人事評価はどう決まる？決め手となる項目について詳しく解説！
能力や業績への貢献度に応じて社員を評価する「人事評価」は、社員にモチベーションを与えることができる、社員自身と企業全体の成長には欠かせない制度です。しかし、同時に社内からの不評を招きやすく、適切に評価ができなければ離職率が上がる原因にもなります。そんな「人事評価」で最も重要なのが、適切な評価を導き出す”評価項目”です。
今回は、「人事評価をこれから導入したい」そして「すでに導入しているが、評価の精度をもっと上げたい」人事の皆さんに、正しい人事評価を下すためには何に基づけばいいのか、重要な評価項目について詳しく解説していきます。
人事評価とは
人事評価とは「従業員の働きぶりやスキルの評価をするもの」です。人事評価を導入することで、社員の労働満足度を向上させ、更なる業務パフォーマンスの改善につながり、引いては企業の業績向上につながります。
人事評価で軸となるもの
それでは、人事評価の構造を見ていきましょう。人事評価は「評価制度」「等級制度」「報酬制度」の3つの制度から構成されており、相互に影響を与えています。
評価制度
世間一般でイメージする人事評価のことを指します。一般職社員による「自己評価」と管理職社員による「他己評価」によって、期間中における業務パフォーマンスを定量的に評価することを言います。人事評価の根幹をなす部分であり、等級制度に対しては評価制度で一定以上評価された社員の役職昇進という形で等級を決定します。また、報酬制度に対しては評価制度で決定した期間内の業務パフォーマンス評価によって、賞与・昇給などの報酬を決定します。
等級制度
能力・職務・役割などによって従業員を区分し、序列をつける制度のことです。例えば、半期ごとの人事評価によってAの評価を2期連続で獲得することで、一般職の等級Ⅰから等級Ⅱに昇進するといったようなことを指します。等級制度も他2つの制度に関与しており、評価制度に対しては社員の等級に基づいて、評価の項目を設定します。項目を同等にしては、等級Ⅰのような新入社員は入社歴が浅く知見がないため、等級Ⅱなどの経験豊かな中堅社員と比べて公正な評価ができないためです。報酬制度に対しては社員の等級に基づいて、基本給を変動させることで等級と報酬が連動するように設定します。
報酬制度
評価制度や等級制度に基づき、給与や賞与、退職金を決定する制度のことです。報酬制度は、評価制度に大きく影響を受け、評価制度によって社員それぞれに企業の経営目標に合った創意工夫や努力を周知し、最も貢献度が高かった社員に一番の報酬を支払うことで、企業が業績向上に向けて社員に求める行動を促すことができます。さらに、企業側には人件費を適切に配分することができるため、費用の圧縮にも繋がります。
人事評価の項目
続いて、人事評価をどう規定していくべきなのか解説してきます。人事評価の決定要素となる3つの項目「業績考課」「能力考課」「情意考課」について見ていきましょう。
業績考課
社員が規定期間中において企業の業績に寄与した度合いを客観的に評価することです。主に「評価制度」に関わってくる項目です。一般的には「自己評価」と「他己評価」の2段階によって評価をします。まずは社員当人が人事より提供される「評価シート」の質問項目に基づいて、自分の業務パフォーマンスをA・B・Cなどの段階で評価します。そして、上司である管理職社員が同じように「評価シート」に基づいて段階評価します。その後一般職社員と管理職社員が面談にて、それぞれの評価結果の違いについてフィードバックをし、管理職社員から人事に自己評価・他己評価が記入された「評価シート」を提出します。
能力考課
業務遂行の上で必要になる知識やスキルを評価することです。「評価制度」「等級制度」「報酬制度」全てに寄与してくる項目です。
スキルとしては、業務理解力やコミュニケーション能力、企画提案力やチームマネジメント力、交渉スキルなどが挙げられ、上司が業務パフォーマンスを通してスキルの習熟度を評価します。
情意考課
社員の仕事に対する姿勢や態度を評価することです。主に「評価制度」に寄与する項目で、資格やスキル・1人当たりの売り上げなどとは違い、定量的に測れない対人スキルを評価する重要な指標です。
- 偏った良い特徴につられ全体の評価も高くしない
- 気遣いから評価を甘くしない
- 極端な評価を避けて評価が中央に寄ってしまう
他の2つの考課に比べて定性的な項目のため注意して評価を行いましょう。
人事考課の評価項目
それでは、人事評価の評価基準となる「業績考課」「能力考課」「情意考課」は具体的にどの点に焦点を当てて査定していけばいいのでしょうか。押さえるべきポイントをそれぞれ解説していきます。
「業績考課」の評価項目
企業の業績にどれだけ貢献したか、主に4つの評価項目に分けて査定します。
①業務目標達成度
具体的に売り上げ〇〇万円やタスク処理率◯％アップのように具体的な数値で与えられる目標をどれだけ達成したかによって業績寄与度を評価します。職種としては営業やエンジニアなど対外的なポジションで重視される項目です。
②設定課題解決度
期首において、上司である管理職社員が複数個の課題目標を一般職社員に設定し、期末までにそれぞれの課題をどれだけ達成することができたかを評価します。例えば「発注プロセスを効率化する」であったり、「経理処理のミスを最小限に留める」「メンターとして新人社員の育成を行う」など定性的な目標に対して、期間中の業務パフォーマンスを上司が評価します。庶務や経理、人事、経営など対内的なポジションにおいて重視される項目です。
③通常業務成果
ルーティンワークとなっている基礎的な日常業務における成果を評価します。例えば、「電話対応を丁寧にわかりやすく行なっている」や「印刷のミスがなく、資源の無駄遣いをしていない」など一見当たり前のように見える日常業務における改善点や独自性にフォーカスする項目です。
④業務遂行プロセス
業績向上や課題解決に対してどのように考え、取り組んだかを評価します。具体的には社員が自己評価で取り組みや工夫について言語化し、それに基づき上司が査定を行います。この項目によって、期間中では絶対に解決しきれない目標や解決困難な課題に対しても、社員がモチベーションを落とすことなく取り組めるように促すことができます。
「能力考課」の評価項目
業務遂行上必要なスキルについて、主に5つの評価項目があります。
①企画提案スキル：企画を提案し承認させる力
②業務実行スキル：担当業務をミスなく効率的に実行する力
③改善能力：既存業務の無駄への着眼点を持ち、改善を提言する力
④リーダーシップ：ビジョンを掲げて周囲の社員を巻き込む力
⑤危機管理能力：リスクを洗い出し、事前に対策を施して回避する力
これらは上司によって、業務現場でのパフォーマンスに基づいて評価されます。
④⑤は特にチームリーダーや現場責任者など、一般職ながら責任ある立場を担う社員において重視されます。
「情意考課」の評価項目
主に下記の4つで規定されます。
①「規律性」：経営理念や会社規定を遵守していたか
②「積極性」：自発的に新分野などに挑戦しているか
③「責任性」：等級に求められる責任を果たしているか
④「協調性」：自己完結せずに他の社員の業務支援や連携を行なっているか
これらは基本的に社員が自己評価をし、上司がそれを元に他己評価することで2段階で査定を行います。
人事評価を行うときのポイント
人事考課の項目について、企業が独自に設定しているため、客観性が疑問視されることがあります。そのため、なぜ人事評価を行うのか社員に公示するべきです。
どういったスキル・資格が理想の社員像の写像であるのか解説し、どういった質問項目によって業務パフォーマンスを評価するのか、社員に公開しておくことで、各々が理想の社員像に近づこうという自己研磨の効果が見込めます。
特に、重要な点として評価が属人化しないように努めることです。よくある問題として、上司によって評価が分かれることが挙げられます。そのため、評価項目を定量化するように努めてください。さらに、上司の業務配牌によって売り上げ達成の容易さが変わることも問題ですので、与えられた業務に対してその社員がどのようなプロセスで取り組んだのかについての評価項目も用意しておくことが重要です。
人事評価を行うときの注意点
社員も上司もどちらも主観性を持った人間ですので、評価に贔屓や偏見そして悪意が込められることもあります。制度では全てを排除することはできませんので、提出された評価に対して人事側で「果たして客観的であるかどうか」、データを分析して傾向を捉えることで、悪意を見抜く準備をしておくことが大切です。
⇒目標管理ツールについて詳しく知りたい方はこちら
項目を工夫してより良い企業にしよう
人事評価の項目を細かく定義することにより、評価の精度が上がり、社員が会社に貢献するインセンティブを最大化することができます。また、自社の企業理念や企業ルールに照らし合わせて項目を工夫することで、企業風土の向上にも努めることができます。
