要員計画とは？計画の立案方法や注意すべきポイントを解説
企業にとって重要なリソースには「人」が含まれており、昔と異なり量ではなく質が重要視されています。人材の流動性が高くなった現在、計画的な運用を行わないと離職のリスクに直結します。今回紹介する「要員計画」は、人材をうまく活用して企業の生産性を高めるためには欠かせないものです。また従業員のモチベーションを高め、離職リスクを防止するための役割も担っています。
要員計画とは？
企業が掲げている目標達成のために、人員を中心とした戦略構築を「要員計画」といいます。おもに以下のような計画があげられます。
- 従業員の配置
- 人材の採用
- 能力の開発
人材の量から質を重視するようになった時代で、企業として成長するためにも「人」に関した新たな戦略が求められています。各従業員のスキルやキャラクター、潜在能力などを十分に見極めて、うまく業務に活用させる必要があるでしょう。
また新規事業の立ち上げにともない、人材が足りていなければニーズを満たした新しい戦力を集めます。もちろん新しい人材だけでなく、既存の従業員の育成も欠かせません。このように企業としての要でもある「人」をうまく活用することで、今後のさらなる飛躍につながります。
要員計画の目的
要員計画の目的は、今後の予測が難しいなかでも、企業として重要なリソースの1つである「人」の戦略構築を明確化することです。深く考えずに従業員を募集、配置しても、うまく活用できない可能性が高いです。人材の採用やスキルの成長など、多岐にわたるポイントをうまく工夫すれば、企業の目標達成につながるでしょう。大切なのは、人材の補充とその後の教育体制を整えることです。
要員計画と人員計画の違い
類似する言葉に「人員計画」があります。どちらも同じように使用される場合もありますが、深堀りすると意味は異なります。本来「長い視点でみたときの、人材に関する計画の構築」を指すため、要員計画の一部といえるでしょう。
具体的には採用や異動、人員配置といったプランが含まれます。実際には、息が長くなると予想される事業の立ち上げや、今後の市場の変化を見据えた採用活動を実施するときに用いられます。
要員計画と採用計画の違い
「採用計画」も同様に、類似する言葉としてあげられます。こちらはおもに企業としての方針や事業内容を把握したうえで、新規の人材追加が必要となったときに考えるものです。採用する人材の人数を決める方法として、以下の2種類があります。
- 各チームで必要な従業員を集計する方法
- 全体の人件費や事業の規模から必要な従業員を集計する方法
中長期的な視点だけでなく、年度ごとの視点も考慮しつつ、募集内容やスケジュールを立てます。
要員計画の2つの方式、トップダウンとボトムアップ
計画を立案する際は「トップダウン方式」と「ボトムアップ方式」の2種類の方法で進めます。前者は企業の成果や戦略を中心に、設定された予算から人材の数を計算します。指標となる項目は以下のとおりです。
- 売上
- 価値があるか
- 人件費の割合
- 労働の比率
これらを考慮したうえで、どの程度の人数を許容できるのかを決めます。
一方、後者は各チームの作業量や従業員の意見をもとに、人材の人数を計算します。過不足のない人材補充をするためにも、チームごとの現場でなにが求められているのかを把握することが大切です。
また前者の方式では望んでいるほどの補充がされず、後者の方式ではコストがかかり過ぎるケースが多くみられています。どちらか一方に比重を置くのではなく、両方の長所・短所をうまく活かして運用する必要があるでしょう。
要員計画の立て方
実際に要員計画を立てるときに、どのような手順を踏めばいいかわからない人もいると思います。こちらでは4つの段階に分けて説明します。
- 現状の分析
- 事業計画の確認
- 需要と供給のギャップの確認
- 計画を作成して実施する
現状分析(供給の分析)
最初の段階では、従業員の能力や現在の仕事内容を理解・分析することからはじめましょう。従業員について理解しないと、どのようなスキルを保有している人材が必要なのかを明確化できません。従業員の能力を把握するためにはデータベースの作成が望ましいですが、それ以外の方法ではスキル表の作成がおすすめです。質問形式のチェックシートだと従業員の負担も少なく、スピーディーに情報を集められるでしょう。
その他にも過去につけた評価表があると、さらに分析がしやすいです。能力だけでなく、年齢や給与といった情報も把握していれば、離職リスクの対策にもなります。
事業計画の確認(需要の予測)
次の段階では、企業の方針やプロジェクト内容を確認して、どの時期に何人の人材が必要になるのかを考えましょう。予想した時期や人数をもとに、初期段階で分析したスキル表を参考にしつつ、どの従業員が条件に適しているのかを検討します。調整後に、なにか不都合な事態が起きないかを注意することも大切です。事前に現場を調査し、従業員の声を参考にするのもおすすめです。
労働需要と供給のギャップ、バランスの確認
スキル表を参考にしてどの従業員が適しているのかを調べると、人数の過不足の有無がわかります。この段階では、発生したギャップを埋めるために調整を行いましょう。うまくバランスをとるためには、以下の方法があげられます。
- 人材の採用で人員を補う
- 既存の従業員の教育体制を強化する
- ツールやシステムを導入する
専門性の高いプロジェクトの場合、高いスキルを保有している人材を確保できれば即戦力となるでしょう。また研修による能力の底上げを行えば、持続的な生産性向上にもつながります。しかしどの方法も時間や資金などのリソースが必要となるため、すべての企業に当てはまる正解はありません。企業の状況にあった選択を行う必要があります。
計画の作成と実施
これまでの段階をふまえて、企業方針やプロジェクト内容にあわせてプランを作成・実行します。このときに注意すべきポイントは複数あります。人材の確保が必要になった場合は、以下のような点を考える必要があるでしょう。
- どのようなタイミングで行うのか
- 代行業者を利用するのか
- 募集時の条件はどうするか
- 誰が担当するのか
既存の従業員に対して教育を実施する際も、同じように考えるべき点がたくさんあります。プランの作成・実施が完了したら進行状況を都度見直し、修正すべき点がないかを確認しましょう。
まとめると、要員計画の立て方には4つの段階に分かれます。
- 現状の分析
- 事業計画の確認
- 需要と供給のギャップの確認
- 計画を作成して実施する
1つひとつのフェーズをよく確認しながら、計画を進めていくことが大切です。
要員計画を立てる際に注意すべき5つのポイント
要員計画を立案するときに気をつけるポイントは複数あります。こちらでは5つに分けて説明をします。
- 過去の実績を考慮する
- 業務の偏りがないか確認する
- 教育の実施とスキルが豊富な従業員が不足していないか
- 不確定要素がないか
- 残業の有無
過去の採用実績を考慮する
採用活動を行っても、求めているスキルを保有している人材を確保できる保証はありません。理想のタイミングに人材を採用できる可能性も低いので、あらかじめ過去に行った採用の実績を集めておくことをおすすめします。
どのような内容なのか、どの時期だったのか、採用までどのくらいかかったのかを分析しておけば、人材を募集するときの目処が立ちやすいです。今後新しいプロジェクトを立ち上げる際の参考にもなるので、今までの実績を一度整理してみましょう。
リソースの活用不足がないか
従業員はそれぞれ備えている能力やスキルは異なるため、業務に対して得意・不得意な分野があります。従業員が得意としている業務配置ができていないと、チームごとの作業効率や、業務が終了するまでの時間に差が生まれます。効率よく業務を遂行し、企業の生産力を高めるためには、従業員のパフォーマンスを最大限に発揮できるような環境の調整が重要です。
それぞれの能力やスキルを考慮したうえで、適切な業務配置をとれば、チームごとの偏りは解消できます。また配置後の定期的な従業員へのヒアリングも、業務をうまく回すためには欠かせないポイントです。
教育の欠如とエキスパート社員の不足が発生していないか
企業として成長するためには、時代に先駆けた知識や技術の習得が重要です。プロジェクトを進めるために必要なスキルを学習できる環境が整えられていないと、計画に大きく影響します。その他にも、将来的に知識を十分に備えた従業員が不足する危険性もあります。
従業員への教育は企業全体の生産性にも関わるので、研修や自己啓発といった学習しやすい体制を作りましょう。立ち上げまでの期間は大変かもしれませんが、長期的に考えると今後の業務の効率化につながります。
不確定要素の分析
業務の担い手が「人」である以上、不測の事態が発生する可能性はあります。とくに「辞職」「病欠」「休職」といったイベントは、プランに大きく影響するでしょう。このような不測の事態に備えるために、これまでのデータを分析し、今後起こりうるアクシデントの予測や対応をする必要があります。
従業員の残業時間やヒアリング時の反応、これまでの成果などは、企業に対しての満足度を測定する指標にもなります。不満を持っていると考えられる従業員に対して都度フォローを行い、解決策を一緒に探すことが大切です。
残業の程度
1人あたりの業務量の理想と現実を照らしあわせてみると、その差が生まれることがあります。差が大きくなるにつれ残業も発生しやすくなるので、なにが原因なのかを考える必要があります。
- 業務に対しての人員が足りていない
- 上司の管理不足、マネジメントが十分でない
- 誤った業務配置をしている
- スキルが足りていない
- サービスやツールに不具合が発生している、不測の事態が起きやすい
このように、業務内容によって異なるため、根本的な問題点を洗い出して改善策を探してみましょう。
まとめると、要員計画の立案時に気をつけるポイントは5つです。
- 過去の実績を考慮する
- 業務の偏りがないか確認する
- 教育の実施とスキルが豊富な従業員が不足していないか
- 不確定要素がないか
- 残業の有無
計画の段階が進むごとに問題点が浮上することは珍しくありません。しかしそのまま放置しておくと、思わぬアクシデントにつながります。細かい部分まで目を配らせて、問題が発生したら迅速な対応をとることが大切です。
要員計画で人材をうまく活用しましょう
業務の根幹といえるリソースの「人」をうまく活用するためには、緻密な計画の立案が重要です。要員計画をうまく立てるためには、1つひとつの段階をよく確認しながら進めなければいけません。また過去の採用データや、実際の業務の状況などもチェックしておくと、不測の事態でも対応できます。従業員をより活用したい企業は、ぜひ今回の記事を参考にして進めてみてください。
