スキル管理とは？目的と課題、スキルマップについて解説
スキル管理とは、従業員のスキルを可視化し、社内で確認することを意味します。
これにより、企業は人材配置の最適化や人事評価にスキルを活用できるだけでなく、タレントマネジメントの一環として、従業員一人ひとりの能力やキャリアを最大限に活かすことが可能となります。
スキル管理を実施することで、従業員と組織が持つスキルを適切に把握し、スキルをベースとしたデータを有効活用できます。
従業員のキャリア育成や教育、組織が保有するスキルの見える化など、組織パフォーマンスの最大化に重要な役割を果たすスキル管理は、近年ではテクノロジーの進化や労働市場の変化に伴って注目されている施策です。
企業と従業員双方によい効果をもたらすスキルマネジメントの活用方法、有効性とはどのようなものなのでしょうか。本記事内で概要をご紹介します。
スキル管理とは
タレントマネジメントとの関係
タレントマネジメントは、従業員が持つ才能や資質を経営資源とし、それらの有効活用によって組織や個人の成果を最大化し、経営目標の達成を目指す考え方です。
タレントマネジメントを効率的に実行するためには、従業員が保有しているスキルを組織で適切に管理し、把握をすることが重要です。
タレントマネジメントを経営目標達成の目的とするのであれば、スキルマネジメントはそれを実行するための手段の一つであるといえます。
人的資本経営との関係
人的資本経営は、企業や組織が人材を重要な資産として捉え、その能力や知識を最大限に活用する経営戦略のことを指します。人材を資本として捉える人的資本経営は、企業の持続成長性や競争優位性を確保する基盤となります。
国際規格ISO30414では、企業経営においては人的資本開示が重要であると明記されており、スキル管理を実施することで、人的資本開示への説明性確保にもつなげることが可能となります。
スキルの種類
スキルとは、「技能」「技術」のことを表します。特に、「教育や訓練によって獲得した能力」を指し、使用されることが多い言葉です。その中でも、人事部門が管理すべきスキルは、コミュニケーション能力から業務に必要な専門知識まで、幅広く存在します。
では、具体的にはスキルにはどのような種類があるのでしょうか？本項目では、管理すべきスキルの種類を説明します。
１．ヒューマンスキル
ヒューマンスキルとは、良好な人間関係の構築・維持に必要なスキルです。一般社員ならコミュニケーション能力やチームワーク、管理職ならリーダーシップをはじめとする教育や調整にまつわるスキルが該当します。
２．テクニカルスキル
テクニカルスキルとは、業務上必要な専門知識や技術を指し、職種によって内容が異なります。例えば、下記が挙げられます。
・営業職であれば、自社の商材知識や、説明力
・生産技術職であれば、行程管理力や、商品知識
・マーケティング職であれば、分析力、企画力
３．コンセプチュアルスキル
コンセプチュアルスキルとは、様々な事象の本質を見極める能力を指し、ロジカルシンキングや柔軟性が該当します。論理的に思考するためのスキルであるロジカルシンキングや、物事への柔軟性など、特にトップの管理職層に求められるスキルです。
スキル管理の目的
スキル管理は、タレントマネジメントや人的資本経営にも良い影響をもたらします。
透明性が高い健全な経営を実施する一つの要素であることを踏まえると、スキル管理は社内外に影響力があります。本項目で、5つに分けてスキル管理の目的を解説します。
組織全体のスキル把握
スキル管理を実施することによって組織全体のスキルが把握できれば、自社の事業を進めるうえで、プロジェクトに携わっている個々の従業員や、組織が必要なスキルを保有しているかどうかを判断することが可能です。
実施することによって組織全体のスキル総量が把握し、人的資本の情報開示 ISO30414内の「スキルと能力」に対応することができます。
スキル維持
スキル管理を実行することで、どのようなスキルが従業員と組織に不足しているかの可視化ができるため、対策としてスキル維持のための研修や、従業員の育成方針などを立てやすくなります。
中長期的に伸ばしていきたいスキルや、失われるスキルの可視化を行うことによって、組織の実態把握が容易になるので、スキルの維持に役立ちます。
人材配置の最適化
スキル管理は、人材配置の最適化にも役立てることができます。
従業員一人ひとりがどのようなスキルや資格を保有しているかを可視化し、管理することができれば、プロジェクトのアサインや柔軟な人員移動にも効果を示します。
部署単位での配置はもちろんのこと、営業所や工場単位での大規模なアサインにも柔軟に対応できます。最適な配置を行うことで、例えば育成工数なども削減できるため、結果的に業績の向上にも繋がります。
スキル継承の効率化
スキル管理を行うことによって、事業において重要なスキルを持つ従業員が組織を去る場合でも、継承すべきスキルが可視化されていれば、スキル継承を効果的に進めることが可能です。
失われるスキルの可視化を事前に行うことによって、臨機応変な対応が可能になるうえ、技能伝承や多能工といった、スキルの継承にも効果を示します。
人事評価の公正化
従業員や組織が保有するスキルが可視化されると、客観的で公平な人事評価が可能になります。
これまで人事評価を上司の独断で実施していたり、評価基準が確立されていなかった場合、スキル管理を実施することで組織全体が保有するスキルを俯瞰しながら比較することができるので、結果的に属人化を防ぐことが出来ます。
公平な評価は人事評価に対する従業員の不満の減少にもつなげることができるので、結果的に働く従業員のモチベーションアップにもつながります。
スキル管理の課題
ここでは、スキル管理を実行するうえで、発生しうる課題を解説します。
管理手順や管理項目がわからない
スキル管理の対象項目は組織ごとに異なります。
そのため、管理する手順がわからなかったり、対象となるスキルを明確化できなかったりする企業も存在します。
従業員や組織のスキルを管理する手段として、紙やエクセルなどのアナログ管理を実施している場合は、更新タイミングや取得状況や今後の計画などに落とし込むことが難しいといえます。
スキル管理を実践しようとしても、スタートをする前に管理項目や方法を決められずに躓いてしまうことがあります。実践する際は、管理手順や管理項目を明確化しておくことが重要です。
スキル情報が更新されていない
スキル情報は半年から1年ごとに更新するのが理想的で、そのためには情報更新時のルールを設定しておく必要があります。
更新ルールを定めておかないと、情報が古いままの運用になってしまったり、収集したデータの形骸化につながってしまいます。そうならないためにも、データの維持期間や更新タイミングなどのルールを定めることが重要です。
スキル情報が活用されていない
情報の活用方法がわからなければ、スキル管理をしても成果につなげることができません。
目的をただスキル管理を実践することに定めるのではなく、あくまで目的は、スキル管理を実践した先に何を実現したいのかに定める必要があります。
目的によって、情報の活用方法を自社独自の活用方法を実践していくことが重要です。また、上層部だけでなく、スキル情報の活用方法を従業員に周知することで、全社としての取り組みにつなげることができるでしょう。
スキル管理でやるべきこと
スキルの棚卸
自社で定めている職種や役職などのスキルを棚卸する際は、組織ごとに管理の対象となるスキルを調整する必要があります。
業務に欠かせないスキルや資格を定めることで、新規プロジェクトのアサインや、新規事業へのメンバーアサイン、既存事業の継続にもつなげることができます。
管理対象となるスキルには、さまざまな業種に共通する一般的なスキルもあれば、業種ごとに必要とされる専門的なスキルもあるため、棚卸の際は注意が必要です。
情報管理
スキル管理を実施する際、各従業員の業務経験やキャリア、資格の取得日や期限日なども併せて可視化を行うことで、人材配置や社内教育の参考情報として活用することが可能です。
企業によっては特定のポジションで必須の資格やスキルなどが存在するところも多いでしょう。
スキルマップによるスキル管理の方法
スキル管理の代表的な方法には、スキルマップ（力量管理表）があります。
スキルマップは、従業員のスキルやそのレベルを可視化するツールやデータのことを指し、多くの企業で採用されているスキル管理方法です。本項目では、スキルマップによるスキル管理方法について、解説します。
１．作成者の設定
まず、管理者となる上司やマネージャー層が、スキルマップを作成します。
上司が部下の保有しているスキルや資格を把握し、設定を行います。
２．項目設定
スキルマップの項目は部署ごとに異なります。
管理者は業務に合う項目を設定する必要があります。資格だけではなく、求められるヒューマンスキル・テクニカルスキル・コンセプチュアルスキルも記載し、幅広く定義を行うことが重要です。
３．レベル設定
スキルマップを実践する際は、評価段階を決める必要があります。
評価段階は、使用される頻度が多い5段階評価である必要はなく、各職種に合ったレベルの設定が重要です。
４．評価者の設定
スキルマップは、評価者を直属の上司だけでなく、他部署の上司も評価者に加えるなどして多角的にステークホルダーが活用できる方式にする必要があります。
どのレイヤーの人物も活用できるものを作成することによって、汎用性が高まります。
５．管理
スキルマップの運用時は、スキルマップ担当者を設定して管理してもらったり、評価者が定期的に更新したりする方法があります。
運用が社内で形骸化しないよう、管理フローを策定することも重要でしょう。
６．更新
スキルマップは一回のタイミングのみで作成するだけで良いものではなく、更新をかけ、常時アップデートを行い続けることによって、より効率的に運用し続けることができます。
スキルマップが必要になった都度更新をかけると、更新の工数が掛かってしまい、運用が形骸化してしまいます。そのため、スキルマップの定期更新は不可欠です。
なぜ更新をするのか、なぜスキルマップを運用するのか？を従業員に動機付けを行ったり、更新タイミングのリマインドの仕組みをつくることが重要です。
スキル管理で従業員の強みを最大限生かそう
スキル管理は、企業のタレントマネジメントや人的資本経営に良い影響を及ぼします。
スキル管理を実施することで、従業員と組織が持つスキルを適切に把握し、スキルをベースとしたデータを有効活用することが可能となります。
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