昨今では評価における考え方も変わり、人材を多角的に見る必要が出てきました。

そこで効率的に運用できるのがタレントマネジメントシステムです。企業のグローバル化や働き方改革にも対応できるとあって導入企業が増加しています。

今回は利用メリットや使える機能を中心に解説していきます。

タレントマネジメントシステムとは

タレントマネジメントシステムとは社員のスキル・資質・才能など、目に見えにくい部分までをトータルで評価するシステムです。システムを使うことで一人一人に合った人材育成ができ、企業が求める人材へと成長させられます。

結果、個人の成長だけでなく企業全体が育っていけるのです。そのような理由から、タレントマネジメントシステムは近年最も注目されている人事システムと言ってもよいでしょう。

タレントマネジメントとは

タレントマネジメントとは業績や経験だけでなく、従業員個々が持つ才能や潜在能力をトータルで管理する手法です。

タレントは人気者やテレビ出演者などといった意味もありますが、人事で言うタレントは個々の才能を意味します。そのため、特定のリーダーだけではなく、全社員が対象となるのは念頭に置いておきましょう。

また、タレントマネジメントは1990年代にアメリカでうまれ、2010年頃より日本で普及しはじめました。2010年代は団塊世代の大量退職に伴い、ゆとり世代が入社した時期。人事評価が大きく見直された背景もあり、徐々に浸透しはじめたのです。

タレントマネジメントの必要性

タレントマネジメントシステムの必要性は現代の人材戦略と大きく関係しています。企業のグローバル化に伴い、海外で活躍できる人材の育成が急務となりました。

ポテンシャルのある人材を効率的に見つけるには、表面上の業績や経験以外の能力も加味する必要があります。例えば「海外で生活していける忍耐力はあるか？」「外国人と話せるコミュニケーション力は備わっているか？」など、本人の性格やスキルなどに注目する必要が出てきました。

また、現在は人材不足の世の中であり、かんたんに質の高い人材を獲得するのは困難です。結果的に在籍社員の育成に舵を切る企業が大半。効率的に育成するには従業員が備えている能力やポテンシャルに注目する必要があります。

このような理由からタレントマネジメントシステムは重要視されているのです。

タレントマネジメントシステムの目的・メリット

ここからは利用目的やメリットを解説します。

評価業務の自動化、効率化

タレントマネジメントシステムは評価業務を自動化してくれます。

例えば「入力したファイルを自動で別のファイルへ移行する」「能力採点をシステムが自動で組み合わせてくれる」などのメリットがあります。今までのような手入力による作業は減っていくでしょう。

加えて蓄積したデータをグラフ化やチャート化してくれるため、分析に掛かる時間も大幅に削減できるはずです。人事評価の効率化を目指す企業にとっては導入する価値はあります。

効果的、計画的な人材開発

システム上で人事評価が完結しているため、紙やエクセルを用意する手間が省けます。個人目標や達成具合なども一目で分かり、効率的に運用可能です。

また、人材育成計画も細かく設定できるため、育成担当者は現在どのような方針を取ったら良いかがすぐに分かります。例えば「入社1年目は営業件数を重視させる」「5年目はリーダー職を見据えて部下の育成に携わらせる」など、部下に対する行動が明確になるのです。

社員全員が目標持って行動できるのは人材開発にとって大きいと言えます。

最適な人材配置

システム上には全社員のデータベースが蓄積されています。そのため、在籍年数・所有スキル・経歴などが誰でも一目で確認可能です。

従業員にとって仕事がしやすくなるのはもちろん、管理者側は「誰にどの仕事を行ってもらうか」「今取り掛かっているプロジェクトは本人にとって合っているのか」が分かります。

会社全体の人材配置が的確に行えるのです。イメージが具体的に浮かび、結果が伴いやすいシステムと言えます。

モチベーションの維持、向上

面談やミーティングで話した内容も細かく記録されていきます。社員の不満や希望がシステム上に残されていくため、管理者側は問題解決に取り掛かりやすいのです。

例えば「3年営業をやっても結果が出ないから企画部に行きたい」と従業員から希望があれば、その内容をシステム上で企画部と共有できます。結果的に異動が叶えば本人のモチベーションアップにつながるでしょう。

このようにシステムを導入すれば、社員にとって気持ちよく働ける環境がつくれます。

定着率の向上

タレントマネジメントシステムは公平な評価が可能です。一般的な業績や経験年数以外にも、目には見えない貢献度がリアルに分かります。

そのため「表面上の営業成績だけが重視されて納得がいかない」「サポート役ももう少し評価してほしい」といった不満も少ないです。

結果的に離職者が減り、定着率が大きく向上します。定着率が上がれば周囲からの評判も高まり、優秀な人材も獲得しやすくなるもの。良い循環がうまれ、会社として大きく成長できます。

タレントマネジメントシステムの機能、できること

ここからは利用可能な機能について解説します。

人材データベースの構築・管理（スキル管理）

最も代表的な機能はデータベースの構築や管理です。在籍社員の行動様式から性格まで一括管理できます。履歴書や職務経歴書なども保存できるため、書面をわざわざ確認する手間も省けるのです。

加えて蓄積したデータをもとに人材配置にも役立てられます。説得力のあるデータの活用により、社員から不満がうまれるケースも少なくなるはずです。

また、座席表や組織図などを図や画像としても管理できるため効率化へとつながるでしょう。

後継者管理

リーダー候補を見つけるのはむずかしいですが、そのような後継者管理もシステムで行えます。

まずシステム上で現リーダーのスキルや潜在能力を記録させておきます。その記録をもとにリーダーにふさわしい人物を社内で洗い出してくれるのです。もし後継者がいなくても、どんな人材を採用すれば後継者に適任かを教えてくれます。

また、リーダーをロールモデルとし人材育成することで、新しくリーダー候補を導けます。システムを効率的に使えば、後継者に困る瞬間は減っていくはずです。

目標、人事評価の管理

タレントマネジメントシステムでは全社員の目標や人事評価を一括管理できます。誰がいつどのような目標を立てたのかが一目で分かるのです。

管理者は従業員の目標を把握しておけば、的確なフィードバックを行えます。設定した目標と異なる行動を取っていれば、早急な軌道修正が可能になるのです。結果的に目標達成に大きく近づけます。

目標達成した社員の行動履歴をシステム上で全社員へ共有すれば、目標達成者は増えていくでしょう。

要員計画、配置シュミレーション

会社の戦略に基づいた要員計画や配置シミュレーションが可能です。

例えば「5年後には売上5000万円アップを目指していく」と希望を出せば、年間採用人数の目安を教えてくれます。加えてどの部署に何人配置すべきかを、該当部署の収益を計算した上で導き出してくれるのです。

とくに人材採用の経験が浅い企業や採用担当のスペシャリストがいない場合は頼もしい味方となってくれるでしょう。

報酬管理

報酬管理とは従業員の適正な給料を割り出してくれる機能です。

例えば「営業で業績1位のためボーナスは200万円」「企画コンテストで優勝したから部長職へ昇格」など、システムが自動的に判断してくれます。

報酬管理機能によって従業員の人事評価に対する不満を取り除け、モチベーションアップにつなげられるのです。管理者側にとっても報酬を計算する時間と労力を最大限減らせるでしょう。

採用管理

タレントマネジメントシステムは採用活動に大きく役立ちます。代表的なのは採用活動に対する費用対効果です。

例えば「採用費用に1000万円掛けた場合、将来的にどれくらいの売上が見込めるのか？」「500万円予算を用意した場合、どのような人材が採用できるか？」などを想定してくれます。

加えて採用活動の具体的な戦略を明示してくれるため、採用活動で悩むシーンは少なくなるはず。情報を的確に分析する技術が備わっており、採用活動ではぜひとも導入しておきたいツールです。

アンケート（サーベイ）

一般的にタレントマネジメントシステムにはアンケート機能が搭載されています。管理者側がアンケート内容・送信者・回答期限を設定し、従業員へ配信。期日までに回答していなければ催促する機能も持ち合わせています。

現在は紙面でアンケートを行っている企業も多いでしょう。紙面であれば紛失したり、場合によっては字の読み間違いが発生したりします。人為的ミスが発生しやすくおすすめできません。

また、システム上でアンケートを取り扱えば、過去の内容から再作成できます。あらためて一から作成する手間も省けるため、効率的と言えるでしょう。

導入に失敗しないためのポイント

導入に失敗しないためのポイントを解説します。

目的、ゴールの明確化

導入する場合は目的やゴールを明確にしておきましょう。システムが便利と言えど、目標までを自動で決めてくれるわけではありません。設定した目標に対し、正しい道へ導いてくれるのがシステムの特徴です。目標や目的があいまいであれば、たとえシステムを導入しても結果は出にくいと言えます。

そのためにも「グローバル化に向けて若くて英語が堪能な人材をまずは二人欲しい」「3年計画で部署から20代のリーダーを輩出したい」など、明確に目標を立てていきましょう。目的が明確であるとタレントマネジメントシステムの効果はより一層発揮されます。

使いやすいシステムの選定

使いやすいかどうかもポイントの一つです。

機能が豊富で優秀なシステムであっても、従業員が使いこなせなければ意味がありません。そのためにも「操作がシンプルであるか」「カスタマーセンターが完備されているか」の2点を見ていきましょう。

システムが高機能であるほど、よりつくりは複雑な傾向にあります。そんな中でも自動計算機能があったり、集計機能があったりすると利用者は使いやすいです。

また、不明な点があった場合でも気軽に相談できるカスタマーセンターがあると安心です。管理者にとっては従業員への対応が不要となり、本来の業務へ集中して取り掛かれます。

データを活用できる体制作り

質の高いデータが揃っていても活用できる人材がいなければ本末転倒です。実際にタレントマネジメントシステム導入後の大きな課題は「データを活用できていない」が大部分を占めます。

導入して満足している企業が多く、使いきれていないのが現状なのです。そのためにも、システムについて理解を深めると同時に、分析に長けた人材を確保しておきましょう。採用で人材を獲得するのがベストであるものの、企画・マーケティング分野の人材を活用するのもおすすめです。

なぜならマーケティングは分析が主な仕事であり、培ったスキルを人事で活かせる可能性もあるからです。人事について一から教えるのは一苦労かもしれませんが、タレントマネジメントシステムを使ってスキルをいかんなく発揮してくれる可能性もあります。

タレントマネジメントシステムの選び方

ここからは選び方のポイントを解説します。

多目的タイプ

多目的タイプはタレントマネジメントシステムの中でも万能型タイプです。

評価・育成・戦略など、どの分野でも能力を発揮してくれるタイプになります。基本的には利用者を問わず「システムを使ってみたいけど何を選んでいいか分からない」「採用にも力を入れたいけど、育成にも注力していきたい」などの希望にも幅広く対応可能です。

豊富な機能を揃えており、様々な疑問を解決してくれます。加えて初心者向けでつくられているシステムが多く、使いやすいのもポイントです。

評価業務支援タイプ

評価業務支援タイプは評価や査定に特化したものです。評価項目をシステムが自動で作成してくれたり、査定結果をオートマチックに集計してくれたりします。人事業務をより効率的に運用してくれるため、評価業務に日々追われる方におすすめです。

他にも「どんな項目をつくればいいか分からない」「一人一人に合った項目をつくりたい」などの要望にも対応。評価業務の基盤ができあがっているため、人事評価に慣れていない人でも安心です。評価業務に悩みを抱えている方は検討してみましょう。

目標管理支援タイプ

目標管理支援タイプは人材育成に力を入れているタイプです。組織・部署・個人の目標がツリー型で一目で分かり、それぞれの目標に沿ってフィードバックを行っていきます。

例えば「個人の目標は達成したけど部署目標はあと一歩届かなかった」「他のメンバーのおかげで部署目標は達成したものの個人目標が未達だった」などを細かく分析できるのです。

さらに面談で話した内容はシステムで記録可能。過去の会話内容を参考にすれば、毎回行われる面談の質も上がります。

人材活用支援タイプ

最後に紹介するのは人材活用支援タイプです。主に「人材をどの部署に配置するか？」「新しいプロジェクトには誰を加えるか？」など、従業員が適材適所で働くために特化したツールとなります。

具体的には全従業員の異動履歴・経歴・ポテンシャルから適した分野を割り出して当てはめていくのです。多くの企業は管理者による勘やひらめきで抜擢してしまいますが、システムであれば理論的に導き出せます。本人に合った部署へ配置することでモチベーションが上がるでしょう。

結果的に会社全体の売上アップへとつながっていきます。人材をうまく活かせていない企業は導入を検討していきましょう。

タレントマネジメントシステムを比較するポイント

ここからはシステムの比較ポイントを解説します。

自社に合った提供形態か

タレントマネジメントシステムのタイプは幅広いです。前述したタイプだけでも4種類、さらに細かく分ければ数十種類まで分類できるでしょう。そのため、自社に合った提供形態をあらためて確認するのが大切です。

例えば「最近複数の社員がモチベーションを下げている」と感じていれば、人材活用支援タイプが適しています。

さらに現在は外部連携ツールも発売されているため、必要であれば導入するのもおすすめです。まずは自社の人事問題を洗い出してみましょう。

必要性に合ったパッケージシステムか

提供形態を確認するも、自社に合ったシステムがなかなか見つからないケースもあるはずです。そのような場合はプロによるコンサルティングのもと、カスタマイズによる導入も検討してみましょう。

カスタマイズであれば人事問題の悩みに対し細かく対応してくれます。いわゆる「フルオーダーメイド」と呼ばれるタイプです。

とくに大企業での導入が見受けられ、多くの従業員に対応できる柔軟性があります。一般的に高額であるものの、中にはリーズナブルなシステムもあるため確認してみましょう。

人材データを一元化・可視化できるか

蓄積したデータが扱いやすいかも確認しておきましょう。データが豊富にあっても分析しづらければ本末転倒です。

そのため「複数のデータがまとめられていて見やすい」「データがグラフ化・チャート化されていて効率的に分析できる」などの確認が必要になります。

会社にはITツールの操作に長けている従業員だけではありません。初心者や操作が苦手な方も多くいます。そんな方達でも対応できるツールがベストです。

人事評価手法に対応しているか

これまで自社が採用していた人事評価があると思います。例えばコンピテンシー評価・360度評価・目標管理などです。これらの評価制度がシステムに対応しているか確認しておきましょう。

例えば360度評価を採用している場合「評価者がシステム上でフィードバックできるか」「評価者の匿名性が保証されているか」などを確認する必要があります。

また、現在オリジナルの評価手法を導入している場合、柔軟性のあるシステムを選んでいきましょう。場合によっては無料デモを公開している企業もあり、試しに利用してみるのがおすすめです。

セキュリティー環境が安全か

タレントマネジメントシステムを導入する場合はセキュリティ環境の確認も大切です。全従業員のデータを一括管理するため、情報漏洩が起きては大きな事故へと発展してしまいます。

そのため「パスワード管理ポリシーが柔軟に設定できるか」「バックアップが容易に取れるか」「ログイン時の2段階認証には対応しているか」などの確認が必要です。

社員が安心して使えるシステム環境を整備していきましょう。

柔軟性と拡張性があるか

システムに柔軟性と拡張性があるかも欠かさず確認していきましょう。

組織は時間の経過とともに変化が伴います。優秀な人材が入社する時期もあれば、長年働いた方が退職するケースもあるでしょう。そのような場合でも変更や追加がスムーズにできるかは重要です。

とくに大企業であれば人材の入れ替えは定期的に起こっているはず。「システム内の組織変更に料金がかかる」「システムに人材を追加するまでに約1ヵ月の期間を要する」では業務に支障が出るでしょう。自分達である程度対応できるシステムが理想です。

コミュニケーション支援機能の有無

タレントマネジメントシステムにコミュニケーションツールが導入されているかも確認ポイントです。システム上でスムーズに連携が取れれば、業務が効率的に進められます。

例えばシステムによってはチャット機能が備わっている場合も。グループを作成してリアルタイムで連携が取れるため、部署間の連絡も円滑に取れます。

また、システムにはアンケート機能を持ち合わせています。各社員へ用紙で配布する必要がなく、アンケート結果もシステム上で共有できるのです。システムによってコミュニケーション支援機能は様々であるため、導入時は確認しておきましょう。

導入支援メニューやサポート範囲

タレントマネジメントシステムを採用する際は導入支援メニューやサポート範囲を確認しておきましょう。サポート体制は導入時や導入後に大きく影響し、安心して使えるかが左右されます。

極端な話、いくらシステムが優秀であっても、サポート体制が皆無であれば価値は下がるでしょう。具体的には導入する段階で研修や支援プログラムがあるか確認が必要です。

例えば、ある企業では導入時にシステム担当者へ機能研修を行っています。「この機能はどのシーンで使うか」「どうやって使えば効果的か」などを導入前に研修で説明するのです。

導入後においてもカスタマーセンターが随時対応。操作設定やトラブルに対しても迅速に対応してくれます。このような企業は一例に過ぎませんが、事前に確認しておきましょう。

分析、診断機能があるか

分析・診断機能の有無も確認が不可欠です。例えば、分析機能が備わっていれば、たとえ有能な分析担当者がいなくても適切な判断ができます。

蓄積したデータによって分析・診断を行っているため、より説得力のある結果が出るでしょう。例えばあるシステムには組織体質診断が組み込まれています。

この診断は「どの部署が一番合っているか」「この部署に異動したらどれくらいの売上アップが期待できるか」などが結果として出ます。社員の成長だけでなく、定着率向上へとつながるでしょう。

バックオフィス業務の効率化に繋がるか

タレントマネジメントシステムの中には申請機能が充実しているものがあります。出張・経費精算などがシステム上で完結できるため、紙面で申請を行う手間が省けます。

「上長が在宅勤務で申請書を確認してもらえない」「申請書を提出したいけど印鑑を紛失した」「書き間違えて再提出が必要」などの不満や不測の事態にも対応可能です。

バックオフィス業務もシステムで完結できれば、業務の一元化につながります。

タレントマネジメントシステムの導入事例

ここからはタレントマネジメントシステムの導入事例を見ていきましょう。株式会社セブン＆アイ・フードシステムズはスキルナビを導入しています。

導入に至った背景には「評価の統一化」がありました。基準が明確に決められておらず、店舗の評価担当者の裁量だけで評価が決められていました。

そこで店舗データをスキルナビと連携させました。具体的には44の評価項目に対してスキルナビが自動計算する流れです。結果、評価の公平性と進捗確認の見える化が実現しました。今後は人材配置の最適化を目指しています。

自社に合ったタレントマネジメントシステム導入で最適な人材配置を

企業が成長していくにはポテンシャルのある人材を効率的に見つける必要があります。タレントマネジメントシステムであれば社員のスキル・資質・才能など、目に見えにくい部分までをトータルで評価可能です。

システムには多目的タイプや評価業務支援タイプなど様々。利用目的や使用したい機能に合わせて選んでいきましょう。システムを正しく導入できれば、会社の成長に大きく発展するはずです。