満たすことを心がけましょう。
また、社員とのコミュニケーションが希薄化しがちな働き方が浸透している今だからこそ、企業にあったモチベーション管理システムを導入、活用し、社員の高い水準でのモチベーション維持を目指しましょう。
