昨今、働き方改革により勤務時間が見直されています。会社全体で時間短縮を目指すには、一人一人の業務を改善する必要があるでしょう。個人の生産性が高まれば、社員のモチベーションも上がっていきます。そこで今回は個人で業務効率化を目指す方法を見ていきましょう。

個人で業務効率化を目指す理由

業務効率化には個人の意識改革が必要です。たとえ、会社や組織で生産性向上の目標を立てても、一人一人の考え方や行動を変えていかなければ、全体の業務内容は以前と変わりません。

そのためにも、まずは個人の業務効率化を目指す必要があるのです。そして、業務内容を見直すメリットは想像以上に大きいと言えます。例えば、個人の業務時間を短縮できれば、違った仕事も依頼可能です。仕事がうまく機能するだけでなく、今までと違った仕事を任された社員のモチベーションも上がるでしょう。

また、効率化が実現すると、定時で退社できる社員が増えます。自分の時間が増えれば仕事とプライベートの両立化が実現し、さらに仕事への生産性が上がっていくはずです。以上のように、会社全体の効率を上げるには個人の仕事を見直す必要があり、一人一人の生産性を上げるメリットは数多くあります。

個人でできる業務効率化

個人でできる業務効率化は次のとおりです。

業務をリスト化する

個人で業務効率化を目指すにはリスト化するのが良いでしょう。具体的に日々の業務を見える化できれば、設定したゴールまでスムーズに進められます。リスト化する内容は一日の業務量・優先順位・一日のスケジュールの3点。まずは現在抱えている業務量を見直していきましょう。

自分が行うべき業務・他の社員へ任せられる業務・やらなくて良い業務に分けると良いです。日々の業務を調べてみると、意外にも依頼できる仕事や不要な業務が出てきます。いかに抱えている業務を少なくするかがポイントです。自分自身で何でもやりたくなる方もいますが、依頼するのが悪ではありません。

実際に仕事ができると言われている方も、うまく他の方へ引き継いでいます。そのためにも、日々引き受ける仕事は考えていくべきでしょう。すべて受けてしまうと効率化の実現が困難となります。そして、次に行うのは業務の優先順位付けです。詳しくは次から見ていきましょう。

業務の優先順位をつける

業務のリスト化ができたら優先順位付けを行っていきましょう。順位付けの際は緊急性と重要度を軸に考えていくのが一般的です。まずは業務量を見比べた上で緊急性の高い業務から見ていきます。取引先からの納品期限が迫っている案件や、上層部より依頼されている案件が該当。次に重要性の高い業務をチェックしていきます。

例えば、セミナーで知見を深めたり、人材教育を行ったり。すぐやる必要はないものの、長い目で見ると大事な業務が該当します。緊急性と重要度共に高い業務は早急にやらなければいけません。

次に注目すべきは緊急性が高く、重要度が低い業務です。メール対応や電話が該当するものの、実は他の人へ頼める業務が多いです。重要度が高くないため、自分自身でなくても良いケースが大半。業務効率化できる枠と言えるのです。そして、緊急性が低く、重要度が高い業務に時間を掛けたいところ。前述したセミナーや教育の実施は後に効果としてあらわれてきます。

以上のように、業務の優先付けは効率化を目指す上で重要な取り組みです。

テンプレートを作る

業務効率化を実現するためにはテンプレートの作成が欠かせません。あらかじめ型を作っておけば、作業時間も大幅に減ります。とくに注目したいのはメール対応です。テレワークの推進により、メールでのコミュニケーションが増えたはず。毎回一から作成するのでは時間もかかります。

そのため、報告書・送付状・Q＆Aなどはテンプレートを作っておくと良いでしょう。作成に手間が掛からず、手入力によるミスも防げます。また、日頃行っている業務をマニュアル化しておくのもおすすめです。急な退職や新人育成の際に役立ちます。

とくに新人を育てる場合はマニュアルがあると効率的。マニュアルを見てもらい業務の把握ができるため、常時付き添って教える必要はありません。テンプレートとマニュアルは効率化を図る上で欠かせないツールです。時間をかけて丁寧に作成していきましょう。

単語登録をする

頻繁に使う単語はあらかじめ登録しておくと良いでしょう。パソコンに登録しておけば、入力の手間が格段に減ります。とくに住所や人の名前を毎回打つのは非効率であり、誤ってメールをしてしまえばイメージが下がってしまいます。

そのためにも、使用頻度が多く、難解な単語は登録しておきましょう。登録方法はいたって簡単。Windowsであれば画面右下「あ」「A」を右クリックし「単語の追加」から設定できます。入力項目には「単語」「よみ」があり、それぞれ入れていきましょう。

例えば、単語に「単語登録」よみに「た」と入力すると、文字入力時に「た」と入れるだけで選択候補に「単語登録」があらわれます。さらに当機能は文章登録も可能です。例えば単語に「お世話になっております」よみに「お」と入れるだけで、「お」を打てば「お世話になっております」が選択で出てきます。以上のように、単語登録機能は日常業務の便利なツールです。

ショートカットキーを活用する

ショートカットキーは単語登録と並んで欠かせないツールです。ショートカット操作を覚えれば入力の手間が省けるだけでなく、マウスを使う機会も減ります。無駄な動作が減るため、生産性の向上が見込めるのです。覚えておきたいのは「Ctrl + S（保存）」「Ctrl + Z（戻る）」など。

とくにエクセルを使う方は習得しておきたい操作になります。意外と知られていないのは「F2（ファイルやフォルダ名変更）」「F4（エクセルで前の動作をあらためて行う）」などです。活用すると作業がスムーズに進むため、ひとつずつ取り入れていきましょう。

業務フローの見直し

業務フローの見直しは欠かさず行っていきましょう。スケジュールの見直しとも置き換えられ、普段の流れを確認しておく必要があります。業務をリスト化し、優先順位を付けても、取り組む流れが悪ければ非効率です。例えば、雑務を朝に行うのはおすすめできません。

なぜなら、午前中は最も効率が上がると言われている時間帯だからです。朝は頭を使うむずかしい業務に取り組み、午後に簡単な作業を入れると良いでしょう。業務の組み立ても効率化を上げるために必要です。

「報連相」を定期的に行う

報連相は定期的に行っていきましょう。コミュニケーションが上手く取れていれば、問題が発生するリスクを防げます。意思疎通が普段から取れているため、事前にミスを防ぐ方法も共有できるはずです。万が一問題が起こったとしても、上長や経験豊富な管理職から対処方法を教えてもらえます。

結果的に早急な問題解決につながり、必要以上に業務が増えることはありません。あらためて社会人の基本でもある報連相について直してみましょう。

個人業務の効率化で生産性アップ！

社内の業務効率化を目指すには、個人業務の見直しが必要です。まずは業務をリスト化し、仕事の優先順位付けを行っていきましょう。

あらためて見返してみると不要な業務や他の人へ依頼できる仕事があるはずです。必要な業務だけに取り組めば生産性は上がります。そのためにも、業務効率化の必要性を再認識し、実現に向けて行動していきましょう。