「採用フロー」とはよく聞く言葉ですが、具体的にどのような意味を持つ言葉なのかご存知でしょうか。会社に必要な人材を獲得するためには、しっかりと道筋を立てて採用活動を進める必要があります。

採用フローという言葉の意味から、基本的な作り方や具体例を解説します。採用フローを作成することで得られるメリットを踏まえ、最適な採用フローづくりに役立てましょう。

採用フローとは

そもそも「フロー（flow）」とは「流れ」を意味する英単語であり、ビジネスにおいては「作業の手順を追った工程」のことを指します。「採用フロー」とは、採用活動全体の流れを指しており、選考過程やスケジュール感を決めるための指針となるものです。

選考過程は「募集活動（求人掲載など）・応募・書類選考・適性テスト・面接・内定・入社」という流れが一般的です。募集職種や雇用形態などに応じて採用フローを最適な形に組み替えることで、より効率的に求める人材を確保できます。

一般的な流れに従えば、自社の採用フローを作成しなくても採用活動はできるでしょう。しかし、採用フローを作り込んでいる企業とそうでない企業を比べると、結果的に採用した人材の質に差が出る可能性が高いのです。

「思うように優秀な人材が集まらない」「採用後数年以内の離職率が高いので悩んでいる」という場合には、採用フローを見直す必要があるでしょう。

採用フローの作り方

作成の3ステップを紹介します。

採用計画の立案

まずは採用計画の立案をします。採用計画とは、大まかな採用フローのスケジュールのことで、「いつまでに・誰が・何をするか」などをピックアップしておきます。この時注意したいのは、決定している日程がある場合はそれに間に合うように余裕を持ってスケジュールを組むことです。

たとえば内定式や入社式は事前に日時が決められている場合が多いため、それまでに終えておかなければならない物事を考えておきましょう。ゴールから逆算して日付を割り出すと、いつまでに何をしておくべきか把握しやすくなります。

スケジュールを組む時は、細かい日時まで作り込む必要はありません。大まかでも全体の流れを把握できれば問題はないため、競合他社に遅れをとらない程度のスケジュール感で組みましょう。

採用活動に関わるのは人事担当者だけではない点も注意が必要です。インターンシップを行う場合には、現場の上長や教育担当者との連携が求められますし、最終面接に経営陣が参加するなら日程調整を早めに行う必要があります。

ペルソナの設定

「ペルソナ（persona）」とは、マーケティングでよく用いられる言葉ですが、「対象となる人の詳細な人物像」を指します。採用フローにおいては、「求める人材像」と言い換えることができるでしょう。採用活動の最たる目的は、会社にとって必要なスキルや経験を持つ優れた人材を獲得することです。そのため、どんな人を獲得したいかを明確にしておきましょう。

ペルソナは詳細であるほどイメージが具体化され、採用活動の選考基準になり得ます。性別や年齢、家族構成、学生時代の部活動は何かまで具体化しましょう。そうすることで、採用に関わる担当者全員が、求める人材像について共通認識を持って採用活動に臨めるようになるのです。

ペルソナの設定がされていないと、採用担当者の主観で採用の可否を選択できるようになり、判断にブレが生じてしまいます。ペルソナが明確でなかったために必要な人材を不採用とするのは大きな機会損失です。ペルソナを設定して、社内で共有しておきましょう。

採用のゴールを決める

採用のゴールを決めることもまた重要です。採用のゴールとなるのは、最終的に「どの部署に何人配置したいのか」という採用人数目標です。

採用人数と配属先まで決められたら、関連部署と早めに連携して教育体制を整えられます。会社全体が関わる内容のため、早期に設定しておくと良いでしょう。

採用フローを作るメリット

メリットは2つあります。

進捗の共有がしやすい

採用フローを作成すると採用活動全体のどの段階まで完了していて、どの工程が残っているかを全社で共有しやすくなります。採用活動に関わる担当者全員の認識のズレがなくなり、無駄や不足もなく採用を進められるでしょう。

人事担当者だけが進捗を把握するのではなく、経営者や配属先部署の管理職、教育担当者なども進捗を確認できるようになるので、採用フローを明確化しておくことでやり取りもスムーズになります。

採用活動の改善がしやすい

採用活動の結果、「希望の人材が集まらなかった」「内定辞退者が想定以上で予定していた採用人数を下回った」という場合があるかもしれません。この時、採用フローを作成していたら改善点の見直しが容易になります。つまり、採用フローを作成しなかった場合よりも選考過程や選考基準を振り返りやすいのです。

正確に改善点を洗い出すには、選考中に数字などで記録を残しておくと良いでしょう。たとえば、求人募集をかけた時の反応率や、面接通過数、内定辞退者の割合など、各工程でデータ化できる情報は残しておきましょう。また、人事担当者などによる所感も残しておくとより振り返りやすくなります。

振り返りをした結果、どの工程がボトルネックになっていたのかが分かるでしょう。選考方法が適切ではなかったのかもしれませんし、エントリーのための期間が短すぎてエントリー数が伸びなかったのかもしれません。

改善点を洗い出せたら、採用フローの見直しと修正を行うことが大切です。

採用フローの大まかなパターン

5つのパターンを解説します。

募集活動

フローの始めには、募集活動を行う流れが一般的です。会社の求める人材像に出会うためには、まず求人が多くの求職者の目に触れる必要があるでしょう。どれだけ多くの人に興味を持ってもらえるかが鍵となります。

募集方法は主に以下の3つがあります。

会社のホームページに求人情報を掲載しただけでは、そもそも会社の存在を知っていないと求人募集していることが伝わりません。そのため、SNSや広告を活用して日頃からPR活動を行うと良いでしょう。日常的にSNSを運用している会社であれば、社内の雰囲気が伝わりやすくなりますし、親しみやすさを感じてもらえるはずです。

募集活動を行う際は、求める人材が利用しそうな媒体に積極的に求人を出すとより効果的です。たとえばリモートワーク可能なIT系企業であれば、リモートワークに特化した求人サイトへ掲載するとエントリー数も増えるでしょう。

説明会を行う

興味を持ってくれた求職者に対して、会社説明会を行いましょう。特に、新卒採用向けの採用活動の場合は会社説明会が開かれるパターンがほとんどです。新卒採用者は同じ期間に就職活動を行うため、数社が同じ会場で説明会を行う「合同説明会」や、複数の会社がブースごとに説明会を行う大規模な「就活セミナー」に出展する企業も数多くあります。

会社説明会を行うことで、求職者が会社の理念や事業内容を理解し、志望動機の形成を図れます。また、実際に働いている社員の姿や生の声を聞く機会として会社説明会は求職者にとって重要な場です。あらかじめ質問への回答や資料を準備しておくと良いでしょう。

優秀な人材は複数企業に内定する可能性が高いため、競合よりも早く人材を確保しようと会社説明会と同時に筆記試験や面接を行う企業もあります。説明会とこうした一次選考を兼ねる場合、時間と移動費等の節約につながります。

試験選考

会社説明会を経て、応募を希望する人には履歴書やエントリーシートの他、成績証明書などの書類提出を求めることになるでしょう。書類の内容から設定したペルソナに合致するような人材を見つけ出し、試験選考に進んでもらいます。

試験の内容は会社によってさまざまですが、SPIや適性検査や時事問題の筆記試験を実施しています。昨今はIT技術の発展やパソコンの普及率アップを背景に、オンラインで試験を受けられるようになってきています。地方在住者でも無理なく受験できるよう、全国からエントリーを集めたい場合には、オンライン試験の導入を検討しましょう。

会社説明会を行う前に試験選考を実施する企業もあります。これは、あらかじめ最低限の採用基準を満たす人材の絞り込みを行うためで、会社説明会に訪れる人数を制限する際にこのようなフローになります。

試験選考には面接試験も含まれます。多くの場合、筆記試験の後に人事担当者との一次面接があり、通過者は社長などの経営陣を含めた最終面接を実施する流れが一般的です。

面接の方法も多種多様で、1対1での面接やグループ面接、グループディスカッションなどがあります。求める人材像かどうか見極められるような面接内容にすると良いでしょう。たとえば、営業を希望する人材に対してはグループディスカッションを実施することで、発言力や機転の良さを確認できます。

インターンシップ

インターンシップを採用フローに組み込むパターンもあります。また、本格的な就職活動が始まる前の夏季休暇を利用してインターンシップを行い、インターンシップ中の評価によって面接や筆記試験を免除とするケースもあります。実施期間は1日とする企業もあれば1ヶ月とする企業もあり、さまざまです。採用計画を立てる際に、大まかなスケジュールを確認して期間を設定しましょう。

インターンシップを実施することで、書類や面接からは確認できなかった、人材本来のスキルや行動、考え方を知ることができます。そのため、より正確な評価と判断が下せるようになるのです。

社員からの紹介やリクルーター

社員からの紹介を受けて採用に至る場合やリクルーター面談を経て採用に至る場合もあります。紹介による採用はリファラル採用とも呼ばれています。「リファラル（referral）」は、「推薦」や「紹介」という意味を持つ言葉であり、人手不足な昨今の市場で注目を集めています。

リクルーター面談は、採用を専門とする社員が、入社希望者と直接やり取りして入社を促す流れの採用方法です。個人的な相談に乗ったり面接時のアドバイスをしたり、親身になることで早い段階から入社を決めてもらう方法です。

社員からの紹介やリクルーターを通して採用するパターンのメリットは、通常の採用フローに比べ工数が少ないことです。求人募集を出す必要がなく、事前に接触していた社員やリクルーターからある程度信頼できる人だという保証がある求職者なので、選考もスムーズに進む場合が多いでしょう。

ただ、紹介だからといって採用を全面的に肯定するのは危険です。人事担当者や経営者との面談などを通して、本当に自社に合う人材なのかを見極めることが重要だといえるでしょう。

採用のフローは求める人材確保のために非常に重要！

採用フローを作ることは、会社が本当に求める人材を的確に確保するために重要です。ゴールや採用過程が不明瞭なままでは、獲得する人材の質にブレが生じてしまうでしょう。

採用過程が明確だと、次回以降の改善点も見つけやすくなりますし、認識や進捗の共有が容易になります。作成時には、一般的に組み込まれるパターンを参考にしながら、最適な形に作り込むことが大切です。