人事評価システムとは？導入のメリットや選定比較ポイント
現在、人事評価はどのように行っていますか？エクセルシートで管理をしていたり、システムを導入していたりする企業様々だと思います。
人事システムを導入し、業務効率化を行っている企業も増えてきました。
今回は、人事評価システムについて、そして、人事評価システム導入の効果や選び方を徹底解説致します。
人事評価システムとは？
人事評価システムとは、社員の人事評価を効率よく、そして評価を行う従業員の負担を軽減するシステムです。また、評価基準が明確になるため、適切な人事評価を行うことが可能になります。
そのため、人事評価システムを導入することで、人事評価に不満を抱きにくくなり、結果として離職率防止や営業実績に直結するため、近年導入企業が増加しているのです。
人事評価システムでできることは？
人事評価システムといっても、様々な機能があります。その機能の中でも代表的なものに絞ってご紹介いたします。
- 社員のスキルが一覧で表示可能、評価結果を視覚的に把握
- 目標管理と人事評価を一括で管理が可能
- CSVファイルに書き出しが可能
- 手軽に人事評価が可能となり、社員の負担が軽減される
①社員のスキルが一覧で表示可能、評価結果を視覚的に把握
人事評価とは、どの企業でも年に1回は行われているのではないでしょうか。その評価を継続的に評価でき、結果を資格として把握できるのが特徴です。
例えば、どのプロジェクトに関わり、どのようなプロセスでどういった成果を残すことができたのか、その評価を上長はどう評価しているのかがひと目でわかります。
また、この評価やスキルはグラフ化することができるため、従業員の強みや部署の強みを見ることができ、研修や採用の手助けにもなります。スキルナビでは、ワンクリックで部署移動した際のシミュレーションをすることも可能となっています。
②目標管理と人事評価を一括で管理が可能
目標シートや人事評価を別シートで管理している場合、ひとつの画面で確認・管理することができます。
スキルナビでは、目標の設定や管理・タスクの進捗報告からその評価を点数で可視化することができ流ため、人事評価をする際に発生していた業務が効率化でき、残業時間も大幅に削減できたという事例もございます。
⇒導入で、140日分の工数を削減：日産トレーデイングオペレーションジャパン株式会社様
③CSVファイルに書き出しが可能
スキルナビでは、CSVファイルに書き出しが可能です。CSVファイルを用いることになるのは主に以下のような場合です。
- Excel・データベースソフト間でファイルをやり取りする
- Googleアナリティクスのアクセスレポートを出力する
- Excelを持っているか不明な相手にデータを送る
- ファイルのデータ容量を軽くする
- 表計算データをオープンソースで配布する
どんなファイルでも確認が可能なCSVファイルで出力できることは、人数が増えてきた際にも汎用性が高く、メリットと言えるでしょう。
④手軽に人事評価が可能となり、社員の負担が軽減される
人事評価は従業員一人ひとりに行われるものですから、部下の多いマネージャーにもなると一苦労です。そのため、スマホなどで簡単に入力できるクラウド型の人事評価システムが注目されています。
リモートワークにも適応した、人事評価システムを導入することでスムーズな人事評価を行うことが可能です。
人事評価システムを導入するメリット
人事評価システムを導入することでどのようなメリットや効果を期待できるのでしょうか。
簡単に評価ができるため、社員の負担軽減⇒業務効率化！
先ほども記載いたしましたが、人事評価は部下を持っていればいるほど負担になる作業です。これまでの業務を一つ一つメモとして残しておく必要があったり、日頃から全員のことをみて把握しておく必要があります。
しかし、忙しい中全員の評価を日頃から行う事は不可能に近いのではないでしょうか。
人事評価システムを導入することによって、この業務を効率化することができます。運用の自動化や評価の軸を定めることができるため、作業効率することが可能です。
社員のスキル管理を行うことが可能⇒人材の適材適所配置
従業員のスキルをエクセルや紙で管理していると、すぐにスキルの確認を行ったり、グラフ化して別の人との比較をすることが容易ではありません。
人事評価システムでは、スキルのグラフ化はもちろん、部署全体のスキルを可視化したり、人事異動を行った際のグラフの変化もワンクリックで確認することが可能です。
人材マネジメントはもちろん適材適所の配置を行うことができます。
従業員の向上心・帰属意識の向上⇒離職率低下
従業員の評価は現在適正に行えていますか。そう聞かれた際にどきっとしてしまう人事の方や評価者の方は少なくないのではないでしょうか。
人事評価とは、従業員の給与や昇級を決めるものなので、公平にそして満足度の高い人事評価制度を運用する必要があります。
スキルナビでは、自己評価と上長の評価を見て評価の乖離を知ることができ、コメントから何が足りていないかを伝えてもらえるため次回の評価までに行わなければならないことが明確になります。
そのため、納得感のある人事評価の運用が可能で、頑張りが評価されるとわかれば向上心や帰属意識に繋がるでしょう。
この人事評価がうまく回れば結果的に離職率も低下していきます。
人事評価システム導入の際の注意点
ここからは人事評価システムを導入する際の注意点を紹介します。
適切な運用ができるまで時間がかかる
人事評価システム導入が決まっても、どの工程をシステム化するのか、どこでも運用するのか、自社に合うシステムなのか、など導入するまでに決めなければいけない項目がたくさんあります。
そのため、スムーズに運用できるようになるまでに多くの時間がかかってしまう場合があります。
コストがかかる
人事評価システムを導入し運用するためにはコストがかかってしまいます。
導入したい機能や導入のメリットとコストが見合っているか確認する必要があります。
さまざまな人事評価システムがあるので、コストやメリット、導入の目的を踏まえて比較し、選定するようにしましょう。
社員に納得してもらう
人事評価システムを導入することによって、今までの評価システムとの変化に不安を感じてしまう社員もいます。
社員の不安を払拭し、安心してもらえるように、システムや評価基準について明確に説明し、納得してもらう必要があります。
人事評価システム導入後に見込める効果と事例
1．ソフトバンク株式会社
ソフトバンク株式会社では、従来の通信キャリア事業の他に、新領域事業という2つの側面を持ち合わせた業務運用が行われていました。そのため、どちらかに偏った人材育成ではなく、双方で活躍できる人材を育成する必要性がありました。そこで、人材の育成ツールとして、スキルナビの導入をしました。
ソフトバンク株式会社は、IT領域の1,000名の社員を対象に職種の情報を入れ、「現在のスキル」、「今後どのような職種をやってみたいか」、「今までの業務経験に対する診断」の3段階の診断を行いました。これらの診断結果をもとに、人材の現状を把握し、社員育成をする方針を考えています。今後は、スキルナビを活用することでスキル診断の内容を調整しながら、正確に現状を把握し、社員の適材適所の選定をする予定です。
2．日産トレーデイングオペレーションジャパン株式会社
日産トレーデイングオペレーションジャパン株式会社は、人事評価の改善を目的にスキルナビを導入しました。元来、日産トレーデイングオペレーションジャパン株式会社では、業績評価とコンピテンシー評価に関して、Excelによる管理を行い、紙ベースで運用をしていました。しかし、この紙ベースでの運用が社員増加に伴った組織構造の変化によって、Excelシートの膨張というデメリットとして顕在化した背景があります。
日産トレーデイングオペレーションジャパン株式会社では、スキルナビを導入することで、Excelを主体とした目標管理シートを廃止し、全てをシステム上での運用に切り替えました。その結果、人事・社員を合わせて約140日分の工数削減を実現し、さらに、担当者の100時間にも及ぶ残業時間の削減も可能になりました。
3．株式会社クロスキャット
株式会社クロスキャットは、人事情報の管理のためにスキルナビの導入を開始しました。さらに、人事情報だけでなく社員のスキルに関する情報、キャリア情報、経歴、保有資格、居住地域などのデータを一元的に管理しています。
今後は、コロナ禍に伴ってテレワーク環境で、1人で働く際のコミュニーケーションをカバーすることを課題としています。そこで、スキルナビを活用することによって、システム内でキャリア情報を公開し、すぐに聞きたいことを聞ける「SNS」としての側面で、スキルナビの活用を検討しています。
4．三井住友トラスト・システム&サービス株式会社
三井住友トラスト・システム&サービス株式会社では、元来設けていた「職務能力リスト」という職務基準で目標管理をしていました。しかし、他のタレントマネジメントシステムでは、「職務能力リスト」と目標管理を紐付ける構造がなかったことから、スキルナビ導入を決めました。
三井住友トラスト・システム&サービス株式会社では、スキルナビの「目標管理機能」を活用し、人事評価の履歴を残すだけでなく、職務達成やスキル向上に向けた社員教育を実現しています。
5．エイデイケイ富士システム株式会社
エイデイケイ富士システム株式会社は、スキルナビを活用して、搭載されたスキルへの回答や目標達成からスキルを蓄積させるとともに、社内の業務・機能・役割などのタスクを一元的に管理しました。その結果、社内で勤務する人材の能力状況を可視化でき、レベル別で人材の分布の把握が可能になりました。
これらにより、人事評価期間に設定した目標に関して、連動したスキル向上計画とその実行が実現したのです。
人事システム導入の比較ポイント
人事評価システムは、メリットもありますが、導入目的を明確にしておかなければ機能しません。なぜなら、今までのシステムに慣れているため業務効率のためといっても慣れるまでは懸念されることがあります。
- なぜ導入するべきなのか
- いつまでに導入するべきなのか
- どの部分を効率化したいのか
- どの部署がどう運用し、浸透させていくのか
- 自社の人事評価制度との相性
- 他のシステムと連携できるか
- セキュリティが十分かどうか
この項目を明確にしておくだけで、どの評価軸でシステムを選定する必要があるのかを決定することができます。
①なぜ導入するべきなのか
まず、人事評価システムを導入するためには、なぜシステムを導入するのかを決めておくことが重要です。
現在、人事評価においてどのような課題があるのか、なぜ人事評価システムで解決できると感じているのかなど明確にしておくことで、システムの比較がしやすく、選定しやすくなります。
②いつまでに導入するべきなのか
人事評価システム導入はどのシステムを導入するのか、どういった機能を入れるかによって導入までの期間が変化します。
そのために、いつまでにシステムを導入しなければならないのかを明確にすることで、取捨選択するものや、選定するシステムに変化が出てきます。
③どの部分を効率化したいのか
人事評価システムで効率したいことはどの部分なのか、優先順位をつけるのがおすすめです。
残業が発生しやすい項目や進捗が遅れやすい項目などを明確にし、その順番で解決していくのが良いでしょう。
④どの部署がどう運用し、浸透させていくのか
人事評価システムを導入した際に、運用するのはどの部署なのか決まっているでしょうか。人事評価と聞くと、人事部が統括するのかもしれませんが、情シス・経営企画部などが関わる可能性があります。
そのため、運用フローや社内の連携を早めに考えておくのが良いでしょう。
⑤自社の人事評価制度との相性
人事システムを導入する際には、自社の人事評価制度との相性を確認することも必要です。
新たに人事評価システムを導入するからといって、評価の仕組みを大きく変更する必要はありません。
現在の評価制度でうまく回っている企業の場合は、現在の評価制度をそのまま導入できるよう、自由度を高く設定できるシステムか比較する必要があります。
また、現在OKRやMBO、360度評価などを既に採用しているのであれば、これらに対応しているシステムを選ぶといいでしょう。
⑥他のシステムと連携できるか
他のシステムと連携できるかどうか確認することも重要です。
勤怠や残業管理、給与計算システムや会計システムなどと連携できると、効率的に業務を行えるようになります。
人事評価システムを上手に活用すれば、さまざまな情報の一元化も可能です。
人事評価システムを比較する際に確認しておきましょう。
⑦セキュリティが十分かどうか
人事評価システムを比較する際に必ず確認してほしいのがセキュリティ面です。
人事評価システムは社員の個人情報や評価などを扱うため、情報漏洩してしまっては会社の信用を失いかねません。
セキュリティ面については厳しく見るようにしましょう。
サポート体制の整っているスキルナビの導入を
スキルナビでは、導入が不安なお客様にも安心してシステムを導入いただくためにカスタマーサポートを充実させています。
また、システムもクラウド型で管理しやすく、汎用性の高いデータを出すことが可能です。
この機会にぜひスキルナビの導入をご検討ください。
