2022.02.02

働き方改革のために適したITツールとは？選定ポイントも紹介

働き方改革を成功させるためには企業が工夫していく必要があります。近年の社会情勢や環境変化に伴い、生産性を向上させて働き方改革を促進していく事が必要になります。そのためにはITツールの導入を検討すると良いでしょう。今回は、ITツールの種類は選定時のポイントを説明します。

働き方改革とは

少子高齢化に伴う労働人口の減少や価値観の多様化において多様な働き方を推進しています。働き方改革を進める上で生産性の向上や多様なバックグラウンドを持つ労働者が柔軟に働けるよう整備する必要があります。その中でITツールを導入することが注目されており、実際に取り入れる企業も増えています。

もし、ITツールを使用しないまま働き方改革を行おうとするとどのような影響が起きるのでしょうか。

働き方改革により残業時間に上限ができました。しかし、業務内容自体は変わらないため、以前と同じ利益を生み出すには業務効率化による生産性向上が必須となります。仕事の仕方を変えないと、終わらない仕事を家に持ち帰ったり、打刻してから業務を行うといったサービス残業が起きてしまいます。

労働人口が減少していることにより人手不足に陥っている企業は多いです。人がこなす業務にも限りがあるため人員が足りてない中生産性を向上するには、ITツールの力が必要になります。業務効率の向上を行う事ができないと優秀な人材の確保も困難になり、企業の業績が上がらない恐れがあります。

ITツールにも様々な種類があります。使用する物で企業が解決したい内容も変わります。

パソコンなどのデバイスを使用してオンラインで会議を行うことが可能です。WEB会議をやれば遠方にいる相手とも対面で会話することができるため移動時間の短縮が図れます。その分他の業務に時間を割くことができるため効率化できるアイテムになります。

メールよりも気軽にやり取りすることが可能です。コミュニケーションの活発化にも貢献できます。メールや電話だと作成に時間がかかったり、他の業務が滞ってしまうことがありますが、チャットを利用することで作成時間を設けず、簡単にやり取りを行う事が可能です。

クラウド上にデータを保管することで時間と場所を選ばず好きな時にデータを取り出したり共有することが可能となります。職場でしかデータを参照できないと外出先で困ってしまったり、メールで送信するとデータ量がかかってしまう恐れがありますがオンラインストレージの活用により効率化がはかれます。

ウェブ上での仮想的なオフィスを設置することでリモートワークでも円滑なコミュニケーションを行う事が可能です。在宅勤務の場合、他の従業員が何をしているのか不明ですが、同じ職場の従業員がそれぞれ何をしているのか確認できるようになるため、コミュニケーションがとりやすくなります。

従業員の出勤・退勤時間や労働時間、残業時間の管理が可能です。導入することで打刻ミスを防ぎ正確な管理が可能になります。システムによっては申請手続きやシフトの管理、経費精算といったものも可能になるため、担当者の負担を減らすことができ、効率化につながります。

⇒働き方改革とテレワークについて詳しく知りたい方はこちら

ITツールを選ぶときにはただやみくもにではなく以下の点に注意する必要があります。

働き方改革には様々な課題や対応策があるため、企業によって選ぶツールも異なっていきます。自社にとっての課題は何なのか、どのようなことを実現させたいのか明確にしたうえで、その解決につながるようなツールを選定すると良いでしょう。

目的や課題を明確にしたら導入までの計画を練ります。スモールスタートで初めて効果を測定し、改善されたら少しずつ導入範囲を広げて徐々に浸透するようにしましょう。また、費用や導入後の運用方法も事前に明確にしておくことでトラブルが起きた時にも適切に対処できます。

ITツールを選ぶ際にはセキュリティ面も確認しておく必要があります。テレワークを実施することで社外からのアクセスも必要になるため、その分漏洩リスクも高まります。また、従業員のセキュリティ意識を向上させておくことも必要です。

働き方改革を実現させるためには、ITツールの導入が不可欠になります。しかしITツールにも多様なジャンルがあるため、自社の課題・問題が解決できるようなツールを正しく選ぶことが大切になります。ITツールを活用することができれば生産性を向上が期待できます。