業務やシフト作成において、従業員の配置は企業の生産性を高める重要な要素です。しかし人員配置は決して単純ではなく、人材のスキルを把握して、適切な配置を検討する必要があります。最近では配置の効率化を高めるツールとして、「人員配置アプリ」が注目されています。

今回は人員配置の重要性と、アプリの特徴についてご紹介します。

人員配置アプリとは

従業員の配置を管理できるアプリを「人員配置アプリ」といいます。従業員のチーム分けや業務・シフト配置を考えるときに役立つ機能が豊富に搭載されています。アプリの使用によって人材の能力を可視化し、パフォーマンスを引き出せるような配置が期待できるでしょう。またシミュレーション・分析機能のあるアプリでは、配置前の最適な人員構成を導くことも可能です。

人員配置の目的

適切な配置の目的として、特に重要な点について解説します。

経営戦略・事業計画の達成

企業の生産性を高め、経営の戦略・事業の成功が目的です。

そのためには従業員の的確な配置は必須条件といっても良いでしょう。従業員の長所を活かした配置によって、業務の効率が高まり、企業の躍進につながります。

人材育成

人材成長につなげることも目的の1つです。

業務配置の変更は従業員の新たなスキル獲得のきっかけになります。今までとは異なる経験を得ることで業務の幅が広がり、さらなる活躍が期待できるでしょう。また環境の変化によって、従業員のモチベーションを高めることもできます。

適材適所の配置を行うためのポイント

従業員の適切な配置は簡単ではありません。こちらではどのようなポイントをおさえるべきか解説します。

現在の状況を把握

現状の従業員の情報や企業の状況について理解することが大切です。

• 各業務の内容・方針

• 従業員情報

• シフト状況

• 雇用の種類　など

このような項目を可視化するために、アプリを使用して管理しておくと良いでしょう。情報を詳細に管理しておくと、人材の業務配置が行いやすいです。

従業員のスキルや能力の把握

それぞれの人材の特徴について把握する必要があります。

基本情報はもちろん、詳細なスキルや経歴なども管理することをおすすめします。従業員の能力を十分に活かせる配置を行うことで、業務の効率化だけでなく、モチベーション向上にもつながるでしょう。また細かい情報を把握することで、表面上では見えない潜在的なスキルを発揮するきっかけにもなります。

異動希望の確認

一方的な配置を行うのではなく、従業員の意向も考慮するべきです。

そのためには事前に1on1での面談を行うことをおすすめします。希望業務の有無や配置に対しての意見を聞くことで、従業員とのすれ違いが減り、不満の少ない配置が可能です。ヒアリングをせずに配置変更をすると、従業員のモチベーションにも大きく影響します。最悪の場合離職につながるケースもあるので、十分に注意しましょう。

異動後の効果の判定

配置変更後のデータ分析も大切です。

特に成績を数値化できる項目は、配置を変更した前後の比較がしやすいです。データの積み重ねで分析の精度も高まるので、次の戦略を立てる際にも有効活用できます。その他にも配置後の従業員の状態についても定期的に確認することをおすすめします。

アプリ選定時のポイント

人員配置アプリはバリエーションが豊富で、それぞれ特徴が異なります。アプリを選ぶ際のポイントについて解説します。

自社に合っているか

企業によって業務形態などが異なるため、自社のスタイルに対応できるアプリが望ましいです。

• シフトの構築方法

• 従業員の人数

• 店舗数　など

このような点を踏まえたうえで、自社のスタイルに沿ったアプリを確認してみましょう。カスタマイズしやすい・操作しやすいことも大事なポイントの1つです。

勤務形態に合っているか

自社で採用している勤務形態があるのかを確認しておきましょう。

正社員だけでなく、契約社員やパートといった働き方に対応しているアプリを選択することが大切です。またフレックスタイム制などの変則的なシフトでも柔軟に調整ができると、アプリを運用する負担も軽減できます。

勤怠管理システムと連携可能か

自社のシステムとの適合も大切なポイントです。

連携が可能な場合、それまで管理していたデータを活用ができ、より精度の高い分析が行えます。あらかじめ連携が可能か確認しておくと良いでしょう。

サポート体制の充実

不意なアプリのエラーや故障によって、業務に大きな支障をきたす可能性があります。

万が一の事態に備え、サポート体制が万全なアプリを選択すると良いでしょう。トラブルが長引くと企業の生産性にも大きく影響してしまいます。なにか困ったときに早急に対応してくれるアプリだと安心です。

シフト管理アプリの紹介

こちらではおすすめのアプリについてご紹介します。それぞれの特徴を理解して自社にあったアプリを導入してみましょう。

シフオプ

多数の店舗の従業員をまとめて管理できるシフト管理アプリです。

シフト状況を共有することで、アクシデントによる急な出勤変更に対しても店舗同士でフォローを行えます。アラームによって長時間労働を防止する機能も搭載しているため、残業時間を減らす取り組みも可能です。初期費用がかからずユーザー数にあわせた料金体系なので、コストをおさえながら導入できるのもうれしい点です。

airシフト

シフトの作成の他に、従業員との連絡や調整ができます。

アプリを通して従業員の希望シフトはアプリで管理されるので、写し間違いによるミスはありません。従業員の配置状況もわかりやすく、サポート機能も充実しています。急な人員調整ではチャット機能を利用して、迅速に調整依頼ができます。上司の作業負担も大きく削減できるアプリといえるでしょう。

R-Shift

新技術を搭載した店舗経営向けのアプリです。

最新テクノロジーによってシフト作成を自動化し、誰でも簡単に扱える操作性を実現しています。スマホと連携もできるので、どこにいても従業員からの連絡やシフト調整が行えます。データ分析によって来客数を予測する機能があるのも大きな特徴です。

jinjer勤怠

シフト情報を1つにまとめて管理できるアプリです。

柔軟なカスタマイズを行えるため、企業の形態にあわせた使用が可能です。操作もシンプルで、使用に慣れてなくとも直感的にあつかえます。サポートプランも充実で、もしもの事態が起きても早急に対応してくれるでしょう。

ジョブカン勤怠管理

今まで紙面でシフト管理していた企業でも問題なく運用できるアプリです。

スマホでの操作に対応しているだけでなく、コミュニケーションツールやICカードを使用した打刻が行えます。また従業員のシフト希望を取り込むことで、簡単にシフト作成が可能です。ペーパーレス化を進めたい企業におすすめといえるでしょう。

まとめ

人員配置とアプリの特徴についてご紹介しましたが、なにも考えずにアプリを使用するだけでは大きな効果は得られません。効率よく人員配置を行うには、企業の形態にあわせた種類を選択する必要があります。企業の状況や従業員の特徴をあらためて把握することで、適切なアプリをピックアップできるでしょう。配置による効率化・生産性向上に悩んでいる企業は、ぜひアプリの導入を検討してみてください。