昨今の人材不足の問題を解消するために、企業ではさまざまな対策がとられています。その中でも社員の業務に直結することとして、『人員配置計画』があります。効果的に人員配置を行うことで、社員の得意分野で働いてもらうことにより、業務の効率化を図ることが可能です。本記事では、人員配置計画を行う目的からその種類とポイントについて解説します。

人員配置計画とは

冒頭でお話ししたとおり、『人員配置計画』とは人材不足を解消するために考えられる計画であり、社員それぞれの特性に合わせて、適した部署に配置することです。その中でもさらに「人員計画」と「要員計画」について考えなければなりません。

人員計画とは

簡単に説明すると、ある特定の部署にはどのような人材が必要かを考えることです。つまり、具体的な人材の配置を考える計画と言い換えることもできます。その部署で必要なスキルは何かについても考えておくと良いでしょう。

要員計画とは

一方の要員計画は、ある特定の部署には何人の人材が必要かを考えます。つまり、具体的な人材配置における人員を見積もる計画と言い換えることもできます。どれだけ優秀な人材を配置したとしても、人数の問題でマンパワーが不足することもあるため、そういった点についても考慮しなければなりません。

人員配置計画の目的

計画を立てるのには時間や手間がかかってしまうのですが、相応のメリットがあります。以下では３つの目的に分けて解説しています。

企業目標の達成

会社全体の目標を達成するために計画を行うというのが１つ目の目的です。目標を達成するためには、業務生産性を高めたり、確実な課題解決などが必要になります。そのために、適材適所で人員を配置することにより、無駄を削ぎ落とすことができます。各部署の人員配置を見直すことで、マンパワーが不足している部署や余っている部署の発見にもつながるでしょう。

労働環境の改善

社員が働きやすいと感じる職場作りに努めることも会社の役割です。社員が不満を感じる職場環境のまま何も改善されなければ、優秀な社員を手放してしまう可能性も高まってしまいます。そのようなことを未然に防ぐためにも、社員の声に耳を傾けることで、ニーズに沿った人員配置の見直しも考える必要があるでしょう。

社員の離職防止

上で述べたように、社員にとって働きにくいと感じる職場のまま何も改善されなければ、スキルを持った社員の離職を真似してしまうリスクがあります。自身のスキルが発揮できない部署に居続けた結果、モチベーションが低下してしまい、そのまま離職や転職してしまうケースが見られます。そのようなことを未然に防ぐためにも、人員配置計画の徹底が急務となっています。

人員配置計画の種類

『人員配置計画』に取り組む前に、どのような種類に分かれているのでしょうか。大きく分類して５つの種類を解説していきます。自社にとってまず改善すべき部分はどこなのか見極めておきましょう。

人事異動

社員の能力が十分に発揮できるような、あるいは社員が望む部署への人事異動はモチベーションの向上に有効でしょう。新しい部署への異動により、社員は新たな知識や経験を得る機会を掴むことができるため、人事異動の際には「対象の社員」のスキルや勤務態度などをよく考慮すると良いでしょう。

新卒・中途採用

新卒社員をどの程度の人数まで採用し、どの部署に配置するかを考える必要があります。新卒社員を採用するメリットとしては、単純な人材の確保だけに留まらず、新しい風を吹かせる目的もあるでしょう。また中途採用については、すでにスキルを所有している社員を採用するため、即戦力としてどの部署に配置するのかは事前に決めておくのがベターでしょう。

職位の変更

既存の社員の職位を変更するかどうかについても考えなければなりません。昇進によって、社員のモチベーション向上や配置の転換などが見込めるため、さらなる業務効率化を図るためにも無視できない要素となっています。

雇用形態や勤務時間の変更

いまや新卒で入社した社員が全員、定年までその会社で労働し続ける時代ではありません。自身のライフスタイルや能力に合わせた働き方を選ぶことができ、正社員以外の雇用も十分に考えられます。またその逆も然り、現段階で契約社員であっても正社員としての雇用に変わる条件もあり、正社員になることでその社員のモチベーションアップにも繋がります。

解雇

会社の経営状況や組織再構築を目的とした、社員の解雇についても考えなければなりません。日本では社員の解雇を容易に実施するためには、いくつかのステップや時間がかかり困難なため、解雇は最後の手段とも言えるでしょう。ですが、経営不振により会社が倒産するリスクを回避するためにも、この課題はどの企業にも残り続けるでしょう。

効果的に行うポイント

『人員配置計画』を行う際に、以下の４つのポイントについてはしっかりと押さえておきましょう。

社員データの共有

社員の評価や保有しているスキル、異動歴などが特定の人物しか把握していない状態は避けなくてはなりません。その理由として、特定の上司だけが把握していることにより、客観的な人事評価を行うことが難しくなってしまい、その社員に合わせた部署への配置も同様にできなくなるためです。できればデータにして、社内のパソコンからすぐにアクセスできるようにしておくと良いでしょう。

人事評価の実施

『人員配置計画』の実施後に、その結果を目標達成率や社員との面談によって、効果的なものだったのか振り返ると良いでしょう。今回の計画がどの程度、会社によって有効に働いたのかを把握することで、次の人員配置の際に活かすことが可能になるので、必ず振り返りをすることを覚えておきましょう。

従業員の意見を反映

人事に偏った配置をせずに、社員の声にも耳を傾けることで効果的な人員配置を行うことができます。社員一人ひとりと面談をするには時間がかかり過ぎてしまうため、アンケートの実施などが効率的でしょう。身に付けたいスキルやキャリアプランを聞き出すことができれば、各々に合った配置計画を立てることが可能です。

人員配置計画後の測定

『人員配置計画』の実施終了後、その前後における会社の変化を必ず確認しましょう。各部署の売上高をはじめ契約数や利益率など、どの程度増加したのか、効果があったのか測定する必要があります。また社員からの声を直接聞くために、アンケートの実施も効果的でしょう。配置計画が終わったらそれで終わりにせず、会社のために次に活かせるように動くことが重要です。

まとめ

会社の人材をどのように配置するかで、業務の効率性や社員のモチベーションが大きく異なる可能性があります。優秀な社員がいたとしても、それを活かせる部署に在していなければ宝の持ち腐れ状態となってしまいます。また新たな人材を確保するよりも、少ない予算で行えることが多いため、うまく実施することができれば非常に効果的でしょう。紹介した４つのポイントを押さえながら、人員配置を行なってみてはいかがでしょうか。