働き方改革による業務効率化できる手段としてRPAというものがあります。作業を自動化する事ができるため、最近注目を集め、様々な企業で導入されています。RPAは具体的にどのようなことができるのでしょうか。今回はAIとの違いや、導入メリット、企業事例まで紹介します。

RPAとは

「ロボティック・プロセス・オートメーション」とも言います。ロボットによる業務の自動化のことをいい、定型業務や人間が指示したルールに従って作業を進めることが可能です。AIと組み合わせることで、より複雑な作業の処理が可能になるため、業務効率化には欠かせない存在となっています。

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AIとの違い

AIは人工知能のことを指します。機械学習によって判断の法則を学習し、自動でできるようになります。システム内に組み込まれ、作業の振り分けや判断を行うのに対し、RPAは自動化するシステム自体のことを言います。AIを搭載することでより複雑な作業の自動化が可能です。

RPAにできること

RPAが得意とすることは単純作業や反復作業といったものがあります。データやテキストの入力や転記、システムのデータを監視し、異常を検知したら報告するモニタリング、情報の比較・照合、情報の収集・メール等での回答、データの集約・加工が可能となります。ロボットによる処理のため、ミスなく作業がはかどります。

RPAを導入するメリット

導入することによって、ミスの削減はもちろんのこと、担当者が時間のかかる単調な業務に時間を割かなくて良くなり、その時間をコア業務に充てることができるので生産性が大きく向上します。また余計な人件費の削減にもつながります。

RPAの導入事例

ここでは実際にRPAを取り入れている事例を紹介していきます。

資料作成

税務調査向け提出書類の作成業務において、複数のデータベースから口座情報や取引情報を調べなければならず、時間がかかっていました。RPAの使用によりシステムから自動転記できるようになったため、70％以上の時間短縮につながりました。

稟議資料の作成・転記

融資を決定する稟議用の資料を作成するにあたり、さまざまなデータベースから会社情報、取引情報、貸出実績、決算書情報等を調べて作成するのですが、人の手で行うにはかなり負担がありました。そこでRPAによってデータベースを自動参照して転記するようになった結果、時間削減のみならず、分析に時間をかけることができ、質の高い資料を作成できるようになりました。

案件情報管理

案件管理の行うために入力する情報の項目が多く、それぞれの融資案件の各ステップごとに上司からの承認を得なければならないため、工数が多く従業員の負担につながっていました。RPAを活用する事で八割を自動入力できるようになったため空いた時間を営業活動に使うことができるようになりました。

契約情報の転記作業

契約情報を管理するため、Excelのサマリシートへ契約書情報を入力する作業を、人の手による手作業からRPAの自動化に変更しました。その結果入力作業がほとんどなくなり、自動で作成されたシートを担当者が確認するだけになり、工数が大幅に削減されました。

経理部門の効率化

経費精算等の支払いは経理に依頼が来て、処理をしていました。申請内容の確認と基盤システムへの入力を経理の担当者が行っていましたが、RPAを導入したことによって内容の検証・承認を自動で行う事ができ、書類に不備があれば、自動で差し戻しされるようになり、業務効率化を図ることができました。

メールからの転記作業

以前は、メールでクライアントからのサービス利用申請を受理していました。それを担当者の手動で転記し、システムに登録をしており手間がかかっていました。RPAを活用するとシステム登録まで自動で行う事ができるため、担当者の負担軽減につながりました。

販売情報の転記

約100社ほどもある取引先から送られる販売報告情報を手入力でExcelに入れ込んでいました。入力規則を設定してもうまくいかず、膨大な時間が奪われていました。導入後は取引先から送られた入力項目がずれていても自動で修正して転記が可能になりました。

プロジェクト情報

プロジェクト案件ごとに案件情報やアサイメント、契約情報をExcelを参照しながらWebシステムへ登録を手入力で行っていました。しかしRPAで自動転記できるように設定したことにより手間の削減が大きくでき時間短縮にもつながりました。

回答のチャットボットとの連携

管理部門に対して他のさまざまな部署から問い合わせが来ていました。しかし問い合わせのほとんどは社内で公開している規定集に書かれているものであったため、回答の自動化に取り組みました。チャットボットで受付けた問い合わせに対する回答を規定集などから自動探索することで、半分以上の対応が不要になりました。

まとめ

RPAの活用により、企業で行っている手作業のうちいくつかは自動化で解決できるようになるかと思います。RPA導入にあたっては、自社の課題解決につながるようなものを取り入れることによって業務効率化が進み、生産性向上や、業績向上にもつながります。