近年優秀な人材確保や業務内容見直しのため、採用業務効率化を図る企業が増えています。実際、生産性を上げた企業は傑出した人材の獲得に成功し、企業成長を後押ししているのです。では効率化に向けたポイントは何でしょうか。今回は採用業務を見直すべき理由と無駄を排除する方法を徹底解説していきます。

採用業務を効率化すべき理由

採用業務を効率化すべき理由は以下のとおりです。

採用にかかる時間と費用の削減

採用業務効率化を目指すべき大きな理由は、業務にかかる時間と費用を大幅に削減できるからです。新たに人材を獲得するとなれば、業務量は広範囲に渡ります。求人媒体との打ち合わせ・広告掲載・応募者の選考・面接など、たとえ少人数採用であっても採用側の負担は大きいです。コスト削減が実現できれば、他の仕事に集中でき、見どころのある人材を予定より多めに採用できるかもしれません。さらに、採用業務は他部署との連携も必要になるため、手をわずらわせる場面も減ってくるでしょう。人材の確保は応募者への対応や面接だけがピックアップされがちです。しかし、裏では細かい作業が積み重なっており、採用側は大きな負担が掛かっていると念頭に置いておきましょう。

優秀な人材の確保につなげるため

優秀な人材を確保するためには採用業務の効率化が必要不可欠です。以前のようにゆっくり時間をかけて人材を獲得できた時代はすでに終わりを迎えています。2022年の転職市場は買い手市場から「売り手市場」へと転換されるのも事実。理由は大きく二つです。政府のIT化推進により、デジタルマーケティング企業やソフトウェア関連企業が採用を拡大。さらに、コロナ禍の影響により、2020・2021年の採用自粛企業が活動を再開するからです。とくにIT業界の拡張は近年注目されています。ユーザーの行動がインターネット中心となり、生活がIT化へと進んでいるのです。ネット社会が拡大されれば、IT企業の需要はますます増えていくでしょう。そんなIT企業をはじめ、コロナ禍後の転職市場は売り手市場へと変化し、優秀な人材確保のためには採用業務効率化が必須なのです。

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採用業務の問題点

採用業務の問題点は以下のとおりです。

応募者とのコミュニケーションが負担

採用業務において、応募者とのコミュニケーションは欠かせません。しかし、意思疎通の量は増やせば良いものではなく、むしろ効率化は難しくなります。故に採用業務を見直す企業が未だに少ないと言えるでしょう。実際、応募者一人だけでも内定に至るまでは多大な時間を費やします。採用に至れば良いものの、希望に見合わない場合や応募者からの内定辞退があれば、さらに活動は長期化するのも事実。しかし、現在は応募者とのコミュニケーション負担を軽くするため、自動化機能や採用代行サービスが登場しているのです。優秀な人材を獲得できた企業は大抵、応募者との意思疎通を簡略化しています。そのため、古くからの採用フローを実践し、コミュニケーションに時間を掛け過ぎている企業は、まず応募者とのやりとりに掛ける時間を見直してみると良いでしょう。

新しい取り組みに時間がかかる

採用業務において新しい取り組みに挑戦する企業も多いでしょう。しかし、新たな施策にチャレンジしても、時間がかかり、費用も想定以上に掛かるのが現状。結果的に効率化に時間を割く企業が少ないと言えます。例えば、大量の採用を行う場合、求人媒体への依頼数は必然的に多くなります。3～4企業へ同時出稿する企業もあるでしょう。提携企業が増えれば、日々の業務もかさんでいきます。さらに、求人媒体によって打ち出し方を変えると、時間はより掛かっていくのが現状です。長期的な視点で考え、採用プロセスを見直せば、焦って求人媒体に依頼する必要もありません。現在は効率的に人材を雇用できるツールも登場しているからです。新しい企画にチャレンジする姿勢は悪くありません。しかし、本当に必要な施策であるのか改めて検討する必要があるでしょう。

採用業務を効率化する方法

採用業務を効率化する方法は以下のとおりです。

選考プロセスの見直し

採用業務を効率化する場合、現状の選考プロセスを見直してみましょう。問題点を改善できれば、採用フローがスムーズに進むはずです。例えば「他の求人媒体に変えたほうが応募者数が増えるかもしれない」「面接回数が多いのではないか？」「応募者への対応は自動返信に変更可能か？」など、今まで時間を掛け過ぎていたプロセスを再考してみると良いです。見直す際は各業務にかかる時間を随時計算してみましょう。気付かないうちに手間を取られている作業は意外にも存在します。とくに書類選考やグループ面接などの初期選考はそこまで力を入れるべき業務ではありません。内定前後のフォローや選考後の質疑応答に時間を掛けるべきです。優秀な人材を効率的に獲得するためにも、まずは選考プロセスの見直しを行っていきましょう。

積極的なツールの活用

採用業務を効率化するには、積極的にツールを活用していきましょう。ITシステムを有効に使えれば、今までの業務時間が大幅に短縮できます。例えば、求人広告掲載から採用までを一元化するシステムやWeb面接導入の検討がおすすめです。採用フローが統一できれば、採用業務に割く人件費を減らせます。また、Web面接導入が実現すると、応募者が自社に足を運ぶ手間がなくなります。採用側も会議室や書類を手配する手間も省けるでしょう。さらに、Web面接は来訪よりも応募者に合わせて柔軟にスケジュールが組めます。結果的に優秀な人材確保につながり、採用側にとっても一石二鳥です。現在は様々なツールが登場しているため、積極的に活用していきましょう。

採用代行サービスの利用

採用業務を効率化する場合、採用代行サービスを利用してみるのもありです。サービスを利用できれば、人件費や採用にかかる担当者の手間が大幅に減ります。削減できた時間で違う業務に取り組んでも良いでしょう。さらに、自社に合わせた人材の獲得を目指してくれるため、ミスマッチを減らせます。採用企業の中には入社後の早期離職に悩む会社も多いかもしれません。代行サービスなら、入社後もスムーズに戦力として活躍してくれる確率が高いです。まずは代行サービスを検討してみましょう。

まとめ

今後、転職市場は買い手市場から売り手市場へと転換されるため、採用業務効率化が重要になります。そのため、優秀な人材の獲得には採用スピードがより求められるのです。採用業務を効率化するには現状の選考プロセスを見つめ直し、必要に応じてITツールの活用や採用代行サービスを利用するのも良いです。まずはあらためて自社の採用業務を抜本的に見直してみましょう。