企業を大きく発展させる上で、なくてはならない存在である人材。そんな人材を最大限に活かすための制度が人事制度です。ただ重要であることは分かっていても、それをどうやって設計、運用していけばいいのかわからない方も多いと思います。そこで今回は中小企業における人事制度の設計ポイントや運用する際の注意点について解説していきます。

人事制度とは？

経営のありとあらゆる場面で語られるときに出てくる仕組み。人材を管理するためになくてはならないこの仕組みは、主に3つに分類されています。

• 等級制度

• 人事評価制度

• 賃金制度

これらの制度について詳しく見ていきましょう。

等級制度

企業における等級制度とは、その人に備わっている資質や現在行っている業務内容、役職などに合わせて組織における序列を決める制度のことを言います。

等級制度を活用することで適切な人員配置や給与の策定、本人に合わせたスキルアップなどがやりやすくなります。

企業ではこの等級制度を働く意欲を促進させる材料として利用されることがあります。

人事評価制度

その組織にいる人たちの働きぶりや働いたことによってもたらされた成果を評価する制度のことを言います。

個人レベルでの成果はもちろんのこと、企業によっては会社の方針の体現性や個人の成長度合いなども評価の対象に含まれていることがあります。

こうした評価に基づいて従業員ごとに賃金や役職などが決められています。

賃金制度

賃金制度とは、従業員がもらう毎月の給料やボーナスなどを決める制度のことを言います。

先ほどの人事評価制度に基づいて、給料やボーナスなどの金額を決めていきます。

具体的にどういった業務や成果に対して報酬を上げる要因とするのかについては企業ごとの特色や行動方針によって異なる場合があります。

人事制度の設計、導入、見直しのポイント

そんな大切な仕組みをどのようにつくっていったらいいのでしょうか。理想の人事制度をつくるためには目的の認識やスケジュールが重要です。

人事制度導入の目的

どんな制度でも策定するにあたってはその目的をしっかり認識することが必要です。

企業という組織の目的は企業が果たそうとしている事業を行い、それを成長へとつなげていくことにあります。

それを果たすためには従業員という人材がなくてはならないため、個々の従業員がいかに能力を発揮していくのかをきちんと考えなくてはなりません。

従業員の能力を最大限高めるためには適材適所の人材配置はもちろん、昇進や昇給などのモチベーション向上を図っていくことも大切です。

こうしたことから、人事制度は従業員の能力を最大限に活かし、それを業績と成長に結び付けていくことにあるのです。

人事制度導入が必要なタイミングは？

ベンチャー企業をはじめ、規模の小さい中小企業の場合はどのタイミングで人事制度を導入するかが重要になってきます。

中小企業では従業員の人数が30名を超えた辺りから人事制度について考え始めることが多いです。

30名以上になると会社内では次のような課題に直面します。

• 経営者が個々の従業員の様子を観察することができなくなる

• 経営者がそれぞれの職場の様子を観察することができなくなる

• 異なった考え方の従業員が入社するようになり、既存の従業員との間にギャップが生まれる

• 業務の量が増えることで、今までの人数では対応しにくくなる

• 人材管理を行う管理職が必要になる

• これまでコネクションに依存してきた人材採用に限界が来る

• 今までの業務の内容に不満を抱いた従業員が離職する

30名以下の規模が小さい会社ですと、経営者の目が行き届きやすく、従業員全体に会社の方針や業務の目的の共有がしやすいです。

しかし、規模が大きくなるにつれて経営者が個々の従業員を見ることが難しくなり、他の管理職に経営方針の伝達や人事マネジメントなどの業務を任せる必要があります。

設計から導入までのスケジュール

多くの企業では人事評価の導入を決めてから実施するまでには約12カ月かかります。

1カ月目は経営者が企業の現状の認識と今後の方向性の把握を行います。

2～4カ月目までは能力基準を作成し、具体的にどのような職位を用意するのか、業務内容やその役職に就くために必要なスキルなどを決めていきます。

5～7カ月目までは評価体系の作成を行い、役職ごとの成果の基準や勤務態度、具体的な能力などを定義します。

8～10カ月目までは報酬体系の作成を行い、基本給や職務給、勤続給といった報酬の具体的な金額を決めていきます。

11カ月目は人事評価を担当する管理職を決めて、適切なマネジメントを行えるように訓練してもらいます。

12カ月目は人事評価制度の導入を開始する時期であり、全従業員に対して人事評価制度の説明会を行ったり、管理職の辞令交付を行ったりします。

中小企業の人事制度設計のポイント

組織においてこうした仕組みをしっかり機能していくにあたっては、個々人の目標制度やバリューなど知っておきたいことがあります。

目標管理制度の運用

企業ごとの理念に基づき、全従業員が一丸となって行動するために必要なのが目標管理制度。

この制度は、働いている人それぞれが持っている仕事や役割での目標を決めて、それをどれだけ成し遂げたかに応じて評価していく仕組みのことです。

それを実現していくにあたって重要なことは、

• 具体的な目標

• 目標の達成期限

• 目標を達成するために行ったやり方

• どれくらいのことをすればそれを成し遂げたと言えるのかを指し示す水準

をきちんと決めること。

バリューの明確化

会社が持つ理念や経営方針を実現させるためには、そこで働いている人すべてに守ってもらいたいバリュー（会社独自の価値観）を決めておくことが大切です。

バリューを明確化しておくことで、日々の業務の達成度合いを評価する中で従業員がどれだけ会社の方針に合致した行動ができているかを把握でき、人事評価がしやすくなります。

バリュー評価

会社が持っている価値観をどれくらい体現できているのかを確かめることがバリュー評価です。

バリュー評価を導入することで、働いている人が会社の方針に合った行動をとりやすくなり、会社の組織力を大幅に高めることができます。

ただしバリューに関しては売り上げ目標や従業員の業務量などとは異なり、数字によって表現することが難しいです。

そのため、評価を行う管理職の間で意見交換をして認識を共有したり、企業研修や表賞制度などを通して会社のバリューを認識させるきっかけをつくってあげたりする必要があります。

中小企業における人事制度の注意点

所属にかかわらず、新しい仕組みを導入するにあたっては考えないといけないことがあります。

それは柔軟であることを変えようと試行錯誤を繰り返していくこと。

この二つの重要性は次の通り。

柔軟性

組織を運営していくにあたってはルール作りが大切ですが、そのルールに囚われているだけではいけません。

会社を取り巻く経営環境や社会の変化の流れを受けて、人事制度はその都度変えていく必要があります。

そのため、人事制度を設計する際には例外的な措置についてもきちんと考えておくことが大切です。

運用と改善を繰り返す

人事制度はルールであるため、導入したらそれでおしまいというわけにはいきません。

導入以降もその制度がどれだけ機能し、人材の能力発揮に活かされているかを定期的に評価していくことが求められます。

担当者間でミーティングを行い、人事評価の仕方に問題がないか、制度がきちんと運用されているかなど改善点を見つけ、それを修正します。

そのプロセスを繰り返していくことでより良い人事制度をつくり上げていくことができます。

シンプルなものにする

人事制度はシンプルさが最も重要と言っても過言ではありません。人事制度作成に凝ってしまうとあれもこれもと加えたくなります。

とはいえ人事制度は従業員のためにあるもの。従業員が正しく制度を理解し、目標に向かって行動してくれなければ制度の意味がありません。

そのためにも「なぜこの評価項目があるのか？」「どのような仕事をすれば対象項目の評価が上がるのか？」「満点評価を達成するにはどんな仕事ぶりが必要か？」などを理解してもらう必要があります。

極端な話、このような説明があれば他の要素は排除しても構わないのです。それほどシンプルさは重要と言えます。コンパクトかつ分かりやすい制度づくりを心掛けていきましょう。

目標管理制度の活用は慎重に検討する

目標管理制度はMBO（Management By Objectives）とも呼ばれ、現在注目されている人事手法です。従業員に目標設定を任せ、自主性を高めていきます。進捗管理や振り返りを自分自身で行うため、成長が期待できるのです。

とはいえ目標管理制度は大企業でこそ効果が見込める手法。人員・時間・環境が整っている企業が導入すればメリットは大きいものの、リソースが不足している企業での導入は逆効果です。

例えば「企業のビジョンとはかけ離れた目標を設定している」「目標の設定値が低すぎる」「評価者が評価のしづらい目標を設定している」などは日常茶飯事です。

大企業であれば、管理職とマンツーマンで目標について検討しても良いでしょう。しかし、中小企業は管理職にそのような時間はほぼありません。

結果的に質の低い目標設定となり機能しなくなるのです。MBOを導入する場合は慎重に検討しましょう。

評価者に制度策定時から介入してもらう

人事制度作成時は評価者も介入してもらうのもポイントです。本来であれば経営層と人事主体で制度を作成するケースが一般的。

とはいえ実際に現場を詳しく知らない者が中心となって策定しても、社員からの不満がうまれる原因となります。イメージだけでつくるがゆえ、評価のポイントが大幅にずれる事態も考えられるでしょう。

そこで現場の評価者にもあらかじめ介入してもらえば、公正な評価がつくれます。現場の声をヒアリングする柔軟性が必要になるのです。例えば「評価項目が現状の業務と合っているか？」「設定値は適正であるか？」などをヒアリングする必要があります。

うまく意見を取り入れれば質の高い人事制度が完成するでしょう。合わせて現場と経営層のコミュニケーションも円滑に進みます。

運用主体者を決める

人事制度を策定する場合は運用主体者を決めていきましょう。なぜならメインとなる人物を据えておけば、制度の効果が高まるからです。

中小企業の場合は社員数が少ない分、核となる担当者があいまいになりがちでしょう。運用業務だけに専念する余裕がないのも事実。

とはいえ、制度策定が中途半端になれば質の良い制度は完成しません。人事制度を策定するからには運用主体者を決めるのがポイントです。

そして、運用を開始すると様々な問題も発生します。例えば「評価の偏りによって社員から不満がうまれた」「事業拡大に伴い評価項目が一致しなくなった」などです。このような問題が起きても、運用担当者は冷静かつ迅速に対応する必要があります。

社員の声をうまく拾いながらも、会社のビジョンとすり合わせていきましょう。経営層と運用主体者で目標と目的の共有ができれば、質の高い人事制度が完成するはずです。

人事制度改革のポイント

人事制度改革を行う際のポイントを解説します。

成長ステージに沿った評価項目の設定

人事制度改革を進める上で重要なのは成長ステージに沿った評価項目の設定です。

成長ステージは主に創業期・成長期・発展期・成熟期の4つがあります。評価項目を設定する際はこの4つのステップを正しく理解する必要があるのです。

創業期は企業がスタートして組織を作り上げる段階。社員数も少なく、何もかもが手探りの状態かもしれません。

成長期は組織の安定化を目指し、社員が日々奮闘している段階です。

発展期はビジネスが軌道に乗りはじめ、業務の効率化を進めるステップと言えます。

最後の成熟期は市場撤退や新規参入する段階。鈍化する成長に対しててこ入れをはじめる時期です。

このような成長ステージに沿った評価項目を設定する必要があります。

役職と等級を分ける

人事制度改革において役職と等級は分けるのが理想的です。役職とは部長・課長・係長などの言わば「肩書」となります。等級とは役割や能力の大きさを表したレベルです。

一昔前は「役職＝等級」が主流でした。7等級＝部長、6等級＝課長などのように等級と役職が同じケースです。この場合は評価しやすかったり、分かりやすかったりするメリットがあります。

しかし、社員のモチベーションが上がりづらく、そもそも役職と等級が一緒であれば等級制度の意味をなさないため、撤廃傾向にあるのも事実。両者を分ければ従業員の能力やスキルが見える化される利点もあります。

また、役職が上がらなくても頑張り次第で等級は上がるため、社内全体の競争力も高められるのです。このように制度改革では役職と等級を明確に分けるのがポイントと言えるでしょう。

ビジョンの実現に繋がる人事制度

現在はビジョン実現型人事制度が注目を集めています。ビジョンと評価がリンクしている制度です。

導入に成功すれば、社員全員が同じ目的を持って業務に取り組めます。加えて一人一人のビジョンが明確になるため、リーダーが育ちやすいメリットもあります。中小企業であればメリットの多い制度と言えるでしょう。

制度を導入する際はまずビジョン実現シートを作成していきます。シートには経営理念・基本指針・行動理念などを記載。企業が定めたビジョンをさらに細かく設定していきます。最終的には人材育成計画まで落とし込んでいくのです。

実現シートが完成したら業務項目・成果項目・能力項目に分けて人事評価制度を作成します。上記3つの項目もビジョンとリンクさせるのがポイントです。

評価制度が完成したらいよいよ運用開始。運用しながら制度を見直し、常に磨き上げていくと高品質な制度が完成するでしょう。

まとめ

人事制度は働いている人の能力を最大限に発揮させるための制度です。

中小企業において必要なことは人事制度の運用と改善を繰り返すこと。

一度設計にしてお終いにするのではなく、定期的に社内外の様々な人と相談しながら問題の改善点を見つけて、試行錯誤を繰り返していき、より良い制度にしていくことが大切です。