タレントマネジメントシステムによる採用管理の高度化～第2回「採用管理業務のシステム化」
採用管理業務の課題
採用管理業務の対象となる一連のプロセスは、次の図のようになります。
それぞれのフェーズにおいて、テスト／面接の実施、結果の記録、判定が行われるため、進捗を把握するためには、様々なデータを保管し、簡単に閲覧できるようにする必要があります。
多くの企業では、この採用管理業務でExcelが使用されていますが、テスト／面接の実施予定の通知、結果の記録、進捗状況の把握といった情報伝達が、電子メールやファイルサーバーを経由したExcelファイルのダウンロード、アップロードによって行われる場合、業務ワークフローは非効率で不正確なものとなり、結果として、見落としによる遅延や、採用の進捗状況がわからなくなるといった課題が発生します。
この課題を解決するために、最新のタレントマネジメントシステムの中には、採用管理業務を支援する機能を搭載するものもでてきました。ワンオーワン社が提供するクラウドサービス「スキルナビ」も、その一つです。ここからは、「スキルナビ」の画面例を見ながら、採用管理業務のシステム化の具体例について解説します。
応募者データの登録
スキルナビでは、応募者の基本情報をCSV形式で準備することで、スキルナビに一括してインポートすることができます。
インポートされた応募者データに対して、スキルナビでは、評価項目と評価フローを設定します。
評価項目には、基本的なコンピテンシースキルの他に、社員用に設定された職種別専門スキルを使用することもできます。次の画面では、営業職中途採用向けにコンピテンシーと営業職スキルを設定しています。
評価フローには、適性テストから最終面接にいたる一連の流れを設定します。これにより、次のような画面で応募者全員の状況を一目で把握できるようになります。
テストの実施
スキルナビでは適性診断などの応募者へのテストの実施をオンラインで実行できます。
テスト受験案内のメールをスキルナビから応募者に一斉配信し、応募者はインターネット経由で指定された画面にログインすることでテストを受けることができます。
テスト項目としては、適性診断のような選択式の問題や、自己アピールのような自由形式での記入項目も設定することができます。
次の画面では、コンピテンシースキルの自己評価を6段階のレベルから選択するようになっています。
面接結果の記録と判定
スキルナビでは、面接官が評価点数やコメントといった面接結果を画面から直接入力しデータベース化することで、他の面接官や判定担当者がいつでも結果を閲覧できるようになっています。これにより、次の画面のように判定会議において、関係者全員が画面上で全ての応募者のテスト及び面接の結果を共有し、判定を行うことができます。
次回は、タレントマネジメントシステムによるジョブ型採用への対応について解説します。
